Wanneer je hier aankomt, wil je natuurlijk graag een volledig overzicht zien van hoe jullie het evenement hebben gevuld is met verkoopitems. Zo kun je controleren of alles klopt en eventueel nog kortingen toevoegen.
Voorafgaand aan het evenement zie je in één oogopslag of je het evenement met een goede marge verkoopt. Erg belangrijk om te weten voordat je de offerte naar de klant verstuurd! Is de offerte bevestigd kan er een voorschotnota verstuurd worden. Na afloop van het evenement kan hier alles gecontroleerd worden, realisaties kunnen worden ingevoerd en het evenement kan 'Financieel vrijgegeven' worden, met andere worden: Alles klopt helemaal, dus de factuur mag verstuurd worden! In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze en alle mogelijkheden in Financieel.
| Tip |
|---|
Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken, |
...
is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 |
...
...
Algemene werkwijze
...
Voor het opstellen van een financieel overzicht is bepaalde informatie nodig. Waar begint dit proces:
Evenementendetails
...
In EasyParty start dit bij de evenementendetails. welke velden zijn hier belangrijk voor: Evenementendetails. Waarschijnlijk zijn de meeste velden al juist ingevuld bij het aanmaken van het evenement, maar het is wel belangrijk om vooral de velden die van belang zijn voor de facturatie nog een keer goed te controleren.
Dit zijn de volgende velden:
- Label: De Label, de inrichting van de beschikbare labels vind je je hier.
...
- Hiermee kun je voor elk label binnen jullie organisatie eigen briefpapier en lettertypes instellen voor de factuur.
- Administratieve gegevens:
- Als jullie meerdere administraties hebben, kun je hier de keuze maken voor dit evenement, zodat het op de juiste grootboekrekeningen wordt geboekt. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).
- BTW Mode, mode: de standaard BTW -modus mode wordt ingesteld in de instellingen, maar kan hier per evenement worden aangepast. Zo kun je ervoor kiezen om in de offerte de prijzen inclusief of exclusief BTW te communiceren.
- Als jullie binnen de administratie gebruikmaken van meerdere kostplaatsen, kun je hier de gewenste kostplaats selecteren. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).
- Ontvang je een inkoopordernummer van een klant, dan kun je dit hier invoeren, zodat het op de factuur wordt vermeld.
Wat doen de checkboxes:
- Niet factureren: Als je deze checkbox inschakelt, wordt het evenement niet gefactureerd en verschijnt het dus niet in de facturatiemodule.
- Geen omzet: Door deze checkbox aan te vinken, worden alle verkoopprijzen op €0,- gezet. Zo kun je de klant alsnog een factuur sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
- Facturatieopmerkingen: Wanneer je hier een opmerking noteert, verschijnt deze tijdens het factureren. De opmerking wordt echter niet op de factuur vermeld.
- Budget: Hier kan het budget worden genoteerd dat de klant voor het evenement heeft vastgesteld. Voor interne doeleinden is dit louter alleen ter informatie. Het is ook mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te vermelden.
- Factuurrelatie: Deze wordt automatisch ingevuld vanuit het CRM, maar het is mogelijk om deze voor een evenement aan te passen. Lees hier de uitgebreide instructies.
Nadat de evenementdetails zijn ingevuldgevuld en gecontroleerd, ga je verder met het inrichten van het evenement. Alle gekoppelde verkoopitems worden in dit tabblad weergegeven.verkoopitems die zijn gekoppeld in het evenement, komen uiteindelijk terug in het financiële overzicht in het evenement.
Financieel
...
Het controleren van het overzicht:
- Klopt het overzicht
...
- ? Is de totale opsomming die onderaan wordt weergegeven
...
- (voorbeeld) correct? Zijn de marges goed? Ga dan verder naar de offerte om deze te genereren en naar de klant te versturen.
- Als het evenement al heeft plaatsgevonden,
...
- kan het evenement hier financieel
...
- vrijgegeven worden, waar en hoe je dit doet lees je verder in
...
- dit hoofdstuk: Menubalk financieel
...
- Is het overzicht nog niet compleet? Wat mis je?
...
- Een korting
...
- ? Wil je de prijs per gast communiceren en factureren?
...
- Of wil je gewoon eens bekijken hoe een relatie de factuur ontvangt
...
- ? Dit is mogelijk en wordt in de onderstaande hoofdstukken binnen deze paragraaf verder toegelicht.
Wat zie je
...
in dit overzicht
...
?
...
Er is hier veel mogelijk, wat je kunt zien aan de drukte van het scherm. ! We begeleiden je door de werking en uitleg van elke knop/tabblad in de onderstaande hoofdstukken.
Het grootste deel van het scherm is gevuld met een tabel waarin de regels (verkoopitems) worden weergegeven. Hier zie je ook de De onderliggende onderdelen van een verkooppakket zie je hier niet.
Blauwe omlijning: Kortingen
...
Om direct een korting toe te passen op een specifiek verkoopitem, klik de regel aan en druk op de spatiebalkje Spatiebalk. Hierdoor opent een pop-up waarin je een bedrag of percentage kunt invoeren.
- De knoppen die in de groene omlijning worden weergegeven, worden onder de titel 'Menubalk financieel' uitgeschreven.
- De knoppen die in de oranje omlijning worden weergegeven, worden onder de titel 'Tabbladen financieel' uitgeschreven.
- De knoppen die in de blauwe omlijning worden weergegeven, worden hier onder direct uitgeschreven.
Als je de korting wilt wijzigen of verwijderen druk je weer op je Spatiebalk.
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarvoor wordt deze knop gebruikt: De korting staat standaard op de totale begroting, maar kan worden ingesteld zodat deze ook in de uitgebreide begroting wordt weergegeven. Dit kunt u in- of uitschakelen via Instellingen > Offerte en Draaiboek > Offerte > Kortingen tonen in begroting. De korting wordt op de factuur uitgesplitst per btw-percentage, maar in de begroting verschijnt er slechts één totaalregel met de korting. |
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarvoor wordt deze knop gebruikt: Hiermee ververs je van bestaande conceptfacturen, wanneer je wijzigingen aanbrengt in de omzet van het evenement, met . Met die knop zorg je er direct voor dat de openstaande conceptfacturen van het evenement herberekent opnieuw berekend worden. |
Oranje omlijning: Tabbladen
...
Financieel
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Hier wordt het bovenstaande overzicht standaard weergegeven. |
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Onder dit tabblad wordt aangegeven hoe de onderdelen weergeven worden op de factuur. Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Samengepakt weergeven |
Groene omlijning: Menubalk financieel
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Door op deze knop te klikken ververs je het gehele financiële overzicht. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Wanneer je het evenement wilt offreren en factureren aanbieden per gast kun je deze knop gebruiken. Er verschijnt een pop-up om de prijs per gast voor het arrangement in te stellen. Hier voer je de gewenste naam, het aantal gasten, de totale prijs in en geef je de onderliggende onderdelen aan die aan het pakket gekoppeld moeten worden.onder de prijs per gast vallen. Van deze aangevinkte onderdelen maakt EasyParty een arrangement. Hier lees je verderop in de e-learning meer over. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Dit is alleen mogelijk als de evenementdatum nog niet heeft plaatsgevonden. Met de voorcalculatie kan worden bepaald of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen, maar als iemand hier niet bij kan zijn, kun je eenvoudig via deze export de verwachtingen tonen. |
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Dit is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen of om de uiteindelijke factuur te controleren. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig. Tevens is dit om zelf te bekijken Deze factuur heeft dus ook geen factuurnummer. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Financieel vrijgeven: als je zelf Als het evenement heeft plaatsgevonden, je hebt het gecontroleerd en alle wijzigingen naar aanleiding van het evenement (realisaties e.d.) hebben plaatsgevonden dan kun je vanuit het evenement het evenement financieel vrijgeven. In de module facturatieen realisaties zijn doorgevoerd, klik je op deze knop om het evenement financieel vrij te geven. Door op deze knop te klikken, wordt het evenement op slot gezet en doorgezet naar de facturatiemodule. In de facturatiemodule wordt deze regel dan wit zodat ze daar weten, oké ditweergegeven, zodat iedereen weet dat het evenement is gecontroleerd en klaar is om gefactureerd te worden. Belangrijk is dus om vast te stellen wie dit bij jullie organisatie gaat doen.
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Nacalculatie: nadat Als het evenement heeft plaatsgevonden, en alle realisaties achterafzijn ingevoerd in EP is het mogelijk om, kun je een nacalculatie tegenereren. Hiermee heb je inzichtelijk hoekrijg je inzicht in de prestaties van je evenement gedraaid heeft, hoe rendabel t is geweest, welk marge je hebt behaald, de rendabiliteit en de behaalde marge. Dit is interne infoinformatie en deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als er een contante betaling voor het evenement is, kun je deze verwerken in de pop-up die verschijnt wanneer je op deze knop klikt. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Deze knop is niet voor iedereen zichtbaar aangezien deze in een uitbreidingsmodule van EasyParty zit. |
Acties
Wil je een periodefactuur aanmaken? Klik dan op deze knop. Je kunt nu de regels (verkoopitems) selecteren die je in een afwijkende periode wilt factureren. Klik vervolgens opnieuw op dezelfde knop, en de factuur wordt aangemaakt en naar de facturatiemodule gestuurd. Wanneer gebruik je deze functie? Bijvoorbeeld als een klant wekelijks een lunch afneemt, hier 1 evenement voor aanmaakt en maandelijks een factuur wil ontvangen. |
Acties
...
Zijn jullie zover in de implementatie dat jullie evenementen financieel vrijgeven en de facturatiemodule gaan gebruiken? Dan willen we graag weten vanaf welke datum jullie overstappen op facturatie via EasyParty.
Dit is belangrijk omdat We spreken 1 datum af waarop we compleet overgaan met facturatie op EP. De reden hiervoor is dat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hebben. Om ervoor te zorgen dat dit mogelijk is is het dus belangrijk dat er vanuit één plek gefactureerd wordt, EP. In EP hanteren. In EasyParty kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EP EasyParty, omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. (laten zie dat dit kan bij instellingen > financieel > Adminstratieve instellingen) Je vindt deze instelling onder: Instellingen > Financieel > Administratieve instellingen.
Wij zorgen ervoor dat alle conceptfacturen die EasyParty heeft gegenereerd voor de evenementen die jullie al hebben aangemaakt, tot die datum worden verwijderd, zodat jullie kunnen beginnen met een schone facturatiemodule. Dit zorgt voor een beter overzicht.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
|
...
|