...

De vulling van het evenement wordt gekoppeld binnen de tabbladen Culinair, Dranken, Materialen, Decoratie, Entertainment, Techniek en Diensten. Deze heten Verkoopcategorieën in EasyParty. De vulling hiervoor wordt gevuld en beheerd in de modules Keuken en Magazijn. Dit is de stamdata van EasyParty.

Inhoudsopgave

...

Werkwijze van een pakket

...

Een pakket is een samenstelling van producten. Aan het pakket wordt de verkoopprijs gekoppeld en bij de onderliggende producten worden de kostprijs en grootboekrekening bepaald (behalve bij culinair). Het is mogelijk om zowel het pakket als de onderliggende onderdelen te tonen in het evenement.

In de begroting van de offerte komt alleen het pakket (mits anders ingesteld voor stelpost). Pakketten kunnen ook gekoppeld worden voor operationele redenen – picklijst, voorraadbeheer, draaiboek, etc. Deze hoeven niet in de offerte te komen.

Uitleg van alle Verkoopcategorieën

...

Culinair: een culinaire invulling bestaat uit één of meerdere componenten. Het is een samengesteld menu dat uw salesmedewerkers eenvoudig kunnen selecteren in een evenement. De samenstelling wordt door de keuken bepaald, met gewichten per component, zodat sales direct een offerte kan opstellen zonder te wachten op terugkoppeling uit de keuken.

...

Tijdens de voorbereiding van evenementen gaat veel tijd verloren met het maken van lijsten; laadlijsten, keukenbonnen, tellijsten etc. Dit kunt u verminderen door het samenstellen van standaard pakketten! Iedere dag wordt opnieuw nagedacht over de spullen die men moet meenemen naar een evenement, terwijl dit bij een groot deel van de evenementen standaard is. Hoe u pakketten maakt leest u in het artikel Magazijnbeheer – pakketten maken.

Verschillende manieren van het koppelen

...

Toevoegen

• Door de knop toevoegen te gebruiken wordt er meteen een zoekvenster getoond waar gezocht kan worden naar een bestaand pakket. Naast het zoeken op naam is het ook mogelijk om op categorie te zoeken.
• Indien de module prijslijsten beschikbaar is, dan kunnen het assortiment en de prijzen per locatie verschillen.
• Het is mogelijk om meerdere pakketten tegelijkertijd toe te voegen, dit doet u door de check-boxen voor de pakketten te selecteren en vervolgens op OK te klikken.
• De pakketdetails worden dan gevuld, op basis van de gegevens die zijn ingevuld op pakketniveau (in keuken/magazijn).
• Het aantal gasten wordt bepaald op basis van het aantal gasten van het programmaonderdeel. Alle tabbladen zijn gevuld, echter is dit wel nog te bewerken door de gebruiker.
  • In instellingen is te beheren of het aantal automatisch wijzigt bij het wijzigen van het aantal gasten van het programmaonderdeel.
  • Dit is voor iedere verkoopcategorie in te stellen.

Toevoegen aan programmaonderdeel

• Het koppelen van en pakket aan een programmaonderdeel is bij ieder pakket mogelijk behalve bij het toevoegen van een culinaire invulling. De reden hiervoor is dat een culinaire invulling altijd al wordt gekoppeld aan een programmaonderdeel.
• Als een pakket wordt gekoppeld aan een programmaonderdeel, wordt dit pakket onder het programmaonderdeel in de offerte getoond (afhankelijk van de offerteopbouw). Zo is het voor de klant duidelijk wanneer er wat geserveerd wordt.
• Bijvoorbeeld: bij ontvangst gasten wilt u alleen koffie/thee serveren. U koppelt dan een drankpakket koffie/thee aan het programmaonderdeel. Daarnaast is het relevante informatie voor in het draaiboek. De medewerkers op het evenement hebben zo een duidelijk beeld van wanneer er wat gaat gebeuren.

Afwijkende reserveringen gebruiken

• • Materialen worden niet samengevoegd indien het vinkje aan staat. De materialen worden apart op de picklijst getoond.
  • Let op: om bovenstaande vinkje te laten werken moet de volgende instelling aan staan: 
    • Instellingen > magazijn > 'Producten groeperen ongeacht afwijkende reservering'

Leeg pakket invoeren (leeg culinair)

• Door een leeg pakket toe te voegen kunt u zelf een pakket samenstellen. Heeft u bijvoorbeeld een pakket op maat aangeboden en wordt dat niet vaak verkocht, dan kunt u kiezen om het pakket toe te voegen als leeg pakket.
• De standaard commerciële naam van een Leeg culinair is: “Op maat samengesteld culinair gerecht”, verder zijn alle details leeg en dient u die zelf te vullen. U dient vervolgens zelf de producten te koppelen met de juiste hoeveelheden.
• Het is ook mogelijk om een leeg pakket te gebruiken voor inhuurmaterialen. I.p.v. alle materialen van uw leverancier in EasyParty te beheren, kunt u gewoon een leeg pakket aanmaken met een verkoopprijs en losse kosten koppelen. In de offerte-/ draaiboektekst kunt u meer informatie toevoegen over de ingehuurde materialen.
  • Tip: voeg de naam van de leverancier toe in de interne naam van het pakket. Dan weet iedereen om welke materialen het gaat. Bij documenten kunt u de offerte van de leverancier koppelen. Zo kan iedereen er ook bij.

Snelle invoer

• Naast een bestaand of een leeg pakket is het ook mogelijk om via de mogelijkheid “snelle invoer” producten toe te voegen.
• Door middel van deze knop kan de gebruiker snel een los product koppelen. EasyParty maakt er dan een pakket van met 1 onderliggend onderdeel.
• Dit zorgt ervoor dat er niet voor alle los verkochte producten een apart pakket gemaakt hoeft te worden.

Tabbladen van pakketten

...

Details

Ieder pakket heeft zijn eigen details. Deze komen standaard uit de stamdata maar zijn per evenement aanpasbaar.

• Omschrijving intern: wordt getoond op de interne werklijsten.
• Commerciële naam: wordt getoond in de offerte.
• Aantal: aantal stuks/gasten per pakket.
• Kostprijs: kostprijs per pakket, dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de onderliggende onderdelen.
• Extra kosten: indien er extra kosten worden gemaakt boven de kostprijs van het pakket kunnen deze hier ingevoerd worden, deze kosten worden meegenomen in het financiële overzicht. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor wanneer de materialen ingehuurd worden. Dan is de kostprijs van de materialen hoogstwaarschijnlijk hoger.
• Verkoopprijs per stuk: de verkoopprijs per pakket.
• Stelpost: indien het pakket op nacalculatie verkocht wordt, dan vinkt u deze optie aan. Dit zorgt ervoor dat bij facturatie de eindverkoopprijs gebaseerd wordt op werkelijk gebruik. Daarnaast kan een bijlage worden gegenereerd met een opsomming van wat er geconsumeerd is. Deze wordt dan met de factuur mee gestuurd.
• Realisatie invoeren: wanneer het vinkje realisatie invoeren aanstaat, kunt u in het tabblad realisatie de daadwerkelijke aantallen invoeren. Let op: indien dit is aangevinkt bij een pakket, dan is het verplicht om de realisatie in te voeren voordat het evenement gefactureerd kan worden.
• Suggestie: indien het pakket als suggestie aangeboden wordt, dan kunt u deze optie aanvinken. In de offerte wordt dan aangegeven dat het een suggestie is en dat de prijs niet is opgenomen in de begroting. (U kunt zelf in instellingen beheren of u wilt dat suggesties worden getoond in de offerte/begroting).

Onderdelen van pakket

Bij ieder pakket zijn onderliggende onderdelen van toepassing. Zo heeft u bij culinaire invulling de componenten, bij drankenpakketten de diverse dranken en bij materialen de benodigde producten voor het evenement.

...

De volgorde van de componenten/ producten is aanpasbaar door middel van de pijltjes die naast de knop “verwijderen” staan. De volgorde is van toepassing op de volgorde zoals het terug komt in de offerte.

Offerte & draaiboek

Het tabblad offerte & draaiboek is bij ieder pakket hetzelfde. In dit overzicht gaat u bepalen welke tekst u in de offerte wil gaan tonen & welke tekst u in het draaiboek wil terug laten komen zodat de medewerkers over de juiste informatie beschikken om het evenement voorspoedig te laten verlopen.

...

Bovenstaande opties kunnen standaard worden ingesteld per producttype. Hiervoor gaat u naar Instellingen > Producttypes & verkoopcategorieën > Instellingen per producttype. Hier kunt u per producttype kiezen welke vinkjes, die van toepassing zijn op de offerte/draaiboek, standaard aan moeten staan of uit. De instellingen die hier als basis worden vastgelegd zijn op evenementniveau nog altijd te overrulen.

Afbeelding

Hier kunt u een afbeelding koppelen die met het pakket mee geëxporteerd wordt binnen de invulling tags op de offerte en het draaiboek. De afbeelding wordt dan onder de pakketnaam ingevoegd.

Serveermaterialen

Het tabblad serveermaterialen is alleen van toepassing bij een culinaire invulling. In het tabblad worden alle materialen getoond die zijn gekoppeld aan de componenten (dit kunt u doen in de keukenmodule) van de gekozen culinaire invulling.

...