In de moderne, digitale wereld is het vermogen om offertes snel, efficiënt en veilig te ondertekenen essentieel. Een betrouwbare elektronische handtekeningen kan de workflow drastisch verbeteren en efficiënter maken.
In deze uitleg maken we je wegwijs in de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van offertes in EasyParty.
Wat is SignRequest
SignRequest is een gebruiksvriendelijke, veilige en kostenefficiënte oplossing voor het digitaal ondertekenen van documenten. Het stelt je in staat om documenten elektronisch te ondertekenen en te versturen, waardoor het proces van handtekeningen verzamelen eenvoudiger en sneller wordt dan ooit tevoren. Met SignRequest kun je niet alleen een handtekening toevoegen, maar ook handtekeningen aanvragen van anderen, de voortgang van ondertekeningsprocessen volgen en documenten veilig opslaan.
Hoe is de werking in EasyParty?
In Evenementen > Documenten staat een extra blok met Ondertekenverzoeken:
In Instellingen > Offerte & draaiboek is een nieuwe instellingen toegevoegd: ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’.
Het is belangrijk dat alle instellingen goed staan voor het ondertekenen van het document. De stappen om dit goed in te stellen hebben we hieronder uitgelegd/:
Open een evenement, en stel het offertethema in welke je net ook hebt ingesteld onder instellingen. Genereer het word document ‘’Word document genereren’’ onder Evenementen > Offerte. Als je dan naar documenten gaat en het mapje ‘Offerte’ opent zie je hier je zojuist gegenereerde offerte. Je kunt nu op twee manieren je offerte verzenden met ondertekenverzoek:
- Je sleept de offerte naar ondertekenverzoeken
- Je voegt de offerte toe via ondertekenverzoek middels de knop ‘Toevoegen’
Er opent dan een pop-up ‘Ondertekenverzoek’. Hier kan men het e-mailsjabloon instellen (deze is voorgevuld met het standaard e-mailsjabloon), naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement). Hier komt dan de tekst te staan die ingesteld is onder Instellingen > Financieel > Administratieinstellingen > Teksten > Ondertekenverzoek. Let op! Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is tevens wél in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Na het verzenden van een ondertekenverzoek, krijgt de klant dit ondertekenverzoek per e-mail. Zij kunnen dan via SignRequest dit ondertekenverzoek ondertekenen. Indien ondertekend, krijgen de belanghebbenden (ingesteld via instellingen) een e-mail dat het ondertekenverzoek is verstuurd. Men kan, indien getekend, niet opnieuw het ondertekenverzoek ondertekenen. In EasyParty staat dan een vinkje bij ‘Ondertekend’.
Verder komt er nog een nieuw export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien.
Door de volgende stappen te doorlopen kun je het digitaal onderteken van offertes is EasyParty aanzetten:
Stap 1: Account aanmaken bij SignRequest
- Maak een account aan bij SignRequest: https://signrequest.com/#/
- Kies het abonnement wat past bij jouw organisatie
- Zodra je een account hebt aangemaakt klik je op het kopje ‘Teams’ op je accountpagina.
- Vul hier een Teamnaam en SignRequest sub domein in. Overige informatie kan wel gevuld worden maar is niet verplicht.
- Zodra je Team is aangemaakt klik bovenin op ‘Wissel van account’ en selecteer je team.
- Scroll naar beneden voor de API-instellingen.
- Maak een API-token aan (Je kan deze optioneel een naam geven, om bijvoorbeeld staging of productie gescheiden te houden).
- Vul de ‘URL voor callback van events’ in met het volgende: https://[EASYPARTY_ONLINE_URL] /signing/eventreceiver
- Zorg dat je de wijzigingen opslaat.
Stap 2: Vul de gegevens van SignRequest in in EasyParty
Instellingen t.b.v. SignRequest
Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’
- SignRequest URL: instellingen vanuit SignRequest (SignRequest subdomein)
- SignRequest API Key : instellingen vanuit SignRequest
Stap 3: Instellingen
Instellingen t.b.v. mailing
Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’
- Ondertekenbevestiging sturen naar accountmanager: Indien ingeschakeld wordt de ondertekeningbevestiging verstuurd naar de accountmanager.
- Ondertekenbevestiging sturen naar sales coördinator: Indien ingeschakeld wordt de ondertekeningbevestiging verstuurd naar de sales coördinator.
- Ondertekenbevestiging sturen naar projectmanager: Indien ingeschakeld wordt de ondertekeningbevestiging verstuurd naar de projectmanager.
Instellingen t.b.v. offertesjabloon
Instellingen > Financieel > Administratieinstellingen > Teksten > Ondertekenverzoek
Hier moet men de e-mail t.b.v. het ondertekenen van schrijven. De tag die herplaatst wordt met de URL die naar SignRequest leidt is [SignRequest_URL]. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina om het document te ondertekenen.
Offertebeheer > Gekoppelde hoofdstukken > Bewerk offertesjabloon
Hier moet men de plaats specificeren in het sjabloon waar de handtekening gezet moet worden. Dit is middels [SignRequest_TEKENLINK]. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag niet opvalt.
Nu kun je het gebruiken?????????????