Deze functionaliteit maakt het verplaatsen van evenementtijden en -dagen een stuk makkelijker en minder foutgevoelig.
Hieronder lees je hoe dit precies werkt.
In gebruik nemen van deze functionaliteit
Om gebruik te maken van deze functionaliteit moet de instelling bij instellingen > Evenementen is een nieuwe instelling 'Standaard reserveringstijden tonen' aangezet worden.
Als je deze instelling aan zet dan wordt het vinkje 'Standaard reserveringstijd' zichtbaar in het evenement en standaard aangevinkt in ieder nieuw evenement. Voor bestaande evenementen geldt dat het vinkje uit staat, omdat anders de inhoud van het evenement (mogelijk) niet meer klopt.
Wat doet deze functionaliteit?
Als deze aan staat, dan wordt het vinkje 'Standaard reserveringstijden tonen' zichtbaar in de evenementdetails. Als je deze aanvinkt dan worden de volgende velden getoond:
- Starttijd
- Vertrek
- Van
- Tot
- Retour
- Eindtijd
- Vertrek
- Van
- Tot
- Retour
Deze worden automatisch gevuld o.b.v. gegevens uit het evenement, de voorwaarden daarvoor zijn als volgt:
- Starttijd
- Deze datums en tijden worden gevuld met de tijden gekoppeld aan personeel/ritten op de eerste dag van het evenement (de eerste datum waaraan personeel/ritten gekoppeld zijn)
- Als er geen personeel en/of ritten aan het evenement gekoppeld zijn dan worden de programmadatums en tijden aangehouden (ook weer van de eerste evenementdatum)
- De Vertrek en Retour tijd blijven dan leeg
- Als er ook geen programmaonderdelen aan het evenement gekoppeld zijn dan wordt de evenementdatum aangehouden
- De Vertrek en Retour tijd blijven dan leeg
- Eindtijd
- Voor eindtijden gelden dezelfde voorwaarden als bovenstaande alleen dan voor de laatste dag van het evenement]
De tijden zijn handmatig aan te passen (met in achtneming van de voorwaarden die verderop in deze release notes staan).
Deze aanpassingen worden gelogd in het logboek.
Wat er gebeurt voor ritten en personeel o.b.v. bovenstaande reserveringstijden
- Alle ritten en personeel op de eerste dag van het evenement nemen de starttijd van de standaard reserveringstijden over
- Alle ritten en personeel op de laatste dag van het evenement nemen de eindtijd van de standaard reserveringstijden over
- Alle ritten en personeel die op andere dagen vallen, houden hun origineel ingestelde datum en tijd
- Je kunt deze tijd handmatig overrulen op rit/personeelsuitvraag niveau, deze blijven dan onthouden tot je het vinkje 'Standaard reserveringstijden' uit en aan zet. Dan worden ze weer overruled met de standaard reserveringstijden.
- De ritten komen ook op die dag en met die tijden terug in de rittenplanning
- Let op! De rit wordt dan als gemuteerd (dus oranje) weergegeven in de rittenplanning
- De personeelsuitvragen komen ook op die dag en met die tijden terug in de personeelsplanning
- Let op! je bent zelf verantwoordelijk om deze wijziging door te geven aan je geplande personeel. Hiervoor worden geen automatische mails o.i.d. verstuurd.
Wat er gebeurt voor dranken, materialen, decoratie, entertainment o.b.v. bovenstaande reserveringstijden
- Als er een standaard reserveringstijd is aangehouden dan wordt die gebruikt voor de reservering van het product en dus ook de dag waarop de producten terugkomen in het dashboard om uit te leveren/retour te melden
- Als er een afwijkende reservering is ingesteld op pakketniveau, dan is deze leidend boven de standaard reserveringstijd
- Als er geen standaard reserveringstijd is aangehouden, dan geldt de huidige werking (o.b.v. evenementdatum of gekoppelde programmaonderdelen)
Overige spelregels
- De starttijden mogen nooit na de eindtijden liggen
- De van en tot tijd mogen nooit leeggemaakt worden
- De vertrek tijd mag nooit na de van tijd liggen
- De retour tijd van nooit voor de tot tijd liggen
Als je het vinkje standaard reserveringstijden in het evenement uit zet, blijven de reserveringstijden wel gevuld bij ritten en personeel, die worden niet hersteld naar de oude waarden omdat die niet onthouden zijn.