Voor de eerste instellingen die we door gaan nemen ga je naar: Instellingen > Financieel
De belangrijkste velden lichte we in dit artikel toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd.
Administratie
In EasyParty is het mogelijk om meerdere administraties aan te maken. Dit is niet hetzelfde als labels, maar echt een aparte administratie met eigen bankrekeningnummer en grootboekrekeningen. Hierdoor kun je per administratie een volledig gescheiden boekhouding bijhouden. Elke administratie opereert onafhankelijk en heeft zijn eigen instellingen en gegevens. Indien nodig moeten eerst de verschillende administraties aangemaakt worden.
Grootboekrekeningen - Verkoop
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je grootboekrekeningen goed zijn ingesteld. EasyParty is standaard al gevuld met een een aantal grootboekrekeningen. Deze mag je niet verwijderen, omdat deze gekoppeld zijn aan de categorieën in het systeem. Je kunt altijd extra grootboekrekeningen toevoegen, bijvoorbeeld als je onderscheid wilt maken tussen bier, frisdrank en wijn. Als je alleen gebruikmaakt van de categorieën "dranken hoog" en "dranken laag", hoef je niets toe te voegen, want die zijn al ingesteld. Grootboekrekeningen mogen wel dubbel gebruikt worden als je bijvoorbeeld dezelfde rekening voor zowel techniek als materialen gebruikt. Omdat dit in EasyParty wel twee verschillende categorieën zijn, moeten ze wel apart worden ingevuld.
Je hoeft nu alleen de nummers van de grootboekrekeningen in te voeren in de eerste kolom. De nummers die je nu in je boekhoudpakket gebruikt, zijn ook van toepassing in EasyParty.
Controleer de bestaande regels of deze juist staan en voeg regels toe die je mist.
Standaard: Eén categorie kan meerdere grootboekrekeningen hebben, zoals bij dranken (hoog en laag). Maar voor alle categorieën moet er 1 grootboekrekening op standaard te worden gezet door het vinkje hier aan te zetten, dit mogen er NOOIT meer zijn!
- Dit vinkje zorgt ervoor dat dit de standaard grootboekrekening is die wordt gekoppeld binnen aan de producten die binnen deze categorie vallen.
- Niet alle producten binnen de categorie hebben dezelfde grootboekrekening, met een afwijkende administratie kan dit per product aangepast worden.
Je kunt een afwijkende administratie invoeren voor producten uit de keuken en uit het magazijn.
- Keuken: Hier kan de afwijkende administratie op Component niveau aangepast worden
- Magazijn: Hier kan de afwijkende administratie op Product niveau aangepast worden
- Door bij het betreffende product op
te klikken kan de andere grootboekrekening gekozen worden. Bij de keuken doet u dit op culinair niveau middels de knop ‘Afwijkende administratie inzetten’ en in het magazijn middels de zelfde knop op productniveau. Als je naar dit tabblad gaat kun je onderin een verkoop grootboekrekening instellen die afwijkt van de als standaard ingestelde grootboekrekening. De grootboekrekeningen waaruit je kunt kiezen moeten wel eerst aangemaakt zijn.
Als er geen afwijkende administratie is gevuld neemt EasyParty de standaard grootboekrekening voor die categorie.
Wil je een uitgebreide uitleg van grootboekrekeningen en BTW, ga dan naar het volgende artikel: Grootboekrekeningen en BTW
Administatie instellingen
Hier kun je per administratie de juiste factuur- en e-mailinstellingen invullen die van belang zijn voor het versturen van de facturen.
Volgende factuurnummer: Voordat je overstapt op factureren via EasyParty, is het belangrijk een overgangsdatum vast te stellen met je team. Oplopende factuurnummers zijn wettelijk verplicht, daarom moet je vanuit één systeem factureren: EasyParty.
Hier stel je in welk factuurnummer als volgende gebruikt wordt, gebaseerd op de laatste factuur in je oude systeem. Houd er rekening mee dat EasyParty alleen cijfers accepteert. Als je huidige systeem tekens bevat (bijv. 00002024-1), moet je de factuurreeks aanpassen. De belastingdienst staat het wijzigen van factuurnummers in enkele gevallen toe:
- Aan het begin of einde van het boekjaar.
- Bij een noodzakelijke systeemwijziging, zoals overstappen naar EasyParty.
Teksten: Hier kun je de standaard e-mailsjablonen opstellen voor het versturen van facturen. Door op de knop ‘Beschikbare tags’ te klikken, wordt een venster geopend met hierin alle tags die kunnen worden toegevoegd in de tekstvelden.
Wil je een uitgebreide uitleg van grootboekrekeningen en BTW, ga dan naar het volgende artikel: Administratieve instellingen
- De omschrijving kun je zelf aanpassen door er 2x op te klikken, indien gewenst. Deze omschrijving is intern en zie je terug wanneer je een grootboekrekening instelt voor een onderdeel, ik laat zo zien hoe dit werkt nadat ik de volgende velden in dit overzicht heb uitgelegd.
- De BTW types die je hier kunt kiezen middels de dropdown kun je zelf instellen in dit tabblad. Hier ga ik zo op in.
- Categorie t.b.v. afdracht is iets dat standaard gevuld is. Dit veld beslist bij welk onderdeel in EP de grootboekrekening hoort. Dus wanneer je kijkt bij materialen zie je dat daar grootboekrekening 8010 van toepassing is. Wanneer je dan naar magazijn > materialen gaat zie je bij de afwijkende administratie staan omzet materiaal grootboekrek. 8010. Dit weet EP dus al. Je ziet ook dat je geen andere grootboek kunt selecteren omdat niks anders gekoppeld is aan de categorie materialen. Bij dranken bijv. is dit wel zo.
- Type: nog onduidelijk, krijg uitleg van Cynthia.
- Standaard: om te bepalen welke grootboekrekening standaard gekoppeld wordt kun je hier de standaard aanvinken. Bijvoorbeeld bi dranken is het belangrijk dat je maar één grootboekrekening aanvinkt zodat EP weet welke hij moet kiezen. Bijv. kies je standaard laag (wss zijn de meeste dranken laag) dan wordt bij elke drank die nieuw aangemaakt wordt gekozen voor omzet dranken laag. Het is dan aan jou om bij de dranken die hoog zijn dit eenmalig te wijzigen.
- Realisatie invoeren: vinkje bij onderdelen waar standaard realisatie ingevuld moet worden. Dit is nog te overrulen op evenementniveau maar kies bijvoorbeeld bij dranken en personeel om dit altijd te doen, dan kun je dat hier aangeven.
- Factor: hier krijg ik nog uitleg over van Cynthia, maar als ik de basis goed begrepen heb: hier kun je aangeven of deze grootboekrekening meegenomen moet worden in managementovezichten als ‘omzetten’ door in te vullen 0.
- Opnemen in bezettingsgraad niet benoemen, maar één klant die hier mee werkt.
Verder werken de inkoop grootboekrekeningen op dezelfde manier als de verkoop grootboekrekeningen. Bepaal of dit voor jullie meerwaarde heeft (alleen als je inkooporders gaat controleren middels EP)