Je bekijkt een oude versie van deze pagina. Bekijk de huidige versie.

Vergelijk met huidige Toon pagina historie

« Vorige Versie 4 Volgende »

In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze hoe een evenement uiteindelijk financieel is ingericht en dat je dit hier kunt controleren en wat de mogelijkheden zijn om het hier aan te passen voor het het evenement gefactureerd wordt.

Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken,  is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 Financiële administratie

Algemene uitleg

Wanneer jullie het gehele evenement met de gewenst invulling hebben opgevoerd, wordt hier een begroting of wel een financieel overzicht over gevormd.  Wat is er voor benodigd om het evenement met de juiste huisstijl en in de juiste boeken terug te laten komen.

Hiervoor start je bij de evenementdetails hierin worden een aantal belangrijke invullingen gegevens die invloed hebben:

  • Label, de inrichting van de beschikbare labels vind je hier. 
  • Administratieve gegevens:
    • Wanneer jullie meerdere administraties hebben geef je dat hier aan. Hoe wordt dit ingericht dat lees je hier.
    • BTW Mode, de standaard geven jullie aan in instellingen echter is dit hier per evenement aan te passen.
    • Wanneer jullie gebruikmaken binnen de administratie van meerdere kostplaatsen zou je de gewenste hier kunnen aangeven. Hoe wordt dit ingericht dat lees je hier
    • Krijg je van een relatie een inkoopordernummer, dan kun je deze hier opvoeren zodat deze terugkomt op de factuur.
    • Wat doen de opties:
      • Niet factureren: door deze check-box aan te zetten zal het evenement niet gefactureerd worden en komt het dus ook niet terug in de facturatie module.
      • Geen omzet: door deze check-box aan te zetten worden alle verkoopprijzen naar €0,- gezet hierdoor zou je de klant wel een factuur kunnen sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
    • Facturatieopmerkingen wanneer hier een opmerking wordt genoteerd komt deze terug bij het moment van factureren. Deze komt niet op de factuur.
    • Budget hier kan het budget worden genoteerd dat de klant afgeeft voor het evenement. Voor intern is het puur ter informatie, het is mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te laten komen.
  • Factuurrelatie: deze wordt automatische gevuld vanuit CRM echter is het mogelijk om dat voor een evenement aan te passen. Lees de uitgebreide werkwijze hier

Nadat de evenementdetails zijn gevuld ga je verder met de invulling van het evenement, alle verkoop items die gekoppeld zijn worden getoond in dit tabblad.

Wanneer alles is opgevoerd en het evenement een begroting/financieel overzicht heeft zijn er meerdere mogelijkheden te denken aan kortingen geven of inzien, afdrachten inzien of een voorschot factureren en het evenement uiteindelijk financieel vrijgeven. Deze mogelijkheden zitten onder de knoppen die in de menubalk worden weergegeven en zullen we hieronder per onderdeel uitschrijven.

Onderin het overzicht wordt het financieel totaal getoond dit zal wanneer je naar een ander sub tabblad gaat blijven staan boven de opsomming staan ook de knoppen Evenementkorting, Relatiekorting opnieuw inzetten en Conceptfacturen verversen.

Wat doen deze drie knoppen die niet onder een ander sub tabblad vallen leggen we hieronder uit:




Tabbladen financieel


  1. Locatie afdracht: je kunt een standaard afdracht instellen per locatie. Wellicht is alleen voor dit evenement een afdracht afgesproken van zoveel procent over culinair, dit kun je dan hier invoeren.
    1. Doorbelasten aan klant
    2. Zichtbaar aan klant


  1. Samengepakt weergeven: manier van tonen van de onderdelen op de factuur.

Menubalk financieel


  1. Prijs per gast instellen
    1. Je kunt selecteren over welke onderdelen je een prijs per persoon wilt maken, je kunt dus ook meerdere prijzen per persoon maken (voor bijvoorbeeld dranken en culinair) Of één totaalprijs per persoon.
    2. EP maakt een arrangement van deze prijs per persoon, bij het tabblad arrangementen kun je een aangemaakt prijs p.p. dus ook aanpassen/verwijderen. Laat zo zien als ik er een heb aangemaakt
    3. Je kunt zelf kiezen voor hoeveel personen je de prijs per gast wilt maken
    4. EP adviseert een prijs per gast, dit is de totale verkoopprijs gedeeld door het aantal gasten
    5. Je kunt daarna zelf een prijs per gast aangeven, hiermee kun je nog spelen met je marge.
    6. Laten zien dat de onderliggende prijzen en marges verdwijnen omdat deze nu in je arrangement zitten (je prijs per gast).
    7. Laten zien hoe dit bij arrangementen werkt.
    8. Daarna verwijderen om de normale gang van zaken te laten zien.
  1. Voorcalculatie maken: dit kan alleen wanneer de evenementdatum nog niet geweest is (logisch want deze maak je vooraf). Op basis van de voorcalculatie kan besloten worden of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens kunnen ook uit het financieel overzicht gehaald worden maar wanneer iemand (intern) hier bijvoorbeeld niet bij kan dan kun je eenvoudig via deze export laten zien wat de verwachtingen zijn.
  1. Voorschot factureren
    1. Een bedrag als voorschot factureren
    2. Een percentage van het totaalbedrag als voorschot factureren.
  1. Conceptfactuur: is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig.
    1. Deze conceptfacturen worden verder rook niet opgenomen in de administratie, omdat ze niet rechtsgeldig zijn. Er dient dus altijd nog een definitieve factuur te volgen.
  1. Financieel vrijgeven: als je zelf het evenement hebt gecontroleerd en alle wijzigingen naar aanleiding van het evenement (realisaties e.d.) hebben plaatsgevonden dan kun je vanuit het evenement het evenement financieel vrijgeven. In de module facturatie wordt deze regel dan wit zodat ze daar weten, oké dit evenement is gecontroleerd en klaar om gefactureerd te worden. Belangrijk is dus om vast te stellen wie dit bij jullie organisatie gaat doen.
  1. Nacalculatie: nadat alle realisaties achteraf zijn ingevoerd in EP is het mogelijk om een nacalculatie te genereren. Hiermee heb je inzichtelijk hoe je evenement gedraaid heeft, hoe rendabel t is geweest, welk marge je hebt behaald. Dit is interne info.



Acties


We spreken 1 datum af waarop we compleet overgaan met facturatie op EP. De reden hiervoor is dat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hebben. Om ervoor te zorgen dat dit mogelijk is is het dus belangrijk dat er vanuit één plek gefactureerd wordt, EP. In EP kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EP omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. (laten zie dat dit kan bij instellingen > financieel > Adminstratieve instellingen) In EP is het alleen mogelijk om nummers te gebruiken, dus geen tekens. Sommige bedrijven maken gebruik van factuurnummers als 00002019-1, dit kan niet in EP. In dat geval moet je de factuurreeks wijzigen. Dit mag van de belastingdienst in 2 gevallen, namelijk:

  • 1x per jaar op het einde/begin van het boekjaar
  • Wanneer je kunt aantonen bij de belastingdienst dat het noodzakelijk is om te wisselen, bijvoorbeeld wanneer je gebruik gaat maken van een nieuw systeem.


Wanneer je factureert vanuit 2 verschillende plekken (waarvan 1 via EP is) dan kun je in EP aangeven vanaf waar je factuurnummers gaan oplopen.

Ik regel dat alle conceptfacturen die EP heeft gegenereerd van de evenementen die jullie reeds hebben aangemaakt worden verwijderd tot die datum zodat jullie dan kunnen beginnen met een lege facturatiemodule. Dit werkt fijner voor het overzicht.




  • Geen labels