Let op!
Voor de eerste instellingen die we door gaan nemen ga je naar: Instellingen > Financieel
De belangrijkste instellingen lichten we in dit artikel toe. Het is wel van belang om alle tabbladen en velden na te lopen of deze juist staan ingesteld voor jullie organisatie.
In de uitgebreide uitleg (Instellingen - Financieel) worden alle velden uitgelegd.
Administratie
In EasyParty is het mogelijk om meerdere administraties aan te maken. Je hebt een aparte administratie nodig als je in de boekhouding ook meerdere gescheiden administraties hebt. Als dit niet het geval is dan hoef je geen extra administratie in te stellen.
Als je wel een extra administratie hebt dan kan deze hier aangemaakt en ingesteld worden. Hoe je dit inhoudelijk instelt lees je hier onder.
Grootboekrekeningen
Wat zijn grootboekrekeningen eigenlijk?
Heel basis uitgelegd is een grootboekrekening een onderdeel van de boekhouding dat wordt gebruikt om alle financiële transacties van een bedrijf te registreren en bij te houden. Denk aan het grootboek als een soort logboek waarin je alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden van een organisatie bijhoudt.
Elke grootboekrekening heeft een unieke naam en nummer, zoals bijvoorbeeld
- 3000 – Omzet: voor inkomsten uit verkopen
Hoe worden grootboekrekeningen in EasyParty gebruikt?
Zoals je ziet staan er standaard al een aantal grootboekrekeningen gevuld. Deze heeft EasyParty minimaal nodig om een goede factuur op te kunnen maken. Je kunt nu dus al een factuur genereren met EasyParty, zonder dat je iets ingesteld hebt.
Je ziet dat voor iedere categorie (culinair, dranken, etc. zoals deze ook in het evenement bekend zijn) een grootboekrekening bestaat. Doordat deze regel bestaat weet EasyParty dat de omzet in een evenement die bij de categorie 'Culinair' hoort, in de boekhouding onder dit grootboekrekeningnummer geboekt moet worden. Daarnaast weet EasyParty aan de hand van deze instellingen dat wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe drank aanmaakt, dat er standaard btw laag (9%) gekoppeld moet worden. Dit weet EasyParty doordat bij deze grootboekrekening het vinkje 'Standaard' aan staat. Ik hoor je denken, maar niet al mijn dranken zijn laag btw. Klopt! Per drank kun je een afwijkende grootboekrekening instellen. Verdere uitleg over deze actie kom je verderop in de e-learning tegen.
Wat moet je nu instellen?
Als je geen gebruik gaat maken van een boekhoudkoppeling is het niet nodig om deze standaard ingestelde grootboekrekeningen aan te passen. De standaard configuratie is al toereikend om kloppende facturen te kunnen maken.
Als je wel gebruik gaat maken van een boekhoudkoppeling dan is het wel noodzakelijk om de grootboekrekening instellingen grondig te doorlopen. Het is heel belangrijk dat deze instellingen overeenkomen met je boekhouding.
Waar je begint met het instellen van deze grootboekrekeningen is afhankelijk van hoe jouw boekhouding nu is opgezet. Hieronder vind je een aantal voorbeeld situaties. Kies de situatie die op jou van toepassing is en volg die stappen.
Mijn boekhouding is redelijk vergelijkbaar met de standaard ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty
Super! Je hoeft weinig aan te passen. De stappen die je wel nog even moet doorlopen:
- Lees eerst de spelregels voor het aanpassen van grootboekrekeningen onderaan dit kopje (in het geel)
- Pas de grootboekrekeningnummers van de ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty aan zodat deze allemaal overeenkomen met jouw boekhouding
Ik heb een veel simpelere en beknoptere boekhouding dan standaard ingesteld in EasyParty
Geen zorgen! Dit betekent niet dat jouw boekhouding op de schop moet. Als je bijvoorbeeld maar 1 omzet grootboekrekening hebt dan kun je bij alle omzet grootboekrekeningen in EasyParty hetzelfde grootboekrekeningnummer instellen. Alles komt in jouw boekhouding dan gewoon op die ene omzetregel, zoals je gewend bent. De stappen die je dan doorloopt:
- Lees eerst de spelregels voor het aanpassen van grootboekrekeningen onderaan dit kopje (in het geel)
- Pas de grootboekrekeningnummers van de ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty aan zodat deze allemaal overeenkomen met jouw boekhouding
Ik heb een meer uitgesplitste boekhouding dan standaard ingesteld in EasyParty
Geen zorgen! Je hebt de mogelijkheid om naast de standaard ingestelde grootboekrekeningen extra grootboekrekeningen toe te voegen. De stappen die je dan doorloopt:
- Lees eerst de spelregels voor het aanpassen van grootboekrekeningen onderaan dit kopje (in het geel)
- Pas de grootboekrekeningnummers van de ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty aan zodat deze allemaal overeenkomen met jouw boekhouding
- Voeg de ontbrekende grootboekrekeningen toe in EasyParty
- Zorg dat je voor deze nieuw toegevoegde grootboekrekening iedere kolom met de juiste waardes invult, in dit artikel wordt iedere kolom toegelicht.
- Zorg dat je als final check nog één keer de onderstaande spelregels checkt om zeker te weten dat je alles goed ingesteld hebt
- Genereer een aantal conceptfacturen van evenementen met veel vulling om te controleren dat de facturen nog kloppen
Twijfel je ergens over? Schroom dan niet om ons om hulp te vragen.
Spelregels aanpassen grootboekrekeningen
Er zijn een aantal belangrijke spelregels bij het aanpassen van grootboekrekeningen. Het is belangrijk om deze door te nemen voordat je met het instellen van de grootboekrekeningen aan de slag gaat.
- Je mag de door ons ingestelde grootboekrekeningen niet verwijderen! Als een categorie niet gespecificeerd is in deze instellingen dan komt deze nooit op de factuur
- Je mag bij de door ons ingestelde grootboekrekeningen wel het grootboekrekeningnummer en de omschrijving wijzigen zodat dit overeenkomt met jullie huidige administratie
- Je mag altijd grootboekrekeningen toevoegen als jullie administratie verder uitgesplitst is dan de standaard van EasyParty
- Je mag nooit meerdere grootboekrekeningen met dezelfde 'Categorie' (zie de kolom categorie bij de grootboekrekeningen) als standaard kenmerken, het systeem weet dan niet wat als standaard aangehouden moet worden waardoor je dubbele regels op je facturen krijgt
- Je mag wel bij verschillende grootboekrekeningen in EasyParty hetzelfde grootboekrekeningnummer vullen als jij deze uitsplitsing niet hanteert in jouw boekhouding
Administatie instellingen
Hier kun je per administratie de juiste factuur- en e-mailinstellingen invullen die van belang zijn voor het versturen van de facturen.
Volgende factuurnummer: Voordat je overstapt op factureren via EasyParty, is het belangrijk een overgangsdatum vast te stellen met je team.
Hier stel je in welk factuurnummer als volgende gebruikt wordt, gebaseerd op de laatste factuur in je oude systeem. Houd er rekening mee dat EasyParty alleen cijfers accepteert. Als je huidige systeem tekens bevat (bijv. 00002024-1), moet je de factuurreeks aanpassen. De belastingdienst staat het wijzigen van factuurnummers in enkele gevallen toe:
- Aan het begin of einde van het boekjaar.
- Bij een noodzakelijke systeemwijziging, zoals overstappen naar EasyParty.
Teksten: Hier kun je de standaard e-mailsjablonen opstellen voor het versturen van facturen. Door op de knop ‘Beschikbare tags’ te klikken, wordt een venster geopend met hierin alle tags die kunnen worden toegevoegd in de tekstvelden.
Voor een uitgebreide uitleg, ga naar artikel: Administratieve instellingen
Evenement instellingen (wijzigen)
Wij adviseren dat iemand van Sales deze vult aangezien dit invloed heeft op het aanbrengen van wijzigingen binnen een evenement, een X aantal dagen voordat het evenement plaatsvindt.
Voor een uitgebreide uitleg, ga naar het artikel: Evenement instellingen (wijzigingen)
Kostenplaatsen
Er is standaard een algemene kostenplaats aangemaakt. Als je binnen EasyParty meerdere kostenplaatsen willen gebruiken kun je die hier vullen.
Facturatie
Als je in Instellingen > Financieel verder naar beneden scrolt zie je dat er nog meer instellingen zijn die belangrijk zijn om door te nemen.
Loop deze door, en vul deze op de juiste manier
Crediteur-/debiteurnummerreeks
Op het moment dat jullie live gaan met de boekhoudkoppeling is het van belang om de debiteur- en crediteurnummerreeks goed in te stellen. In je huidige facturatiesysteem kun je zien wat je laatste nummer is dat meegegeven. Door de velden te vullen kan EasyParty verder nummeren vanuit het volgende nummer dat ingegeven is.
Als de reeks die je hebt ingevuld uitgeput is, gaat het vinkje Uitgeput aan. Dan moet je een nieuwe reeks aanmaken. Door op de knop ‘Reeksen controleren en bijwerken’ te klikken, wordt gecontroleerd wat het eerstvolgende benodigde nummer is en wordt de kolom ‘Volgende nummer’ bijgewerkt.
De eerste administratieve instellingen hebben we besproken. Nu gaan we verder met 2. Labels