Binnen EasyParty speelt CRM een essentiële rol als de module waarin alle belangrijke relatiegegevens worden beheerd. Hier kunt u niet alleen de gegevens van uw klanten, maar ook die van uw leveranciers nauwkeurig bijhouden maar ook belangrijke informatie voor marketingdoeleinden verzameld. Dit omvat het registreren van bedrijfsinformatie zoals adresgegevens, contactgegevens en branche-specifieke details.
In de CRM-module is de mogelijkheid om verschillende soorten relaties te onderscheiden. Zo kunt u eenvoudig schakelen tussen particuliere- en zakelijke klanten en uw leveranciers. Maar het biedt ook de mogelijkheid om uw klantenbestand te segmenteren op basis van verschillende criteria voor marketingdoeleinden.
Door CRM effectief te gebruiken binnen EasyParty, kunt u niet alleen uw klantrelaties versterken door gepersonaliseerde interacties, maar ook uw leveranciersbeheer stroomlijnen voor een efficiënte samenwerking. Voor een diepgaandere verkenning van de mogelijkheden en functies van CRM verwijzen we u graag naar het specifieke hoofdstuk over CRM .
Inhoudsopgave
Importsheet
De importsheet van CRM bestaat uit twee hoofdtabbladen (blauw) en een tabblad met dropdowns voor Marketinggegevens (rood):
Relaties
Dit is de basissheet die als eerste ingevuld dient te worden.
Contactpersonen
- Hier vul je de contactpersoon die gekoppeld wordt aan de relatie
- Iedere relatie dient een contactpersoon te hebben
- Het is mogelijk om meerdere contactpersonen te koppelen aan één relatie.
- Door in tabblad 2 (contactpersonen) in kolom A de juiste relatie te selecteren in de drop-down, kunt u aangeven bij welke relatie dit contactpersoon hoort.
Marketinggegevens
Wij hebben de gegevens in kolommen I t/m M beperkt tot een keuze vanuit een drop-down. Indien de keuzes niet volstaan, dan kunt u meer opties toevoegen in het tabblad Marketinggegevens.
Tabblad Relaties
Algemene gegevens (kolom A t/m H)
Kolom A > Type relatie (verplicht)
Hier kunt u kiezen tussen Particulier en Zakelijk. Dit heeft invloed op de beschikbare velden hieronder. Voor een particuliere klant is het bijvoorbeeld niet mogelijk om marketinggegevens, BTW nummer en KvK nummer toe te voegen. Deze velden zijn dan ook niet beschikbaar (in Excel nu wel maar niet in EasyParty).
Kolom B > Bedrijfsnaam/Zoeknaam (verplicht)
Bedrijfsnaam: Indien het een zakelijke klant betreft dan heet dit veld “Bedrijfsnaam”. Let op hoe u dit schrijft want dit is ook hoe de relatie op de factuur komt te staan. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen binnen uw bedrijf de bedrijfsnaam hetzelfde schrijft. Voorkom dubbele relaties door één standaard aan te houden in hoe u bedrijfnsnamen schrijft. Denk hierbij ook aan de rechtsvorm van het bedrijf, zoals bv of b.v. of BV. of etc
Zoeknaam: Indien het een particuliere klant betreft dan heet dit veld “Zoeknaam”. Particuliere klanten hebben namelijk geen standaard naam, buiten de contactpersoon zelf. Bijvoorbeeld Familie Jansen, Jan en Anita Jansen (bij een bruiloft) of Jan Jansen.
In dit veld kunt u uw relatie omschrijven zodat het duidelijk is voor om welke relatie dit gaat. Soms dient u onderscheid te maken tussen twee relaties met dezelfde voor- en achternaam. Dan kunt u in dit veld extra informatie toevoegen zoals zijn volledige naam of woonplaats. Dit veld komt niet in de offerte of factuur. Dit is puur ter info bedoeld, voor interne doeleinden.
Kolom C > Telefoon (verplicht)
Algemeen telefoonnummer van de relatie.
Kolom D > Fax
Algemeen Faxnummer van de relatie.
Kolom E > E-mailadres (verplicht)
Algemeen e-mailadres van de relatie.
Kolom F > Website
Algemene website van de relatie. Dit is niet van toepassing voor een particuliere klant.
Kolom G > Key-accountmanager
Een accountmanager is een medewerker bij u intern. Indien u voor bepaalde relaties een specifieke contactpersoon heeft, dan kunt u deze hier toevoegen. Let op dat u zijn/haar volledige naam schrijft (zonder titel).
Kolom H > Leverancier (verplicht)
Bij CRM voegt u zowel uw klanten als leveranciers toe. D.m.v. “Ja” of “Nee” kunt u aangeven of de relatie ook een leverancier van u is.
Marketinggegevens (kolom I t/m M)
Deze zijn alleen van toepassing indien de relatie een zakelijke klant is. Voor particuliere klanten zijn deze velden niet beschikbaar in EasyParty. In de Excel sheet kunnen wij deze velden helaas niet uitzetten op basis van kolom A. Deze kunt u dan gewoon overslaan.
De dropdowns van deze kolommen staan in het tabblad Marketinggegevens. Indien gewenst kunt u deze hier aanvullen.
Kolom I > Potentiële omzet
Hier kunt u de verwachte omzet van uw klant invoeren.
Kolom J > Branche
Hier kunt u aangeven uit welke branche uw relatie komt.
Kolom K > Aantal medewerkers
Hier kunt u aangeven hoeveel medewerkers werken bij u klant.
Kolom L > Relatiestatus
Hier kunt u aangeven wat de status is van uw relatie met deze klant. Bijvoorbeeld is het een prospect (nog geen evenement georganiseerd voor hen maar wel contact) of een opdrachtgever (wel al evenementen voor hen gehost).
Kolom M > Broncode
Vul hier in hoe deze klant bij u terecht is gekomen. Dit is nuttige informatie, waarmee u uw marketingacties beter in kunt zetten.
Financiële gegevens (kolom N t/m W)
Sommige velden zijn niet van toepassing bij particuliere klanten. Deze kunt u dan gewoon overslaan.
Kolom N > Segmentatie
U kunt uw relaties sorteren op basis van een bepaald kenmerk, bijvoorbeeld wanneer u uw relaties categoriseert op basis van afname (VIP / Platinum / Gold). De soort onderverdeling kunt u zelf bepalen door waardes aan de drop-down toe te voegen.
Kolom O > Betalingstermijn (dagen)
Hier vult u het aantal dagen van de betalingstermijn van uw facturen. De meeste bedrijven hanteren hier 14 dagen. Op basis van het aantal dat hier staat wordt de betalingstermijn op de factuur voor deze relatie bepaald. Binnen een bedrijf hanteert u meestal één betalingstermijn voor alle klanten. Maar af en toe zijn er afwijkende afspraken met bepaalde klanten over de betalingstermijn die voor hen van toepassing is. Vul alleen een nummer in en geen tekst.
Kolom P > BTW nummer
Indien u het BTW nummer van uw relatie weet, dan kunt u deze hier in vullen.
Kolom Q > Debiteurnummer
Indien het een reeds bestaande klant is met een debiteurnummer (van uw boekhoudpakket), voer dan hier het debiteurnummer van de klant in.
Kolom R > Digitaal factureren
Hier kunt u aangeven of de relatie de factuur digitaal dient te ontvangen. Wanneer deze kolom leeg blijft zet EasyParty de relatie automatisch op JA en dan wordt er op factuurniveau automatisch een mailtje gestuurd met de factuur bijgevoegd als PDF-bestand.
Indien hier “Nee” staat dan wordt de factuur automatisch geprint zodat u deze per post kunt versturen. Wij adviseren u om al uw facturen per mail te sturen. Dit scheelt veel tijd en geld. Ook komt de factuur eerder aan bij de klant.
Kolom S > KvK nummer
Indien u het Kamer van Koophandel nummer weet van uw klant, dan kunt u dit hier invullen.
Kolom T > Facturen verzamelen
Ieder evenement of order binnen EasyParty resulteert in een losse factuur. Indien u een vaste klant heeft waarvan u meerdere evenement/orders wilt verzamelen op een factuur, dan kunt u hier instellen dat ze automatisch verzameld worden. (Het is ook mogelijk om dit handmatig op factuurniveau te doen voor de niet vaste klanten).
U kunt kiezen tussen de volgende verzamelmethodes:
Per dag
Per week
Per maand
Altijd alle à alle openstaande conceptfacturen worden verzameld.
Leeg à wordt niet automatisch verzameld.
Kolom U > Bankrekeningnummer
Voor de automatische incasso module, kunt u hier het bankrekeningnummer van de klant toevoegen.
Kolom V > IBAN-nummer
Voor de automatische incasso module, kunt u hier het IBAN-nummer van de klant toevoegen.
Kolom W > BIC-code
Voor de automatische incasso module, kunt u hier de BIC-code van de klant toevoegen.
Opmerkingsvelden (kolom X t/m Y)
Deze velden zijn vrije data velden waardoor u alle gewenste informatie toe kunt voegen.
Kolom X > Opmerkingen
Dit is een puur informatief veld. Hier kunt u extra informatie over de klant toevoegen. Deze informatie komt nergens terug, maar kan door alle medewerkers die in CRM kunnen, worden ingezien.
Kolom Y > Evenementopmerkingen
Indien dit veld gevuld is, dan wordt er een pop-up venster geopend bij het aanmaken van een evenement of order voor deze relatie. In de pop-up zal de tekst verschijnen die in het veld Evenementopmerkingen heeft gevuld.
Adressen (kolom Z t/m AQ)
De volgende kolommen (van Z tot AQ) doelen op de adressen van de klant.
Het vullen van deze kollommen is verplicht
Adressen zijn verdeeld over drie types:
Bezoekadres: is het hoofd/bezoek adres van de klant
Postadres: is benodigd als ‘verstuuradres’ voor bijvoorbeeld de offerte.
Indien u geen apart postadres heeft, dan kunt u het bezoekadres kopiëren.
Factuuradres: is benodigd voor het aanmaken van een factuur voor deze relatie.
Indien u geen apart factuuradres heeft, dan kunt u het postadres kopiëren.
Bij particulieren klanten zullen in veel gevallen alle 3 de adressen hetzelfde zijn.
Kolom Z/AF/AL > Straatnaam
Dit is de straatnaam van het adres. Let op dat u op de juist manier gebruik maakt van hoofdletters. Het adres wordt exact overgenomen voor alle documenten, o.a. offerte en werkdocumenten.
Kolom AA/AG/AM > Huisnummer
Dit is het huisnummer van het adres. Hierbij kunt u ook de extra toevoeging zetten. Bijvoorbeeld 3C.
Kolom AB/AH/AN > Postcode
Dit is de postcode van het adres.
Let op bij Nederlandse postcodes dat u dezelfde opmaak hanteert als in EasyParty; een spatie tussen de cijfers en letters “1234 AA”. EasyParty heeft namelijk een postcodezoeker die het toevoegen van adressen eenvoudig maakt; op basis van de postcode en huisnummer wordt de rest ingevuld. Dit is alleen mogelijk wanneer EasyParty eenmaal in gebruik is genomen en niet tijdens het importeren.
Kolom AC/AI/AO > Plaatsnaam
Dit is de plaatsnaam van het adres.
Let op met u hoofdlettergebruik, het is netter om deze overal hetzelfde te houden. Afhankelijk van uw wensen is het mogelijk om de PLAATSNAAM helemaal in hoofdletters te typen. Dit is ook in te stellen bij het gebruik van de postcodezoeker.
Kolom AD/AJ/AP > Provincie
Dit is de provincie van het adres. Deze is niet verplicht om in te vullen.
Kolom AE/AK/AQ > Land
Dit is het land van het adres. Let op dat u deze wel toevoegt, ook al heeft u alleen klanten uit uw eigen land.
Tabblad Contactpersonen
Kolom A > RelatieID (verplicht)
Hiermee geeft u middels de dropdown (uit het tabblad Relaties - Kolom B) aan bij welke relatie deze contactpersoon hoort. Het kan zijn dat er meerdere contactpersonen bij één relatie horen, dan dient u iedere contactpersoon op een losse regel toe te voegen.
Kolom B > Geslacht (verplicht)
Hiermee geeft u aan wat het geslacht van de klant is:
Man
Vrouw
N.V.T. deze kiest u bij algemene contactpersonen zoals “Administratie”, “Boekhouding”, "Familie", etc.
Het gekozen geslacht heeft invloed op hoe de naam van de persoon in de offerte en factuur getoond wordt. Afhankelijk van de keuze die u maakt komt de titel van “mevrouw”/ “de heer”/ “heer”, voor de achternaam te staan. Bij N.V.T. wordt er geen titel gevuld.
Kolom C > Titel
Dit is geen titel zoals dhr. of mw. want deze worden bepaald door het geslacht. Sommige personen hebben extra titels i.v.m. hun professie of studie. Bijvoorbeeld “doctor”, “Zijne majesteit”, etc. Dit veld is niet verplicht en bij de meeste personen niet van toepassing.
Kolom D > Voornaam
Hier voegt u de voornaam van de contactpersoon in.
Kolom E > Voorletters
Hier voegt u de voorletter(s) van de klant in. Indien deze niet gevuld zijn, dan gebruikt EasyParty de eerste letter van de voornaam voor de TAV op de factuur.
Kolom F > Tussenvoegsel
Indien een achternaam een tussenvoegsel heeft zoals “Van der” dan kunt u deze hierin vullen. Afhankelijk van de opbouw van de naam (met of zonder voorletter) wordt het tussenvoegsel met of zonder hoofdletter getoond. Dit is gebaseerd op de Nederlandse taalregels. Dit is vaak niet van toepassing voor Belgische achternamen.
Kolom G > Achternaam (verplicht)
Hier voert u de achternaam van de contactpersoon in. Contactpersonen zoals “Administratie”/ “Boekhouding”/ etc. voert u hier ook in. Dit zorgt ervoor dat er op de factuur “T.a.v. Administratie” en in de e-mail “Geachte Administratie,” komt te staan.
Kolom H > Telefoon
Hier voert u het rechtstreekse telefoonnummer van deze contactpersoon in. Indien u deze niet heeft, voer hier dan het algemene nummer in. Het is belangrijk dat deze gekoppeld wordt aan de contactpersoon want dit nummer komt op werkdocumenten te staan, indien er geen mobiel telefoonnummer bekend is.
Kolom I > Mobiel
Hier voert u het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon in.
Kolom J > Fax
Hier voert u het faxnummer van de contactpersoon in.
Kolom K > E-mailadres (verplicht)
Hier voert u het directe e-mailadres van de contactpersoon in. Bij “Administratie” kan het adres administratie@bedrijfsnaam.nl zijn. Dit veld wordt gebruikt om de factuur digitaal naar toe te kunnen versturen, indien dit contactpersoon de financiële contactpersoon (kolom M) is.
Kolom L > Geboortedatum
Hier voert u de geboortedatum van het contactpersoon in. Deze komt terug bij een overzicht van alle verjaardagen van de contactpersonen en oprichtingsdata van uw relaties.
Kolom M > Financieel contactpersoon
Indien een relatie meerdere contactpersonen heeft, dan kunt u hier aangeven of dit het financiële contactpersoon is van deze relatie. Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan het financiële contactpersoon. Dit is uiteraard op evenementniveau te overrulen indien gewenst.
Kolom N > Mailing ontvangen
Indien u nieuwsbrieven verstuurt, dan dienen uw klanten hiervoor ingeschreven te zijn. Hiermee kunt u beheren of deze contactpersoon de nieuwsbrief wel of niet moet ontvangen.
De kolommen P t/m V doelen op de privégegevens van de contactpersoon. Deze zijn puur ter info en worden niet gebruikt in het evenement. De gegevens hiervoor (kolom A tot O) zijn de persoonlijke contactgegevens gerelateerd aan de relatie waarbij ze gekoppeld zijn (kolom A). Bij een particuliere relatie zijn deze hetzelfde, dus vul ze in de eerste sectie in.