Voordat je aan de slag gaat met het maken of aanpassen van offertesjablonen is het heel belangrijk om de opbouw van offertes in EasyParty te begrijpen. We adviseren dan ook om pas door te gaan naar de volgende stap, als je dit begrijpt.
Op hoofdlijnen is dit de structuur:
- Je hebt een Word sjabloon waarin je de visuele opmaak van de offerte instelt
- Dit Word sjabloon koppel je via EasyParty aan een Thema (ofwel offertesjabloon)
- In het offertebeheer in EasyParty bepaal je de inhoud die in het sjabloon moet komen te staan
- In het offertebeheer in een evenement kun je specifieke informatie t.b.v. het evenement wat dus niet in het standaard sjabloon zit toevoegen
Schrik niet als je dit nog niet helemaal begrijpt, we gaan het hieronder voor je verduidelijken.
Word sjablonen & basis opmaak van het sjabloon
Het Word-sjabloon is een Word-bestand waarin jullie huisstijl is opgenomen. Dit is het bestand waar EasyParty gegevens naartoe stuurt als je de offerte genereert. Hierin maak je de opmaak van de offerte.
Bijvoorbeeld een mooi voorblad en kop- en voetteksten. Ook stel je hier het lettertype, kleur, grootte, etc. in voor diverse koppen. Daarnaast verwijs je in het Word document naar bepaalde Hoofdstukken en Paragrafen die je in Easy Party schrijft, om er voor te zorgen dat deze in het Word document komen en op de juiste plek. Hiervoor maken we gebruik van [tags]. Verderop wordt meer uitgelegd over tags.
Hieronder zie je een voorbeeld van een Word sjabloon waarbij een voorblad gemaakt is, opgemaakt in Word. Als je dit sjabloon gebruikt in een van je thema's dan gaat EasyParty de data uit het evenement in dit sjabloon zetten waardoor de offerte er dus altijd met deze stijl uit komt.
Data in de offerte
Structuur van data
Thema's, hoofdstukken en paragrafen
Tags
In de uiteindelijke offerte wil je natuurlijk gegevens vanuit het evenement hebben en geen standaard data uit een offertesjabloon. Om dit mogelijk te maken werken we met tags. Dit zijn de woorden tussen [ ].
Tags in sjablonen zijn als kleine naamkaartjes die vertellen waar bepaalde stukjes informatie moeten komen. Als je een offerte maakt wil je bijvoorbeeld dat de naam van de ontvanger steeds anders is. Met tags kun je een soort reservering op een plek in het sjabloon voor deze naam maken, als je de offerte uiteindelijk genereerd dan wordt deze reservering verplaatst met de gegevens uit het evenement. In dit geval de naam.
Dus in plaats van dat je telkens alles opnieuw moet typen, zet je een tag op de plek waar bijvoorbeeld de naam, datum of adres moet komen. Het sjabloon herkent de tag en vult automatisch de juiste informatie in. Zo hoef je niet steeds handmatig dingen aan te passen, en gaat alles veel sneller en foutloos.
Verdere opmaak in offerte
- Stijlen in Word (tekst en tabelstijlen
- Verwijzen naar Word documentatie/filmpjes
- Verwijzen naar wiki voor alle beschikbare stijlen etc.