De allereerste stap naar het maken van jullie eigen offertesjabloon is het aanmaken van een thema een daar een sjabloon voor aanmaken.
Volg onderstaande stappen en daarna heb je jouw eigen thema met offertesjabloon staan.
Thema aanmaken
Uiteindelijk is het belangrijk om na te denken over welke thema's je allemaal wilt aan aanmaken. Dit zijn alle verschillende varianten van offertes die benodigd zijn, bijvoorbeeld per locatie of per type evenement.
Voor nu is dit nog niet zo belangrijk omdat je eerst moet weten hoe offertes in elkaar zitten, daarna kan je deze keuze pas goed onderbouwd maken. We gaan voor nu dan ook maar 1 thema aanmaken waarmee je alle stappen van voor tot achter gaat doorlopen. Aan het einde van dit onderdeel van de e-learning kun je gaan nadenken over welke thema's er nog meer moeten komen.
Mogelijk heb je al een voorbeeld van hoe jullie offertes er nu uit zien, dan kun je deze gebruiken als leidraad. Zo niet, maak dan iets in jullie standaard huisstijl voor nu zodat je dit later nog kunt finetunen.
Volg onderstaande stappen om een nieuw thema aan te maken:
- Ga in EasyParty naar 'Offertebeheer' en maak een nieuw thema aan via de knop
- Vul een omschrijving voor deze offerte, bijvoorbeeld jullie bedrijfsnaam. Zo weet je dadelijk altijd het onderscheid tussen het EasyParty standaard voorstel en het thema dat je nu gaat aanmaken.
- Zorg ook dat je het vinkje 'Thema actief' activeert en klik daarna op 'OK' om je thema op te slaan.
- Je ziet nu aan de linkerkant van je scherm een nieuw thema verschijnen, het thema dat je zojuist hebt aangemaakt.
Hoofdstukken en paragrafen koppelen aan thema
Aan je nieuwe thema zitten nu nog geen hoofdstukken en paragrafen. Deze moeten we dus nog gaan maken want zonder hoofdstukken en paragrafen blijft je offerte leeg.
Deze hoofdstukken kun je helemaal zelf instellen en bewerken maar voor nu adviseren wij om de standaard hoofdstukken van EasyParty te gebruiken. Zo heb je redelijk snel een goede basis staan. Bij een vervolgstap gaan we in op hoe je dit dan aanpast naar jullie wens en stijl. Daarnaast moet je zelf tags gaan beheren wanneer je nieuwe hoofdstukken en paragrafen gaat maken. Omdat we ook hier pas later op terugkomen adviseren we om dit voor nu nog niet te doen.
Volg onderstaande stappen voor het toevoegen van hoofdstukken en paragrafen:
- Klik op
en kies daar een aantal hoofdstukken uit de standaard hoofdstukken die al beschikbaar zijn- Je kunt meerdere hoofdstukken in één keer toevoegen door ze allemaal aan te vinken en daarna pas op 'OK' te klikken
- Je ziet dat nu meteen paragrafen worden toegevoegd die al gekoppeld zijn in de standaard hoofdstukken.
Zo, de opbouw van je offerte is klaar. Ga door naar de volgende stap.
Offertesjabloon kopiëren en koppelen
In het offertesjabloon die gekoppeld zit aan het thema 'EasyParty standaard voorstel' staat al een voorzetje voor de opmaak, tags en stijlen. Wij adviseren daarom altijd om een bestaand Word Sjabloon te kopiëren en die te gebruiken als basis voor je nieuwe thema. Zo hoef je niet elke keer op 0 te beginnen. Hoe doe je dat dan?
- Open het thema 'EasyParty standaard voorstel' en open het offertesjabloon via
- Sla een kopie van dit Word sjabloon op op een plek waar je het dadelijk makkelijk kunt vinden, bijvoorbeeld je bureaublad (let op dat je het opslaat als sjabloon, een .dotx bestand)
- Je kunt dit sjabloon nu sluiten
- Open in EasyParty jouw zelf aangemaakte thema en klik op
- Selecteer in deze verkenner nu het kopie sjabloon dat je zojuist hebt opgeslagen om deze te koppelen aan je huidige thema
Om te checken dat het bovenstaande gelukt is klik je in jouw nieuwe thema op 
. Als het goed is opent nu het Word sjabloon dat je zojuist gekoppeld hebt.
Offerte genereren
We gaan nu nog een keer een offerte genereren vanuit een evenement maar dan met jouw nieuwe thema. Zo kunnen we bevestigen dat al bovenstaande stappen zijn gelukt en dat je nieuwe thema dus werkt.
- Ga naar een gevuld evenement en ga naar offertebheer
- Kies als thema je nieuwe thema en genereer de offerte
Als het goed is wordt nu een offerte gegenereerd (uiteraard nog helemaal in EasyParty stijl).