5. Tags aanpassen

Je hebt nu een gedeeltelijke offerte opgesteld en het begrip 'Tags' is al meerdere keren genoemd. We hebben hier al kort uitleg over gegeven, maar we hebben nog niet besproken welke soorten tags er zijn en hoe je ervoor zorgt dat de evenementinvulling, zoals het programma, de culinaire voorzieningen, drankenpakketten, etc., in de offerte wordt opgenomen. Dat komt nu aan bod.

Wat zijn tags?

In de offerte voor de klant wil je gegevens vanuit het evenement hebben. Om dit mogelijk te maken werken we met tags. Dit zijn de woorden tussen [ ].

Tags zijn als kleine naamkaartjes die vertellen waar bepaalde stukjes informatie moeten komen. Als je een offerte maakt wil je dat deze persoonlijk is en dat de naam van de relatie in de offerte staat. Met tags maak je een soort reservering op een plek in het sjabloon voor deze naam. Als je de offerte uiteindelijk genereerd, dan wordt deze reservering verplaatst met de gegevens uit het evenement. In dit geval de naam. 

Dus in plaats van dat je telkens alles opnieuw moet typen, zet je een tag op de plek waar bijvoorbeeld de naam, datum of adres moet komen. Het sjabloon herkent de tag en vult automatisch de juiste informatie in. Zo hoef je niet steeds handmatig dingen aan te passen, en gaat alles veel sneller en foutloos. 

Welke soorten tags zijn er?

In EasyParty maken we gebruik van 3 verschillende soorten tags:

Standaard tags - Invulling tags:

Deze tags genereren een stuk invulling van het evenement, in tekst vorm in het sjabloon. Bijvoorbeeld:

• Verkochte culinaire pakketten
• Drankpakketten
• Materiaalpakketten
• Personeel
• etc.

Standaard tags - Tabel tags:

Deze tags genereren een stuk invulling van het evenement, in tabelvorm in het sjabloon. Bijvoorbeeld:

• Programma
• Begroting

Operationele tags:

Deze tags genereren stukjes informatie van het evenement, in tekst vorm in het sjabloon. Bijvoorbeeld:

• Evenementdatum
• Evenement omschrijving
• Aantal gasten
• Naam en adresgegevens van de relatie
• Naam van de accountmanager 
• Etc.

De beschikbaar tags voor de offerte zijn te vinden in Offertebeheer > Beschikbare tags

Voorbeeld:

OVERDRACHT VAN MIEKE

• Doel van Tags: overbrengen wat tags zijn, welke soort tags er zijn en wat het stappenplan is om met tags te werken (vervangen van tags, nieuwe tags toevoegen. Je hoeft niet meer in te gaan op de tags bij paragrafen, dat staat in paragrafen uitgelegd)
• Soorten tags nu op hoofdlijnen uitgewerkt, denk dat het mooi is om nog even een voorbeeld te laten zien (visualiseren i.p.v. alleen maar tekst)
• Wat ik voor ogen heb wat er in het stappenplan komt
  • Tags opzoeken in beschikbare tags
  • Waar je tags neerzet (in EP of sjabloon etc.)
  • Welke tags je waar kiest
  • GEnereren van offerte na kiezen tag (offerte generen hoef je niet meer uit te leggen is al uitgelegd) om te checken of het is wat je wilt
    • Let ops meegeven dat je de stijl dadelijk nog verder gaat uitleggen in de volgende stap
• NIET INHOUDELIJK OP TAGS INGAAN BUITEN VOORBEELDEN! Dat moet in de wiki komen o.b.v. document Margriet
  • Ideee: in de standaard versie (die we bij klanten installeren) standaard het thema 'Alle tags' toevoegen en daar een offertesjabloon aan hangen waarin ALLE tags staan (zonder haakjes en met haakjes zodat helder is wat bij wat hoort) > zo hebben mensen altijd een soort 'bibliotheek' van ALLE tags met hun eigen data waarin ze kunnen zoeken welke tag voor hun werkt. Dan hoef je niet de wiki helemaal te healen want dan kunnen we ze hier naar toe verwijzen.
    • Alvast voor jullie gemaakt Z:\EasyParty\6. Implementaties + projectmanagement\6. E-Learning\Alle tags.dotx
• Wel nog tips geven
  • Tags zonder haakjes en met haakjes om te kijken hoe het er uit kom
• Dan de laatste 2 stappen; stijlen en themas
  • Hierover heb ik nog niet nagedacht maarrr mijn eerste ingeving is;
    • Stijlen beheren
      • Verwijzen naar google/youtube als ze niet weten wat stijlen in Word zijn (je hoeft geen filmpjes op te zoeken, kunnen ze zelf wel vind ik)
      • DAarna uitleggen waarom we gebruik maken van stijlen (voordelen ervan voor de klant)
      • Verschil tussen tekst en tabelstijlen uitleggen
      • Hier moeten we echt goede voorbeelden van laten zien > ik denk dat alle stijlen op de wiki moeten komen te staan met printscreens waarin we laten zien of zelfs een bestand toevoegen waarin ze het zelf kunnen zien
        • Let op, niet in de e-learning zelf een verhaal over welkes tijlen er zijn etc. Alleen een voorbeeldje zodat het op hoofdlijnen duidelijk is. Voor verdeiping naar de wiki sturen
    • Themas;
      • heel kort en simpel houden.
      • Ze weten al hoe ze themas aanmaken, sjablonen kopiëren etc. Verwijs ze wel door naar die artiekelen of help ze nog even herinneren aan de let ops
      • Alleen voorbeelden geven wanneer je een nieuw thema maakt of niet (bijv. als ze 1 tekstje anders willen dat dit ook een paragraaf kan zijn ipv een heel nieuw thema)

Je bent het al een paar keer tegengekomen, tags. Hieronder nemen we je mee in de mogelijkheden van tags.

• Losse tags
  • Dit zijn tags die je in een stukje tekst kunt verwerken zoals bijvoorbeeld [EvenementDatum], dit exporteert alleen 'woensdag 11 juni 2024'
•  Invulling tags
  • Dit zijn tags die een groter stuk tekst exporteren zoals bijvoorbeeld de volledige invulling van het evenement. Dit is de tag [STANDAARD_PROGRAMMAONDERDELEN].
  • In deze tags zit een standaard opmaak opmaak die meegegeven wordt vanuit EasyParty, deze kun je zelf door middel van stijlen in Word beheren (hier komen we in de volgende stap op terug)
• Tabel tags
  • Dit zijn tags die gegevens in een tabelvorm exporteren zoals bijvoorbeeld het programma. Dit is de tag [STANDAARD_PROGRAMMA_SIMPEL].
  • In deze tags zit ook een standaard opmaak die meegegeven wordt vanuit EasyParty, deze kun je zelf door middel van tabelstijlen in Word beheren (hier komen we in de volgende stap op terug)

Stappenplan voor het werken met tags