De evenementenplanning is het centrale onderdeel van heel EasyParty, hier draait het om. Wanneer een opdrachtgever zijn wensen kenbaar heeft gemaakt m.b.t. een evenement dan gaat u dit evenement samenstellen, offreren en factureren vanuit de evenementenplanning. Daarnaast kunt u vanuit de evenementenplanning alle benodigde operationele documenten genereren.

Inhoudsopgave

Startscherm

Wanneer u in EasyParty het tabblad ”evenementen” opent krijgt u het startscherm van de evenementenplanning te zien. In dit startscherm kunt u evenementen zoeken m.b.v. filters, maar ook managementoverzichten draaien en nieuwe evenementen aanmaken.

Zoekfunctie

Door middel van de filterwaardes bovenin het scherm kunt u een selectie aan evenementen ophalen. In bovenstaand printscreen ziet u dat er gefilterd is op een periode, alle evenementen tussen 30-6-2018 en 12-2-2019 worden nu getoond in het overzicht onderin. De gegevens waar u op kunt filteren vult u in het evenement zelf. Hoe u de evenementdetails vult kunt u terugvinden in het artikel Evenementen – Evenementdetails. De projectmanager is niet standaard zichtbaar in dit overzicht. Dit kunt u aanzetten door middel van de instelling 'Instellingen->Evenementen->Evenementenoverzicht - Weergave - Kolom "Projectmanager tonen'.

Managementoverzichten

Wanneer u op de knop ”managementoverzichten” klikt in het startscherm krijgt u een dropdown met verschillende overzichten te zien. Het aantal overzichten dat u ziet is afhankelijk van de rechten die u heeft.

De bovenste overzichten zijn financieel en zijn dus niet voor iedereen zichtbaar. Vanaf het overzicht ”arrangementen” zijn het operationele documenten en voor iedereen toegankelijk, afhankelijk van de modules in EasyParty die u gebruikt. Deze kunt u met rechten wel of niet afschermen per medewerker.

Onder 'Financieel evenement' is het vinkje 'voorschot betaald' toegevoegd. Indien deze aan staat, wordt deze kolom toegevoegd in de export + een kolom met het percentage voorschot factuur die betaald is. 

Evenement aanmaken

U kunt op 2 manieren een evenement aanmaken vanuit het startscherm, namelijk via de knop ”evenement toevoegen” en de knop ”snelle invoer”.

• Evenement toevoegen: wanneer u een uitgebreider evenement aanmaakt kiest u voor deze manier van een evenement toevoegen. Wanneer u op deze manier een evenement aanmaakt dan kunt u alle gegevens vullen die van toepassing zijn, van begin tot eind. Ieder tabblad wordt individueel uitgelegd op de wiki – klik hier voor een overzicht van alle artikelen.

• Snel invoer wordt gebruikt bij kleine evenementen die u snel wilt aanmaken. Denk hierbij aan een lunch voor een klant die ze zelf op komen halen of die u bezorgt. Wanneer u een evenement aanmaakt via snel invoer hoeft u namelijk alleen een relatie te kiezen en een begin- en eindtijd. EasyParty vult automatisch de verplichte velden van evenementdetails. Deze gegevens haalt EasyParty op vanuit de instellingen in de stamdata. Let op: wanneer deze instellingen niet gevuld zijn dan kunt u ook geen evenement aanmaken via snel invoer. Klik hier voor uitleg over hoe u deze instellingen kunt vullen.

  Verder vult EasyParty op basis van de begin- en eindtijd een programmaonderdeel. Het evenement dat vervolgens opent ziet er hetzelfde uit en werkt hetzelfde als bij een evenement dat aangemaakt is via de knop ”evenement toevoegen”. Het enige verschil is dat u direct begint bij het tabblad ”culinair” i.p.v. ”evenementdetails”.
  
  Hierdoor kunt u meteen verder met het invoeren van een culinair en eventueel dranken. Deze koppelt u dan aan het automatisch, door EasyParty, aangemaakte programmaonderdeel. U heeft op deze manier binnen 1 minuut een klein evenement volledig gevuld. 
  
  Wanneer u meerdere programmaonderdelen of extra informatie bij de evenementdetails nodig heeft dan kunt u beter een evenement aanmaken via de knop ”evenement toevoegen”. De snel invoer is dus echt alleen bedoeld voor kleine evenementen, met één programmaonderdeel dat snel afgehandeld wordt.
  
  Meer informatie over het vullen van de standaard instellingen m.b.t. snel invoer vindt u in het artikel instellingen – evenementen

Relatie selecteren

Nadat u een op “evenement toevoegen” of “snelle invoer” hebt gedrukt komt er een pop-up om een relatie te selecteren. U kunt op zowel op contactpersoon als op relatie zoeken. Let op; er dient wel een contactpersoon gekoppeld te zijn aan de relatie voordat u deze kunt selecteren. Hoe u relaties en contactpersonen aanmaakt leest u in het artikel CRM – Algemeen.