Inhoudsopgave

Algemeen

Wijzigingspercentage productie uitvraag:
- In dit veld is het percentage aan te geven
E-mailadres notificaties:
- Van alle mutaties in de personeelsplanning wordt een notificatie gestuurd naar dit mailadres. Je kunt hier meerdere mailadressen invoeren door ze te scheiden met ;. Het advies is om hier maar één mailadres aan te koppelen zodat helder is wie de notificaties oppakt. Wanneer deze namelijk bij meerdere personen uitkomt weet je niet of de notificatie al opgepakt is door een collega of niet.
Routeplanner URL:
- Dit is het URL-adres voor het inplannen van de reistijd. Deze wordt samen met ons in te stellen. Neem hiervoor contact op met EasyParty.
Percentage maximale personeelskosten:
- Het is mogelijk om een export te draaien waarop de verdeling tussen personeelskosten en de rest van de kosten van een evenement weergegeven wordt. Deze export heet het “Rekenmodel export” en vindt je in het tabblad ‘Plannen’. In dit veld kun je aangeven op welk percentage dit maximaal zou moeten zitten zodat je hierop kunt sturen.
Leeftijd van werknemer tonen bij inplannen:
- Indien deze functie aan gezet wordt dan wordt de leeftijd bij het plannen van werknemers tussen haakjes achter zijn of haar naam getoond. Dit kan handige informatie zijn bij het kiezen van de juiste werknemer(s) voor de dienst.
Ervaring van werknemer tonen bij inplannen:
- Het aantal keer dat de werknemers reeds heeft gewerkt als competentie op locatie, wordt achter de naam bij het inplannen van een planningsuitvraag. (indien de instelling "Leeftijd van werknemer tonen bij inplannen" is ingeschakeld, zal de ervaring achter de leeftijd worden getoond)
Bevestiging invoeren planningsmutaties:
- Middels dit vinkje zal de vraag om bevestiging of de doorgevoerde wijziging moet resulteren in een planningsmutatie bij de gekoppelde personeelsuitvraag
Kostprijs per uur tonen:
- Bij het plannen van een werknemer op een dienst zie je in de kolom met beschikbare werknemers de kolom 'Kostprijs p/u' staan. Wanneer deze instelling uit staat is deze kolom niet meer zichtbaar in dit overzicht.
Zoekfilters behouden:
- Middels dit vinkje zullen de ingestelde zoekfilters niet automatisch gereset worden bij het openen van Planning>Plannen.
VOG tonen
- Middels dit vinkje zal het mogelijk worden om aan te geven of een werknemer een VOG-verklaring heeft, hierop is te filteren bij het inplannen.

Strokenplanning

Strokenplanning breedte:
- De strokenplanning is opgebouwd uit verschillende kolommen. Hoe breed de eerste kolom is stel je hier in. In deze kolom staan de namen van het personeel. Wanneer bijvoorbeeld de namen van het personeel wegvallen zou je hier de breedte van deze kolom kunnen aanpassen. Standaard staat deze op 200 (pixels).
Strokenplanning detail breedte:
- Dit gaat over de tweede kolom in de strokenplanning waarin wordt weergegeven hoeveel uren zijn ingepland. Deze kun je hier instellen. Standaard staat deze op 20 (pixels).
Alle filters toepassen:
- In de filter worden alle types verlof standaard aangevinkt zodat je deze altijd ziet in de strokenplanning.
Vertrek en retour tijden exporteren:
- Wanneer deze functie aan staat worden naast de tijden van de dienst ook de vertrek en retour tijden geëxporteerd naar Excel wanneer de strokenplanning geëxporteerd wordt.
Kleur ziekte:
- Dit is de kleur die weergegeven wordt in de stroken planning bij ziekte

Terugmelding evenementplanning

Te hanteren kostprijs nacast:
- Je kunt hier instellen op welke manier de kostprijs bepaald dient te worden.
  - Competentiekostprijs: wanneer voor deze optie wordt gekozen dan stel je per competentie een standaard kostprijs in die voor iedere werknemer met deze competentie gelijk is.
  - Kosten werkgever: met deze optie wordt per individueel persoon hun kostprijs die aan het contract gekoppeld is gebruikt.
Automatische maaltijd koppelen
- Indien deze optie wordt ingeschakeld, zal er per gekoppelde werknemer (die voor 4 uur of langer ingepland staat) automatisch een maaltijd gekoppeld worden in een los programmaonderdeel per unieke datum. D.m.v. onderstaande instelling "Maaltijd instellingen" kan bepaald worden welke culinaire invulling er automatisch gekoppeld dient te worden.

Klokapplicatie

Vestiging inlognaam:
- Hier tref je de inlognaam voor de Klokapp. Deze beheert EasyParty.
Vestiging wachtwoord:
- Hier tref je het wachtwoord voor de Klokapp. Deze beheert EasyParty.
Werknemers automatisch uitklokken:
- Hier stel je in na hoeveel uur de medewerkers automatisch uitgeklokt moet worden voor wanneer de medewerker vergeet uit te klokken. Ons advies is om hier 20 uur te zetten.

Portaal

Niet beschikbaarheidtype:
- Wanneer een medewerker zijn beschikbaarheid via het portaal invoert dan krijgt deze een standaard type mee. Dit zorgt ervoor dat je kunt onderscheiden welke dagen door je zelf gevuld zijn en welke door de medewerker. De standaard types kun je beheren bij Werknemers > Verlof.
Standaard verloftype:
- Wanneer een medewerker zijn verlof via het portaal invoert dan krijgt deze een standaard type mee. Dit zorgt ervoor dat je kunt onderscheiden welke dagen door jullie zelf gevuld zijn en welke door de medewerker. De standaard types kun je beheren bij Werknemers > Verlof.
Portaal URL:
- Deze staat er standaard in en hebben wij voor jullie aangemaakt. Dit is de URL waar werknemers kunnen inloggen op het portaal. Indien gewenst kunnen we hetgeen dat voor .easypartyonline.nl staat wijzigen.
Sluitingstijd online accepteren:
- Hoeveel dagen voorafgaand aan de planningsuitvraag mogen werknemers zelf de dienst nog accepteren of afmelden via het portaal? Dit aantal dagen vul je hier in. Wanneer dit bijvoorbeeld 7 dagen is en werknemers willen zichzelf binnen die 7 dagen nog afmelden dan zullen ze moeten bellen.
Publicatiedagen planning:
- Hier geef je aan in dagen hoever vooruit je de planning wilt publiceren op het portaal. Werknemers kunnen dan dus zoveel aantal dagen van te voren zien welke diensten ze hebben.
Publiceerdatum automatisch opschuiven:
- Indien deze functie aan staat dan wordt automatisch gekeken naar de aantal ingestelde publicatiedagen en op basis daarvan wordt de planning tot een bepaalde datum gepubliceerd.
Publicatiedatum tonen op het portaal:
- Middels dit vinkje zal de publiceerdatum getoond worden op het portaal, zodat deze inzichtelijk is voor de werknemers
Portaaldocumenten openbaar:
- Middels dit vinkje zal bepaald worden of de documenten op het portaal voor alle werknemers inzichtelijk zijn
Aanmelden voor aanvragen standaard:
- Indien deze optie wordt aangevinkt, zal de optie ''Zelf aanmelden voor uitvagen" standaard worden aangevinkt voor nieuw aangemaakte werknemers
Invoeren van vergoeding/kilometers:
- Indien deze optie wordt ingeschakeld, kan de werknemer bij een planningsuitvraag de gemaakte kilometers/een vergoeding declareren.
Controle op rusttijd:
- Wanneer deze instelling aan staat is het niet mogelijk voor werknemers om zich op 2 gepubliceerde diensten op dezelfde dag (zonder 8 uur rusttijd) aan te melden. Wanneer deze uit staat, is dit wel mogelijk. Er wordt dan wel een melding getoond zodat werknemers zich er bewust van zijn dat ze zich voor een dienst aanmelden terwijl ze binnen 8 uur er voor of er na ook op een dienst staan gepland.
Inloggen als andere werknemers:
- Wanneer deze instelling aan staat is het mogelijk om op het portaal in te loggen als een andere gebruiker, indien deze gebruiker in EasyParty beschikt over het recht 'Personeelsplanning'.

Portaal - Weergave

Omschrijving losse uitvraag
- In dit invulveld zijn de volgende tags toe te voegen
  - [Evenementnummer] Evenementnummer van gekoppelde uitvraag, er zal "" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [EvenementOmschrijving] Evenementomschrijving van gekoppelde uitvraag, er zal "Geen evenementomschrijving" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Locatienaam] Gekoppelde locatie van de uitvraag, er zal "Geen locatie" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Datum] Datum van de uitvraag
  - [DatumTijd] Datum van de uitvraag inclusief de tijden
  - [Bedrijfsnaam] Bedrijfsnaam van gekoppelde evenement van gekoppelde uitvraag, er zal "Geen bedrijfsnaam" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Competentie] Competentie van gekoppelde uitvraag
Omschrijving evenementuitvraag
- De volgende tags kunnen gebruikt worden:
  - [Evenementnummer] Evenementnummer van gekoppelde uitvraag, er zal "" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [EvenementOmschrijving] Evenementomschrijving van gekoppelde uitvraag, er zal "Geen evenementomschrijving" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Locatienaam] Gekoppelde locatie van de uitvraag, er zal "Geen locatie" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Datum] Datum van de uitvraag
  - [DatumTijd] Datum van de uitvraag inclusief de tijden
  - [Bedrijfsnaam] Bedrijfsnaam van gekoppelde evenement van gekoppelde uitvraag, er zal "Geen bedrijfsnaam" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Competentie] Competentie van gekoppelde uitvraag
Omschrijving standaarddienst
- De volgende tags kunnen gebruikt worden:
  - [Evenementnummer] Evenementnummer van gekoppelde uitvraag, er zal "" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [EvenementOmschrijving] Evenementomschrijving van gekoppelde uitvraag, er zal "Geen evenementomschrijving" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Locatienaam] Gekoppelde locatie van de uitvraag, er zal "Geen locatie" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Datum] Datum van de uitvraag
  - [DatumTijd] Datum van de uitvraag inclusief de tijden
  - [Bedrijfsnaam] Bedrijfsnaam van gekoppelde evenement van gekoppelde uitvraag, er zal "Geen bedrijfsnaam" getoond worden indien de uitvraag niet aan een evenement is gekoppeld
  - [Competentie] Compentie van gekoppelde uitvraag

Algemene e-mail instellingen

E-mailsjabloon:
- Hier stel je in hoe een automatische mail die vanuit het portaal wordt verzonden er uit ziet. Een e-mailsjabloon kun je aanmaken bij Instellingen > Algemeen, meer hierover lees je: Instellingen – Algemeen.
Afzender e-mailadres:
- Het mailadres dat je hier ingeeft wordt getoond als afzender bij iedere mail die automatisch vanuit het portaal verstuurd wordt. Ga er vanuit dat werknemers wellicht ook gaan reageren op dit mailadres.
Afzender weergave naam:
- Dit is de naam die jullie werknemers te zien krijgen als afzender van iedere mail die automatisch vanuit het potaal verstuurd wordt.
Automatische BCC naar:
- Indien je zelf een kopie wilt ontvangen van iedere mail die automatisch vanuit het portaal verstuurd wordt dan kun je hier een mailadres invoeren. Vooral in het begin tijdens het testen is het handig om dit veld te vullen, zo krijg je inzicht in alle mails die vanuit het portaal naar jullie werknemers verstuurd worden.

E-mail teksten

Om te zien welke tags beschikbaar zijn voor in de e-mail teksten klik je op de knop ‘Beschikbare tags voor planning’ onderin het scherm in EasyParty. Belangrijk is om te controleren welke tags beschikbaar zijn voor welke onderdelen (dit staat er boven).

Planning accorderen:
- De tekst die je hier vult wordt bijgevoegd in de mail die het portaal stuurt op het moment dat iemand zijn planning accordeert.
Planning niet meer beschikbaar:
- De tekst die je hier vult wordt bijgevoegd in de mail die het portaal stuurt op het moment dat een dienst niet meer beschikbaar is voor jullie. Bijvoorbeeld wanneer de dienst al opgevuld is met andere werknemers.
Rooster versturen:
- Deze tekst wordt bijgevoegd in de mail die het portaal stuurt op het moment dat je op de knop ‘Stel e-mail per werknemer op met het bijbehorende rooster’ drukt. Je stuurt dan het rooster met de diensten van een specifieke werknemer naar deze werknemer.

Verlofaanvragen

Automatisch filteren op niet akkoord
- Middels deze instelling zal er automatisch gefilterd worden op niet akkoord
Reactietijd werkgever op verlofaanvraag
- Hier geef je de aantal dagen waarin de werknemer een reactie mag verwachten.

Planning - Controles tijdens inplannen

Hierin zijn een aantal punten in te stellen waar je tijdens een planning op wilt controleren, zodat je de juiste medewerker inzet voor de planningsdienst.

Geen actief contract
Werknemer heeft geen actief contract op datum x. Wil je de werknemer toch inplannen?
Werknemer niet beschikbaar
Werknemer x is niet beschikbaar in deze periode. Wil je de werknemer toch inplannen?
Geen minimale rusttijd
Werknemer x voldoet niet aan de minimale rusttijd van 8 uur. Wil je de werknemer toch inplannen?
Werknemer al ingepland
Werknemer x staat al gepland op een uitvraag binnen deze periode. Wil je de werknemer toch inplannen en de andere uitvraag verwijderen?
Werknemer niet bevoegd
Werknemer x is onbevoegd voor werk op deze locatie. Wil je de werknemer toch inplannen?
Akkoord termijn al verstreken
Werknemer x dient een akkoord te geven op de planning. Dit is niet meer mogelijk i.v.m. de sluitingstijd van x dagen akkoord limiet. Wil je de werknemer toch inplannen?
Planning in het verleden
Je gaat de werknemer x in het verleden inplannen. Weet je zeker dat je wilt doorgaan?

Leeftijd instellingen

Middels dit veld is aan te geven welke maximale eindtijd er per leeftijd gekoppeld is.

FTP instellingen

Met de FTP instellingen hoef je niks te doen, deze stellen wij voor jullie in. Dit is nodig om de documenten online beschikbaar te stellen.

Pagina-navigatiestructuur

7.17 Planning