De evenementenplanning is het centrale onderdeel van heel EasyParty, hier draait het om. Wanneer een opdrachtgever zijn wensen kenbaar heeft gemaakt m.b.t. een evenement dan gaat u dit evenement samenstellen, offreren en factureren vanuit de evenementenplanning. Daarnaast kunt u vanuit de evenementenplanning alle benodigde operationele documenten genereren.

Inhoudsopgave

Startscherm

Wanneer u in EasyParty het tabblad ”evenementen” opent krijgt u het startscherm van de evenementenplanning te zien. In dit startscherm kunt u evenementen zoeken m.b.v. filters, maar ook managementoverzichten draaien en nieuwe evenementen aanmaken.

Zoekfunctie

Door middel van de filterwaardes bovenin het scherm kunt u een selectie aan evenementen ophalen. In bovenstaand printscreen ziet u dat er gefilterd is op een periode, alle evenementen tussen 30-6-2018 en 12-2-2019 worden nu getoond in het overzicht onderin. De gegevens waar u op kunt filteren vult u in het evenement zelf. Hoe u de evenementdetails vult kunt u terugvinden in het artikel Evenementen – Evenementdetails.

Managementoverzichten

Wanneer u op de knop ”managementoverzichten” klikt in het startscherm krijgt u een dropdown met verschillende overzichten te zien. Het aantal overzichten dat u ziet is afhankelijk van de rechten die u heeft.

De bovenste overzichten zijn financieel en zijn dus niet voor iedereen zichtbaar. Vanaf het overzicht ”arrangementen” zijn het operationele documenten en voor iedereen toegankelijk, afhankelijk van de modules in EasyParty die u gebruikt. Deze kunt u met rechten wel of niet afschermen per medewerker.

Evenement aanmaken

U kunt op 2 manieren een evenement aanmaken vanuit het startscherm, namelijk via de knop ”evenement toevoegen” en de knop ”snelle invoer”.

• Evenement toevoegen: wanneer u een uitgebreider evenement aanmaakt kiest u voor deze manier van een evenement toevoegen. Wanneer u op deze manier een evenement aanmaakt dan kunt u alle gegevens vullen die van toepassing zijn, van begin tot eind. Ieder tabblad wordt individueel uitgelegd op de wiki – klik hier voor een overzicht van alle artikelen.

• Snelle invoer: deze manier van een evenement aanmaken kunt u gebruiken bij het doorvoeren van een klein evenement, bijvoorbeeld een het leveren/laten ophalen van een lunch. Doordat u bij instellingen al een aantal standaardgegevens heeft ingesteld voor de snelle invoer, hoeft u alleen nog het culinair en eventueel de dranken te vullen. In het artikel evenement – snel invoer leest u hier meer over.

Relatie selecteren

Nadat u een op “evenement toevoegen” of “snelle invoer” hebt gedrukt komt er een pop-up om een relatie te selecteren. U kunt op zowel op contactpersoon als op relatie zoeken. Let op; er dient wel een contactpersoon gekoppeld te zijn aan de relatie voordat u deze kunt selecteren. Hoe u relaties en contactpersonen aanmaakt leest u in het artikel CRM – Algemeen.