Let op: dit is een losse module, om deze module te kunnen gebruiken is ook de module ‘Voorportaal import leveranciers’ benodigd.
In hoofdlijnen zorgt deze module er voor dat CSV bestanden uitgelezen worden uit een daarvoor bestemde mailbox. Dit CSV bestand wordt gestuurd door de leverancier (op dit moment met Sligro gerealiseerd) en vervolgens uitgelezen door EasyParty en overgezet naar het stambeheer. Alle wijzigingen, fouten of opmerkingen die in dit bestand staan worden gesignaleerd en per mail verstuurd. Daarnaast zijn deze meldingen ook terug te vinden in EasyParty in een daarvoor ontwikkeld signaleringenscherm. Vanuit dit scherm of vanuit de mails met signaleringen kunnen de vervolgacties worden bepaald.
Wanneer u dit proces schetst ziet dit er als volgt uit:
Werking importtool
De artikelbestand import wordt via Windows Taakplanner dagelijks op een vast tijdstip ingepland. Indien wenselijk kan dit ook meermaals per dag ingepland worden. De import maakt verbinding met de door u gefaciliteerde mailbox vanuit Instellingen > Artikelbestand Import. Alle e-mails in deze mailbox worden aangeboden aan EasyParty als artikelmutatiebestand. E-mails zonder bijlage of met een niet compatible bijlage worden niet verwerkt en uit de mailbox verwijderd. Het is dus belangrijk dat deze mailbox uitzonderlijk voor deze artikelmutatiebestanden gebruikt wordt. De voorwaarden voor een compatible e-mail zijn:
- De e-mail heeft een .CSV bijlage
- De naam van de bijlage start met AM
De leverancier van de producten wordt gematcht a.d.h.v. de afzender van de e-mail. De import maakt een kopie van alle aangeboden importbestanden, zodat de bron van een mutatie altijd te herleiden is. Deze kopie wordt in de documenten mappen van de leverancier in EasyParty opgeslagen.
Import
De producten worden gematcht a.d.h.v. het artikelnummer bij de betreffende leverancier. Wanneer het product gevonden is, worden de volgende wijzigingen direct gemuteerd bij het product:
- Inkoopeenheid
- Productnaam leverancier
- EAN (consumenteneenheid)
- EAN (handelseenheid)
- Inkoopprijs
- de inkoopprijs wordt standaard verwerkt als periodeprijs bij het product
- Indien de huidige inkoopprijs of ingevoerde actuele periodeprijs niet is veranderd, wordt er geen nieuwe periodeprijs ingevoerd. Hier wordt op dat moment ook geen signalering van gegeven.
Alle wijzigingen die worden gedaan door de import worden opgenomen in het stambestand logboek, wat in EasyParty per product in te zien is.
Wanneer een product niet gevonden is, wordt deze gesignaleerd als nieuw artikel.
Signalering
De importtool genereert een logboek met wijzigingen en foutmeldingen. Bij het starten van EasyParty wordt het logboek met de nog te controleren mutaties getoond (het logboek is daarnaast ook nog te openen via een knop in de keuken module).
Logboek in EasyParty met signaleringen n.a.v. artikelmutatiebestand import
Verwerkt: hier kunt u aanvinken indien u een mutatie verwerkt heeft zodat u overzicht bewaart in welke mutaties u nog dient te behandelen en welke reeds behandeld zijn.
De niet verwerkte signaleringen blijven terugkomen in de pop-up met alle nog te verwerken/controleren signaleringen tot deze als verwerkt worden gekenmerkt.
Reeds verwerkte signaleringen blijven 14 dagen behouden en kunnen in deze periode teruggezocht worden. Na deze 14 dagen worden de verwerkte signaleringen definitief verwijderd.
Art. Nr. & product: dit is informatie over het product (artikel nummer + omschrijving van het product) waarop de mutatie betrekking heeft.
Type signalering: om aan te geven welke mutatie is doorgekomen vanuit het artikelmutatiebestand zijn type signaleringen aangemaakt, deze vertellen u het volgende:
- Nieuw artikel gesignaleerd
- Het artikelnummer leverancier komt niet voor bij een actief product, vermoedelijk is het een nieuw product. Als dit product in EasyParty moet worden opgenomen moet het nieuwe product handmatig ingevoerd en ingericht worden.
- Prijs gemuteerd
- De inkoopprijs is gewijzigd t.o.v. de laatst in EasyParty bekende productnaam leverancier. De omschrijving in EasyParty is gewijzigd.
- Omschrijving gemuteerd
- De productomschrijving is gewijzigd t.o.v. de laatst in EasyParty bekende productomschrijving. De omschrijving in EasyParty is bijgewerkt.
- Inkoopeenheid gemuteerd
- De inkoopeenheid is gewijzigd t.o.v. de laatst in EasyParty bekende inkoopeenheid. De inkoopeenheid in EasyParty is bijgewerkt.
- EAN gemuteerd
- Het EAN nummer consumenteneenheid of – handelseenheid is gewijzigd t.o.v. het laatst in EasyParty bekende EAN nummer.
- Artikel verwijderd uit orderset
- Het artikel is niet langer te bestellen. Het prodcut moet in EasyParty inactief gemaakt worden en in bestaande pakketten en recepturen vervangen worden door een alternatief product (handmatige actie).
- Artikel is aangemerkt als uitlopend
- Sligro kondigt aan dat het product binnenkort uit de orderset verwijderd wordt en dus binnenkort niet meer bestelbaar is. Het product dient in EasyParty inactief gemaakt te worden en in bestaande pakketten en recepturen vervangen te worden door een alternatief product. De datum per wanneer het product niet mer leverbaar is wordt hier ter info getoond.
Oude waarde & Nieuwe waarde: indien de prijs van een product gemuteerd is, wordt hier de oude en nieuwe prijs getoond zodat u vanuit het signaleringen scherm al kunt zien wat gewijzigd is.
Daarnaast is het mogelijk om signaleringen middels een e-mail binnen te krijgen. Aan het einde van elke import wordt dan één e-mail verzonden aan de ingestelde e-mailadres(sen). Mutaties zijn daarin gesorteerd op type melding. Als geen enkele signalering is opgetreden tijdens de import, wordt er een e-mail verstuurd om te bevestigen dat de import succesvol heeft gedraaid.
Instellingen
Om de artikelbestand import correct te laten verlopen, moeten een aantal instellingen gevuld worden. Via Instellingen > Artikelbestand import zijn de onderstaande instellingen beschikbaar
Mailbox instellingen
Deze instellingen zijn benodigd voor het uitlezen van de mailbox. Deze instellingen worden door ons gevuld wanneer de module geïnstalleerd is.
Notificaties
De artikelbestand import verstuurd na het succesvol draaien een e-mail met signaleringen of indien geen signaleringen bekend een e-mail met de melding dat deze succesvol heeft gedraaid.
E-mailadres(sen) kunnen hier worden ingevoerd. Indien u meerdere e-mailadressen wilt invoeren dan kan dit door deze te scheiden met een ‘;’.
Notificatie meldingen (mail)
De signaleringen die per e-mail verzonden moeten worden naar de ingestelde notificatie e-mailadres(sen) kunnen hier ingesteld worden. U kunt hierbij een keuze maken tussen de signaleringen die bovenstaand zijn beschreven onder het kopje ‘Signaleringen’.
Notificatie meldingen (logboek):
De signaleringen die in het logboek van EasyParty getoond moeten worden kunnen hier ingesteld worden. De keuze’s hiervoor zijn hetzelfde als bovenstaande.
Om de logboek meldingen correct in te kunnen voeren, moet een standaard werknemer worden geselecteerd. Deze instelling is te vinden bij Instellingen > Evenementen > Algemeen > Standaard werknemer t.b.v. logging.
Rechten
De pop-up met signaleringen en knop in de keukenmodule om deze pop-up te openen zijn af te schermen voor gebruikers middels het recht ‘Logboek’ (code 257) welke onder de categorie ‘Artikelbestand import’ staat.