De begroting en de factuur van een evenement worden gebaseerd op de gekoppelde pakketten, personeelsleden en zalen. Deze worden dan ook per stuk getoond op de begroting en factuur, mits er een verkoopprijs gekoppeld is. Door middel van de functie ‘Prijs per gast’ kunt u een paar of alle regels bundelen om een prijs per persoon te berekenen. Maar het is ook mogelijk om categorieën samen te voegen zodat de klant niet elk pakket ziet waarvoor hij/zij betaald.
Bijvoorbeeld bij Materialen kan het voorkomen dat er pakketten gekoppeld zijn zoals keukenapparatuur, borden en bestek, glaswerk en schoonmaakmaterialen. I.p.v. ieder pakket in de begroting te tonen is het ook mogelijk om een totaalprijs te tonen. Indien dit gewenst is dan kunt u instellen dat ze samengepakt weergeven moeten worden. Er komt dan alleen één regel op de begroting met de totaalprijs.
Omschrijving aanpassen
Deze samengepakte regel bevat op de begroting en de factuur standaard de omschrijving van de categorie. Indien u deze wilt aanpassen dan kunt u deze toevoegen bij “Alternatieve omschrijving”. In het voorbeeld hierboven is bijvoorbeeld de Zaalhuur veranderd in Locatieverhuur.
Niet samen gepakt op pakketniveau
Indien een of meerdere pakketten van een samengepakte categorie los op de factuur weergegeven moeten worden, dan is dat mogelijk. Dit kunt u binnen het evenement bij het desbetreffende pakket instellen. Dit doet u bij Evenement > Pakket selecteren > Offerte & Draaiboek > Niet samenpakken aanvinken.
Dit zorgt ervoor dat op de begroting zowel de samengepakte regel als de losse regel voor bijvoorbeeld de Mobiele bar op de begroting en factuur komt.
Standaard ‘Samengepakt categorieën’ instellen
Indien u als bedrijf standaard een bepaalde categorie samengepakt wilt tonen, dan is dat in te stellen bij Instellingen > Producttypes en verkoopcategorieën > Per verkoopcategorie > Samenpakken. Hier kunt u het vinkje standaard aan of uitvinken. Op evenementniveau blijft het altijd aanpasbaar.