Inhoudsopgave

Beheer van grootboekrekeningen

Het is per verkoopcategorie (sinds R14) mogelijk om in te stellen hoe afdrachten, kortingen en commissies administratief worden verwerkt. Waar u voorheen één grootboekrekening voor de afdracht van zaalhuur en één grootboekrekening voor alle overige afdrachten kon gebruiken, is het nu mogelijk om dit per categorie te sturen.

Om gebruik te maken van afdrachten moet 1 grootboekrekening zijn aangemaakt met de categorie ‘Afdracht’ en type ‘Afdracht’. Had u al een afdrachten-grootboekrekening, dan wordt deze bij installatie van de update automatisch geconverteerd naar de juiste nieuwe instellingen.

Had u ook een grootboekrekening met type ‘Afdracht zaalhuur’, dan wordt deze bij installatie van de update automatisch geconverteerd naar categorie ‘Zaalhuur’ en type ‘Afdracht’.

Als u beschikt over de module ‘Commissies’* binnen uw licentie moet om gebruik te maken van de commissie module 1 grootboekrekening zijn aangemaakt met de categorie ‘Commissie’ en type ‘Commissie’. Had u al een commissie-grootboekrekening, dan wordt deze bij installatie automatisch geconverteerd.

De kolom ‘Categorie t.b.v. afdracht’ is hernoemd naar ‘Categorie’, omdat deze veel meer functies had dan enkel t.b.v. de afdracht. Nieuw is ook dat de keuzes in deze categorie zijn opgeschoond. De categorieën Derden, Transporten en Kredietbeperking zijn verwijderd, deze werden niet langer toegepast binnen EasyParty.

Ook de keuzes in de kolom ‘Type’ zijn opgeschoond. Het type ‘Zaalhuur’ is vervallen, de zaalhuur wordt (net als voor overige producttypes) op de ‘standaard’ grootboekrekening van de categorie ‘Zaalhuur’ geboekt. Het type ‘Afdracht zaalhuur’ is vervallen.

Verkoop

Hier kunnen de grootboekrekeningen van alle bestaande verkoopcategorieën worden ingesteld. Deze grootboekrekeningen bestaan reeds en vindt u terug in uw boekhoudpakket of bij uw financiële collega(‘s).

• Grootboekrekening: hier kan het grootboekrekeningnummer worden ingevoerd zoals deze ook wordt gebruikt in het boekhoudpakket.
• Omschrijving: voer hier een duidelijke omschrijving in van de grootboekrekening, bijvoorbeeld ‘Omzet dranken hoog’.
• Btw type: het btw-type van de grootboekrekening dient hier te worden geselecteerd.
  • Hier kunnen enkel btw types worden geselecteerd die voor de betreffende administratie zijn aangemaakt in het tabblad btw.
• Categorie t.b.v. afdracht: koppel hier de juiste verkoopcategorie aan de grootboekrekening. Deze categorieën zitten standaard in EasyParty. Dit zorgt ervoor dat EasyParty weet voor welke categorie deze grootboekrekening is.
• Type: dit is een optioneel veld. Indien nodig kan hier een Type worden gekoppeld aan de grootboekrekening.
• Standaard: van alle verkoopcategorieën dient er één grootboekrekening op standaard te worden gezet door het vinkje hier aan te zetten.
  • Dit vinkje zorgt ervoor dat dit de standaard grootboekrekening is die wordt gekoppeld binnen de verkoopcategorie.
  • Bij het ingeven van een afwijkende administratie kan worden gekozen voor een andere grootboekrekening binnen deze verkoopcategorie.

    U kunt een afwijkende administratie invoeren bij zowel de keuken als het magazijn. Bij de keuken doet u dit op culinair niveau middels de knop ‘Afwijkende administratie inzetten’ en in het magazijn middels de zelfde knop op productniveau. Wanneer u op deze knop klikt dan verschijnt er een extra tabblad met ‘Afwijkende administratie’. Wanneer u naar dit tabblad gaat kunt u onderin een verkoop grootboekrekening instellen die afwijkt van de als standaard ingestelde grootboekrekening.

    
    De grootboekrekeningen waaruit u wilt kunnen kiezen dienen wel eerst aangemaakt te zijn. Bijvoorbeeld voor dranken wilt u minimaal 2 grootboekrekeningen hanteren, namelijk dranken hoog en dranken laag. Alcoholische dranken krijgen natuurlijk een ander btw tarief dan non-alcoholische dranken. Doordat u beide grootboekrekeningen koppelt aan de categorie ‘Dranken’ kunt u middels de knop afwijkende administratie per drank aangeven welke grootboekrekening van toepassing is.
    
    Indien geen afwijkende administratie is gevuld zal EasyParty de standaard grootboekrekening koppelen voor die categorie.

• Realisatie invoeren: indien dit vinkje aanstaat, wordt voor pakketten/ producten waarvoor deze grootboekrekening is geselecteerd standaard het vinkje ‘Realisatie invoeren’ op evenementniveau aangevinkt.
• Factor (-1, 1, 0): indien de omzet van de geselecteerde grootboekrekening niet meegenomen dient te worden in managementoverzicht kan hier 0 worden ingevoerd. Indien de omzet van de managementoverzichten afgetrokken dient te worden kan hier -1 worden ingevoerd (dit zijn dan dus kosten i.p.v. omzet). Indien hier niets wordt gevuld wordt de omzet standaard voor 100% meegenomen in managementexports.

Let op: de onderstaande kolommen zijn alleen beschikbaar bij koppeling met AFAS. Deze kolommen maken het mogelijk om naast omzet, ook kosten te boeken in AFAS.

• Kosten grootboekrekening: voer hier de grootboekrekening in waar de kosten van deze categorie op geboekt moeten worden.
• Kosten kostenplaatsnummer: voer hier de kostenplaats in waar de kosten van deze categorie op geboekt moeten worden.

Inkoop

Hier kunnen de Inkoopgrootboekrekeningen worden ingevoerd, ten behoeve van de Inkooporders. Het invoeren werkt op dezelfde manier als Verkoopgrootboekrekeningen. Indien u geen gebruik maakt van de module inkooporders dan hoeft u hier niets te vullen.

Btw

Standaard zijn hier 6 btw types gevuld vanuit EasyParty zelf. Hier kunt u de btw types aanpassen naar uw eigen wensen zodat ze vervolgens geselecteerd kunnen worden in het tabblad Grootboekrekeningen.

• Actief: indien de grootboekrekening niet actief is kan deze worden uitgevinkt. Deze komt dan niet terug in de drop-down waar u een keuze moet maken voor een btw type.
• Omschrijving: hier voert u de interne omschrijving van het btw percentage in. Deze omschrijving ziet u terug in de drop-down menu’s waar u een btw type moet kiezen.
• Commerciële omschrijving: deze omschrijving wordt extern gebruikt, bijvoorbeeld in de begroting. EasyParty zet hier automatisch het percentage achter dat het btw type betreft. U kunt als commerciële omschrijving dus hanteren: ‘Btw’. Op de begroting komt dan te staan: ‘Btw 9%’ of ‘Btw 21%’.
• Standaard: het btw type dat u hier als standaard aanvinkt wordt gekozen bij producten wanneer u hier geen afwijkende administratie hebt gekoppeld. Stel dus het btw type dat het meest voorkomt als standaard in.
• Grootboekrekening: voer hier de juiste grootboekrekening in voor het btw type. Deze is al bepaald in uw boekhoudpakket en kunt u vanuit daar overnemen.
• Btw Hoog / Btw Laag: vink aan of het btw type btw laag of hoog betreft. Zo weet EasyParty welk btw type het betreft
• Btw tarieven: hier stelt u in welk btw tarief van toepassing is met welk percentage. Daarnaast geeft u hier aan welke btw codes uw boekhoudpakket gebruikt voor dit btw tarief zodat EasyParty deze kan gebruiken tijdens het doorsturen van financiële mutaties.