Instellingen - Mappen en documenten

Bewerk sjablonen

Door op de knop ‘Bewerk sjablonen’ te klikken worden er meerdere opties zichtbaar waarop geklikt kan worden. Door een van deze opties te selecteren kan het sjabloon worden aangepast. Door dit document na het bewerken op te slaan, worden de wijzigingen opgeslagen.

Draaiboeksjabloon

Het draaiboeksjabloon is een Wordsjabloon (zoals bij offertes). In dit document kunt u zelf bepalen welke tags er in moeten komen of niet. Standaard koppelt EasyParty een uitgebreid sjabloon maar deze kunt u helemaal aanpassen naar u wensen.

De tags voor het draaiboek zijn anders dan de tags voor de offerte. Deze tref u hiernaast onder de knop “Beschikbare tags draaiboek”.
De informatie die in het draaiboek komt is opgebouwd uit de interne omschrijvingen en de tekst die in de draaiboek-tekstvelden toegevoegd is.

Stickersjablonen

Naast het draaiboek is het ook mogelijk om de standaard stickers, die voor Productieplanning benodigd zijn, te wijzigen. Deze sjablonen zijn documenten met maten op basis van standaard printers. Deze kunt u aanpassen zodat ze ook aansluiten op uw stickerprinters.

Sticker: Dit is een standaard productiesticker voor een stickerprinter die individuele stickers uitprint
Sticker A4: Dit is een standaard productiesticker voor een normale printer die op vellen stickerpapier print. De afmetingen hiervan kunt u zelf aanpassen op basis van de vellen die u koopt.
Sticker allergeen: Dit is een productiesticker met allergenen voor een stickerprinter.
Sticker allergeen A4: Dit is een productiesticker met allergenen voor een een normale printer.

Standaard mappen in evenement

Wanneer er documenten gegenereerd worden in Evenementen > Documenten, dan wordt er standaard een map aangemaakt voor dat type document. Bijvoorbeeld als een Tellijst gegenereerd wordt, dan wordt er een map “Realisatie” aangemaakt.

Omschrijving: De naam van de map die door EasyParty aangemaakt wordt.
Documenten: Dit zijn de verschillende soorten documenten die in de betreffende map worden opgeslagen.
Standaard aanmaken: Door deze check-box aan te zetten, wordt de map automatisch aangemaakt bij het aanmaken van een evenement. Indien deze uitgevinkt wordt, dan worden de desbetreffende documenten los in de hoofdmap aangemaakt.

Aanvullende mappen in evenement

Het is mogelijk om naast de standaard mappen van EasyParty uw eigen standaard mappen aan te maken. Voorbeelden hiervan zijn “Communicatie met klant” en “Leveranciersgegevens”. Dit zorgt ervoor dat er altijd een structuur is per evenement en dat alle mappen hetzelfde heten en dus iedereen hetzelfde gaat werken.

Map toevoegen: Door op de knop ‘Map toevoegen’ te klikken kan een map worden aangemaakt. Deze map wordt automatisch aangemaakt in alle evenementen.
Map verwijderen: Door op de knop ‘Map verwijderen’ te klikken, wordt de geselecteerde map verwijderd. In evenementen waar deze map reeds is aangemaakt, blijft deze bestaan.

Aanvullende stickers

Naast de standaard productiestickers is het mogelijk om in de uitgebreide keukenmodule bij productieplanning ook andere stickers te genereren. De sjablonen voor deze stickers kunt u hier aanmaken om deze vervolgens in de productieplanning te selecteren voor de desbetreffende componenten of recepten.

Hoe maakt u een sjabloon aan?

Open Microsoft Word en voeg de benodigde tags en opmaak toe (voor stickerprinter of A4) en deze op te slaan als “Word-sjabloon (*dotx)”. Het is belangrijk om het als Sjabloon en niet als Document op te slaan.
Vervolgens klikt u op “Sticker toevoegen” in EasyParty en selecteert u het reeds aangemaakte sjabloon. De “Omschrijving” vult u met een omschrijving zodat het duidelijk is om welke het gaat.
Let op: EasyParty slaat dit sjabloon op als een nieuw bestand op een bepaalde plek binnen haar mappenstructuur op. Dus het sjabloon die u heeft aangemaakt is nu niet meer het gekoppelde sjabloon en kan gewoon verwijdert worden.

Werking van overige knoppen:

Sticker verwijderen: Indien dit sjabloon niet meer nodig is, dan kunt u deze hier verwijderen.
Sjabloon selecteren: Indien u een nieuw sjabloon gemaakt is voor de sticker, dan kunt u deze koppelen d.m.v. deze knop. Klik op de juiste sticker in de grid onderin en dan op deze knop.
Bewerk sjabloon: Indien een sjabloon al gekoppeld is en u wilt deze aanpassen dan kunt u dat doen d.m.v. deze knop. Dit zorgt ervoor dat het sjabloondocument geopend wordt. U kunt vervolgens alle aanpassingen toevoegen en dan op opslaan drukken. EasyParty zorgt ervoor dat het sjabloon bijgewerkt wordt en dan hoeft u deze niet opnieuw te koppelen.
Beschikbare tags: Dit zijn alle beschikbare tags die u kunt gebruiken voor op deze stickers.

Aanvullende operationele documenten

Het is ook mogelijk om naast de standaard operationele documenten zoals Keukenbonnen, Tellijst en Draaiboeken ook zelf extra operationele documenten aan te maken. Het sjabloon voor een document maakt u hier aan en kunt u vervolgens terugvinden en exporteren bij het tabblad Documenten in een evenement.