Zorg dat minimaal je eigen evenementenlocaties en de externe locaties waar jullie regelmatig evenementen hebben in EasyParty staan. Overige locaties kun je tijdens de ingebruikname verder aanvullen. 

Is dit niet van toepassing voor jullie? Ga dan door naar de volgende stap van de e-learning.

Het is belangrijk dat de locatienaam intern helder is voor iedereen. Wanneer je meerdere locaties van een bedrijf als locatie hebt is het handig om een specifiek locatiekenmerk te gebruiken in de naam, zoals bijvoorbeeld de stad waarin de locatie zich bevindt.

Deze gegevens krijgt de klant te zien op bijvoorbeeld de offerte. Daarnaast worden deze gegevens intern ook getoond in bijvoorbeeld het draaiboek, de picklijst (afleverlocatie), het dashboards, etc. 

Het is verplicht om een administratie te kiezen bij je locaties. Als je maar één financiële administratie hebt dan spreekt het voor zich. 

Aan een locatie kun je een plattegrond toevoegen. Dit is 1 afbeelding per locatie. 

Deze kun je vanuit hier ook openen via de knop 'Open plattegrond' of exporteren naar Word via de knop 'Plattegrond(en) exporteren'. De plattegrond van de huidige geselecteerde locatie wordt dan geopend of geëxporteerd.

Verder komt deze plattegrond nergens terug in EasyParty of in exports.

Ook kun je 1 sfeerafbeelding per locatie koppelen.

Deze kun je vanuit hier ook vervangen of wissen.

Deze sfeerafbeelding kun je laten terugkomen in de offerte. Meer hierover lees je in de module offertebeheer.

Je kunt per locatie verschillende zalen aanmaken en beheren. Deze zalen kun je vervolgens selecteren in evenementen.

Omdat dit een redelijk uitgebreide functionaliteit is, staat dit beschreven in het artikel: Zalen toevoegen en beheren.

In deze tabel kunnen er per periode budgetten ingezet worden. In de omzetten exports (in het evenementenoverzicht) komen deze budgetten terug. Je kunt daarin controleren of je je budget gehaald hebt of niet.

Meer informatie over hoe het instellen van deze budgetten werkt vind je hier.

Hier kun je per gekozen periode zien welke zalen van de huidige locatie beschikbaar of bezet zijn.

In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een zaal waarin op donderdag en zaterdag evenementen plaatsvinden. Als je hier met je muis overheen gaat dan zie je de details van het evenement.

Dit overzicht is ook vanuit evenementen te zien, hier komen we later nog op terug.

Soms moet je bij een locatie altijd standaard materialen meenemen. Bijvoorbeeld een oven als er geen oven aanwezig is, of een standaard schoonmaakpakket.

Het pakket maak je aan in Magazijn en kan hier aan de locatie gekoppeld worden (hoe je pakketten aanmaakt lees je in dit artikel: 2. Materiaalpakketten aanmaken en vullen met onderliggende materialen). Dit pakket wordt dan altijd automatisch in het evenement gekoppeld waar deze locatie gekozen wordt. Zo vergeet je dit soort standaard zaken nooit meer mee te nemen.

Wanneer je op externe locaties voorraad hebt die in het systeem verwerkt moeten worden dan kan het nuttig zijn deze functie te gebruiken.

Dit is voor nu nog niet nodig om in te richten en mag je dus overslaan. Hier komen we dan later in de e-learning op terug.

Als je met de locatie hebt afgesproken dat zij van jou afdracht ontvangen over de evenementen op die locatie, dan kan dat hier ingesteld worden.

In dit artikel lees je precies hoe deze afdracht werkt en hoe je dit kunt instellen. 

Prijslijsten helpen je bepalen welke locaties welke producten mogen verkopen en tegen welke prijs. Dit is handig in situaties zoals:

• Specifiek assortiment per locatie: Een prijslijst met alleen de producten die op die locatie verkocht mogen worden, met de bijbehorende prijzen. Bij evenementen kunnen alleen producten uit de lijst gekozen worden.

• Verschillende prijzen per locatie: Als je verschillende prijzen voor producten hanteert per locatie, maak je een aparte prijslijst. Producten die niet op de lijst staan, behouden hun standaardprijs.

• Specifieke prijzen voor relaties: Bij speciale afspraken met een relatie, maak je een prijslijst met de afgesproken prijzen. Ook hier kun je instellen dat producten buiten de lijst de standaardprijs behouden.

In het artikel Prijslijsten lees je hoe dit werkt en hoe je dit kunt instellen.

Deze functionaliteit is als je evenementen, prijslijsten of producties van de locatie wilt afschermen voor bepaalde werknemers. Door hier werknemers te koppelen geef je ze expliciet toegang tot de producties, evenementen en prijslijsten van deze locatie. 

Als alle werknemers gewoon toegang mogen hebben tot de locatie dan hoef je geen werknemers te koppelen. Zolang er geen werknemers zijn gekoppeld, heeft iedereen toegang. Als er wel werknemers zijn gekoppeld, dan hebben alleen de werknemers die gekoppeld zijn toegang.

Deze standaard offerteteksten hebben invloed op de offerte. Omdat je hier nu nog niet mee bezig bent geweest slaan we deze voor nu even over. Later in de e-learning, bij het maken van het offertesjabloon, komen we hier op terug.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar i.c.m. het online bestelportaal. Hier komen we later op terug in de e-learning.

Het invullen van de openingstijden van een locatie heeft 2 functies:

1. Informatie voor werknemers: ze kunnen hier controleren tot hoe laat een locatie open is. 
2. In de budgettenexport is een beschikbaarheid aan uren zichtbaar. Deze wordt gebaseerd op de openingstijden indien gevuld.

Als je deze informatie niet op deze manier gaat gebruiken en de export budgetten niet gaat gebruiken, adviseren wij om deze dan ook niet te vullen. Dit is dan zonde van je tijd om dit te vullen en bij te houden.

Later in de e-learning gaan we het hebben over financiële boekingen en kostenplaatsen.

Voor nu mag je deze leeg laten. Als de financiële administratie kostenplaatsen nodig vindt dan vullen zij deze gegevens.

Per locatie kunnen meerdere documenten centraal worden opgeslagen. Hier gebeurt verder niks mee in EasyParty en fungeert dus enkel als centrale informatiebron voor jou en je collega's.