Als je klaar bent met het controleren van je facturen dan is het tijd om ze te gaan versturen!
Ben je nog in je implementatiefase? Geen zorgen! Je kunt dan gewoon facturen versturen zonder dat deze echt bij je klant terecht komen. Wij kunnen deze later (als je live gaat) verwijderen voor je zodat deze niet in je boekhouding terecht komen.
Als je wel al live gebruik maakt van EasyParty let dan op dat je niet per ongeluk een factuur verstuurd die nog niet verstuurd had mogen worden.
In de facturatiemodule vind je in het tabblad 'Conceptfacturen' 2 knoppen:
Zoals de naam al zegt kun je met de eerste knop meerdere facturen in 1x genereren en versturen. Dit doe je door meerdere facturen aan te vinken.
Als je maar 1 factuur wilt versturen dan selecteer je 1 factuur en klik je op 'Factuur genereren'.
Als je op genereren hebt geklikt dan wordt een scherm geopend wat vergelijkbaar is met het scherm wanneer je een mailtje verstuurd.
Hierin kun je eventueel extra ontvangers, bijlages of tekst toevoegen voordat je factuur verstuurd wordt. Dit is het mailtje wat naar de klant gaat met in de bijlage de factuur.
De tekst die je onderin al ziet komt vanuit Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten. Als je hier meer over wilt weten dan adviseren we je om dit artikel nog eens door te nemen.
Als de gegevens in het bericht kloppen dan kun je de factuur versturen door op de knop 'Versturen' te klikken.
De mail wordt vanaf het ingestelde e-mailadres verzonden naar het e-mailadres wat je hier in de aan hebt gezet.
Je ziet dat de factuur nu verdwijnt bij conceptfacturen. Deze is automatisch verplaatst naar 'Openstaande facturen'.
Het kan voorkomen dat je een evenement in EasyParty hebt, welke je niet gaat factureren. Denk bijvoorbeeld aan een intern evenement of een proefdiner. Je moet dan wel van alles voorbereiden en wil dus dat het in de operatie terecht komt net zoals andere evenementen. Maar je wilt uiteindelijk geen factuur versturen.
Hiervoor bestaat in EasyParty de functionaliteit 'Niet factureren'. Meer weten over deze functie? Zoek dan in dit artikel op 'Niet factureren'.
En nu?
Nu is het van belang om de factuur correct op te volgen. Hoe je dit doet lees je in de volgende stap.