De materialen in EasyParty omvatten alle materialen die op een evenement gebruikt worden en vanuit het magazijn worden aangeleverd. Voor dranken, decoratie, entertainment, techniek en diensten is hier een appart tabblad.

De meeste materialen hebben jullie via de importsheets in het systeem gevuld, maar je zal in de loop van de tijd merken dat je nog materialen mist. 

Het aanmaken van een materialen

Open EasyParty en ga naar: Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen

Klik op de knop:

In het tabblad Eigenschappen worden alle materialendetails gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd. 

Uitleg belangrijkste velden Ingrediënten 

Wat is de interne naam/omschrijving van het product die we intern communiceren o.a. de picklijst voor het magazijn en het draaiboek?

Geef hier zo veel mogelijk informatie zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

Wat is de naam/omschrijving van dit product die we naar onze klant communiceren op de offerte en de factuur?

Dit kan dezelfde naam zijn als de interne naam

Onder welke categorie valt dit product? 

Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat je makkelijk kunt zoeken op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Drankcategorie.

Hoe wordt het product gezien?

Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter.

Dit staat los van hoe het product ingekocht wordt. 

De verschillende eenheden zijn te beheren met de . Hier kun je nieuwe eenheden aanmaken en verwijderen. 

Hoe is het product verpakt? In welke verpakking pakt het magazijn dit product? 

Dit is ook de eenheid die wordt getoond op de picklijst voor het magazijn. 

Voorbeeld:

  1. Krat - Het magazijn pakt geen losse glazen, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat is.
  2. Stuk - De bartafels gaan altijd per Stuk. 

Hoe veel stuks/producteenheid zitten er in 1 verpakkingseenheid? 

Dit moet EasyParty weten om uiteindelijk voor evenementen te weten hoe veel kratten er mee moeten voor bv. 100 longdrinkglazen. Zo hoeft dit niet los geteld te worden, maar alleen naar de verpakkingseenheid (krat) gekeken hoeft te worden.  

Als dit niet van toepassing is laat je deze cel leeg. 

Voorbeeld:

  1. 24 - Hoe veel glazen zitten er in 1 krat?

Wat kost 1 producteenheid (kolom F)?

Kostprijs van materiaal kan in 3 categorieën verdeeld worden:

  1. Inhuurprijs van vaste inhuuritems
    Dit zijn de materialen die je standaard voor evenementen inhuurt bij een verhuurbedrijf. De kostprijs hiervan is de verkoopprijs die berekend wordt door het verhuurbedrijf.
  2. Inkoopprijs van verbruiksartikelen
    Hierbij gaat het om de non-food verbruiksartikelen. Denk bijvoorbeeld aan waxinelichtjes of lampenolie voor de fakkels die tijdens het evenement zullen opbranden. De kostprijs is de inkoopprijs.
  3. Kostprijs van voorraadhoudende materialen
    De materialen die je op voorraad hebt, brengen eveneens kosten met zich mee. De kostprijs is niet standaard de inkoopprijs van het materiaal, want het product gaat naar meer evenementen mee. Daarom moet je deze kostprijs uitrekenen per product. Die is opgebouwd uit twee aparte kosten: afschrijvingskosten en handelingskosten.

Bereken de totale materiaalkosten via de volgende methode voor een juiste kostprijsberekening voor het evenement

Stap 1: Afschrijvingskosten
Materiaal dat meegaat naar een evenement, komt niet altijd heelhuids terug. Materialen verslijten in de loop der tijd of breken tijdens een evenement. Daarom is het verstandig om een deel van de afschrijvingskosten op te nemen in de evenementkosten. Deze bereken je als volgt:

  1. Schat in hoe vaak je denkt dat een product meegaat voordat het vervangen moet worden. Voor een wijnglas kan dat bijvoorbeeld 10 keer zijn, terwijl een longdrinkglas misschien wel 15 keer meegaat voordat het vervangen moet worden.
  2. Deel vervolgens de inkoopprijs van het product door het aantal keer dat je verwacht het mee te kunnen nemen. Dit bedrag vormt de afschrijvingskosten van het materiaal, nog niet de volledige kostprijs van het materiaal.

Stap 2: Handelingskosten
Het personeel moet ook handelingen uitvoeren met de materialen die op voorraad zijn. Zo moeten bestek en glazen bijvoorbeeld na het evenement weer afgewassen en opgeborgen worden. Mogelijke handelingskosten zijn afwaskosten. Andere kosten zijn de kosten om het materiaal te verzamelen, transportkosten en kosten om het weer op te bergen. Voorbeeld van het berekenen van afwaskosten:

  1. Bekijk de afwaskosten van de afgelopen 4 evenementen.
  2. Bekijk vervolgens hoeveel producten er zijn afgewassen (glazen, borden, bestek, dienbladen etc.)
  3. Deel de afwaskosten door het aantal afgewassen producten. Dit zijn je gemiddelde afwaskosten per product. Het blijft uiteraard een inschatting, maar zo verkrijg je een iets beter inzicht in de kosten.

Stap 3: Bereken de totale kostprijs van voorraadhoudende producten
De totale kostprijs van een voorraadhoudend product bereken je als volgt: (inkoopprijs / aantal evenementen) + handlingskosten

 

Voorbeeld:

  1. Longdrinkglazen staan in je eigen magazijn en daarvan moet dus een kostprijs uitgerekend worden:
    1. Je hebt ingeschat dat een longdrinkglas gemiddeld 10 keer mee gaat voordat het vervangen moet worden.
    2. De inkoopprijs van een nieuw glas is € 1,-
    3. Je hebt berekend dat de handelingskosten (verzamelen en afwassen) voor een glas € 0,25 per evenement zijn.
    4. Voor een longdrinkglas bedragen de kosten dan:
      (€ 1 / 10)  +  € 0,25  =  € 0,1  +  € 0,25  =  € 0,35
  2. Statafels huur je altijd in bij een verhuurbedrijf. De inhuurprijs is € 9,50 per stuk

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (kolom F) (excl. BTW)?

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (kolom F) (incl. BTW)?

Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.

Hoe veel producteenheid heb je als basisvoorraad in je magazijn staan?

Je kunt dit als volgt gebruiken:

Bij vaste inhuuritem is dit 0, want die heb je niet op voorraad.

Verbruiksartikelen hebben altijd een fluctuerende voorraad:

  • Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dienen voor alle producten die basisvoorraad éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

  • Zonder de module voorraadbeheer: 

    • Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
    • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is

Dit veld is in EasyParty alleen vullen wanneer het een Voorraadproduct is.

Is het een product dat je altijd inhuurt? Dan zet je het vinkje aan.

Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode. 

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.

Is het een product dat op gaat? Dan zet je het vinkje aan.

Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de verbruiksartikelen direct in de besteladviezen komen te staan als ze onder de minimale voorraad komen.

Is het een product dat je standaard op voorraad hebt staan? Dan zet je het vinkje aan.

Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.

Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een eventuele uitbreiding deze wel al goed staat.

De module besteladviezen en voorraadbeheer geeft een uitgebreid overzicht over je voorraadproducten wat er beschikbaar is in welke periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.

Voorraadproduct en Vast inhuuritem

Dit is een product dat je zelf op voorraad hebt staan, maar als je er meer nodig hebt deze inhuurt. Bijvoorbeeld ceremoniestoelen voor een bruiloft, deze heb je 50 op voorraad, maar je kunt er makkelijk meer verhuren in dezelfde periode want bij je leverancier kun je dezelfde inhuren. Dan zet je het vinkje niet aan. Het is hierbij wel van belang dat je de basisvoorraad goed invult. Wanneer je over de basisvoorraad heen gaat komen de producten op de inhuurlijst te staan. 

Voorraadproduct en Verbruiksartikel

Dit is een verbruiksartikel dat altijd op voorraad moet staan. Bijvoorbeeld servetten en houtskool. Wanneer deze onder de minimale voorraad komt, komt deze in het besteladvies te staan mits je de magazijn uitbreidingsmodule in EasyParty hebt. 

Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald. Daarom is het van belang om bij dit soort artikelen een minimale en maximale voorraad toe te voegen.


Voorbeeld

Menubalk Ingrediënten

Onder de horizontale hoofdmenubalk van de module Materialen staat onderstaande menubalk die betrekking heeft op Materialen:

Hiermee kun je een nieuw Materiaal toevoegen.

Hiermee kun je een Materiaal inactief maken.

Er kunnen nooit dingen verwijderd worden in EasyParty, alleen inactief gemaakt worden. 

In het linker zoekmenu kun je inactieve onderdelen zoeken door onderstaand vinkje aan te zetten:

Hiermee vervang je het materiaal voor een ander materiaal in de bovenliggende materiaalpakketten waar het in gekoppeld is. 

Hiermee kun je het bestaand Materiaal kopiëren.

Gebruik deze knop om snel Materialen aan te maken die niet veel van elkaar verschillen.

Zorg dat de eerste die je maakt helemaal goed staat en gebruik de kopieer knop om snel vergelijkbare Materialen aan te maken

Hiermee kun je eenvoudig de verkoopprijzen overnemen. Dit kan op 2 manieren:

  1. 1-op-1 overnemen zodat de prijzen voor inclusief als exclusief (of vice versa) hetzelfde zijn. De te betalen BTW wordt dus niet verwerkt in de nieuwe verkoopprijs. 
  2. Overnemen met een BTW toevoeging of verwijdering. De te betalen BTW wordt wel verwerkt in de nieuwe verkoopprijs. 


LET OP: Deze wijziging is mogelijk om voor alle producten binnen die categorie in één keer toe te passen. In de pop-up nadat u een keuze heeft gemaakt vraagt EasyParty of u deze aanpassing voor alleen hier wilt uitvoeren of voor de hele categorie.

  • Als je JA kiest dan wordt de verkoopprijs alleen voor het actieve onderdeel overgenomen.
  • Als je NEE kiest dan wordt de verkoopprijs voor alle onderdelen binnen deze categorie overgenomen. Dit betekent dat als je bij een Materiaal bent en NEE kiest, alle materialen bijgewerkt worden met de nieuwe verkoopprijs.

Tabbladen Materialen

Zodra je een nieuw materiaal hebt opgeslagen worden er een aantal tabbladen zichtbaar:

THT droogmagazijn:

Hoe veel dagen is het ingrediënt houdbaar in het droogmagazijn?

Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers. 

Als je (nog) geen gebruik gaat maken van stickers, dan mag je dit leeg laten.

Als het niet van toepassing is voor dit recept vul je niets in. 


THT koeling:

Hoe veel dagen is het ingrediënt houdbaar in de koeling?

Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers. 

Als je (nog) geen gebruik gaat maken van stickers, dan mag je dit leeg laten.

Als het niet van toepassing is voor dit recept vul je niets in. 


THT diepvries:

Hoe veel dagen is het ingrediënt houdbaar in de diepvries?

Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers. 

Als je (nog) geen gebruik gaat maken van stickers, dan mag je dit leeg laten.

Als het niet van toepassing is voor dit recept vul je niets in. 


Informatie t.b.v. bewaaradviezen:

Dit is extra informatie t.b.v. het bewaren van een ingrediënt. Indien gewenst kun je deze vullen. 

In het tabblad leveranciers worden alle leveranciersdetails van het ingrediënt beheerd. 

  • Wanneer er nog geen leverancier gekoppeld is zie je alleen
  • Wanneer er al wel een leverancier gekoppeld is zie je

Je klikt op   om aan dit ingrediënt een leverancier te koppelen.

Door in het volgende scherm dubbel te klikken op de gewenste leverancier wordt deze gekoppeld.

Een leverancier wordt in het CRM aangemaakt mocht deze hier nog niet zichtbaar zijn, deze uitleg vind je in 5.3.1 CRM

De knop omschrijving zegt al wat die doet

Met deze knop geef je aan dat dit de leverancier is waar het ingrediënt standaard wordt ingekocht.


Om de leverancier details in te voeren zijn er nu twee tabbladen zichtbaar:

  • Productnaam Leverancier: Dit is de productnaam zoals bekend bij de leverancier, bijvoorbeeld: Breekbroodjes meergranen. Deze naam verschijnt alleen in de besteladviezen en is niet intern zichtbaar.

  • Artikelnummer Leverancier: Dit is het nummer dat de leverancier voor het product gebruikt. Het artikelnummer wordt vermeld in de besteladviezen en inkooporders wanneer dit nummer wordt toegepast.

  • EAN consumenteneenheid en handelseenheid: Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren. Als je gebruik maakt van de PS in Foodservice koppeling dan is het belangrijk dat je het EAN nummer overal vult zodat het ingrediënt meegenomen wordt in deze koppeling. Deze nummers worden weergegeven in de besteladviezen en op inkooporders wanneer van toepassing.

  • Inkoophoeveelheid: Dit is de hoeveelheid die wordt ingekocht. In de meeste gevallen is dit 1. Voor breekbroodjes, die per doos worden ingekocht, is de inkoophoeveelheid dus 1.

  • Inkoopeenheid: Dit is de eenheid waarin de inkoop plaatsvindt bij de leverancier, zoals doos, blik, tray, kilo, enzovoort. Deze eenheden kunnen worden beheerd via het beheericoontje naast het invulveld. Voor breekbroodjes is de eenheid "doos".

  • Inkoopprijs: Dit is de prijs per eenheid die door de leverancier wordt gehanteerd.

  • Omrekenfactor: Dit is het aantal producteenheden (bijvoorbeeld stuks) in één inkoopeenheid. Dit getal bepaalt hoeveel 1 producteenheid kost. Als er 32 stuks breekbroodjes in één doos zitten, is de omrekenfactor 32.

  • Besteleenheid: Dit is de eenheid waarin het product wordt besteld. Deze kan verschillen van de inkoopeenheid, hoewel ze vaak hetzelfde zijn. Als bijvoorbeeld de inkoopeenheid een blik is, maar de minimale afname een tray, dan is de besteleenheid een tray. In dit geval is de besteleenheid dus 1 tray.

  • Omrekenfactor: Dit geeft aan hoeveel inkoopeenheden er in één besteleenheid zitten. Als er bijvoorbeeld 6 blikken in 1 tray zitten, vul je hier 6 in. Als de inkoopeenheid gelijk is aan de besteleenheid, is de omrekenfactor 1.

  • Minimale bestelhoeveelheid: Dit is de minimumhoeveelheid die besteld moet worden, vaak gebaseerd op prijsafspraken met de leverancier. Als een leverancier bijvoorbeeld vereist dat er minimaal 3 trays besteld worden, vul je hier 3 in. Meestal is dit veld ingesteld op 1.

  • Bestelvolume: Dit verschilt van de minimale bestelhoeveelheid. Het geeft aan hoeveel eenheden van een besteleenheid in één keer besteld moeten worden volgens de leverancier. Als de leverancier bijvoorbeeld aangeeft dat een ingrediënt in hoeveelheden van 2 per keer besteld moet worden, vul je hier 2 in. Voorbeeld:

    • Als 1 tray nodig is en de minimale bestelhoeveelheid is 4 trays, dan moeten er 4 trays besteld worden.
    • Als 4 trays nodig zijn, worden er ook 4 trays besteld.
    • Als 9 trays nodig zijn en het bestelvolume is 4, dan worden er 12 trays besteld

We zien dat dit bij de meeste klanten 1 is.

Hier kun je eventueel extra informatie kwijt. Dit veld is ter info voor jullie zelf.

Wanneer er voor het ingredient prijsafspraken zijn in een bepaalde periode die afwijken van de standaard prijs voer je deze hier op.

Door op toevoegen te kikken opent onderstaande optie wanneer je hier de gewenst start datum opvoert wordt hiermee gerekend in evenementen en voor het besteladvies.


Hier is te zien aan welke recept en component het ingrediënt gekoppeld is. 

Door dubbel te klikken op het ingrediënt wordt deze geopend. 

Dit is een aanvullende filter waarop gezocht kan worden. Het mogelijk om meerdere kenmerken te koppelen aan 1 ingrediënt. 

Voorbeelden: Vegetarisch, Halal, Veganistisch, Vis, Vlees, Kip, etc. 

Wanneer er aan ingrediënten allergenen gekoppeld zijn worden die hier weergegeven. 

Een uitgebreide uitleg over allergenen vind je in het artikel Keuken - Allergenen

Hier worden de voorraadniveaus van dit ingrediënt ingegeven en vervolgens weergegeven.

In dit tabblad zijn de volgende tabbladen zichtbaar:

Er zijn 3 opties om een mutatie aan te maken:

  1. Door een inkooporder binnen te melden
  2.  In de nacht wordt altijd de gehele productieplanning en voorraadmutaties voor de komende periode opnieuw ingezet in de omgeving waardoor er een voorraad afgeboekt wordt.
  3. Door op knop: te klikken maak je een handmatige voorraadmutatie aan.

Hierin tref je de mutaties die ouder dan 4 weken voor dit ingrediënt.

Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden bij het toevoegen van een component, klik dan op deze  5.1.14 Voorraadoverzicht keuken

In het logboek kun je inzien wie, wat en wanneer er iets is aangepast in het component.


Hier worden de voedingswaardes weergegeven.

Als er geen voedingswaarden gevuld zijn zie je hier niets. Door op de knop Toon lege waarden te klikken worden alle voedingswaarden getoond:


Hier kunnen de voedingswaarden gevuld worden.


Om de aangepaste voedingswaardes automatisch en direct door te voeren in de bovenliggende onderdelen, zet je de instelling aan via: Instellingen > Keuken > Keuken Algemeen > Voedingswaarde standaard berekenen.

Als je deze instelling niet inschakelt, moet je de aanpassingen handmatig doorvoeren. Ga hiervoor in het hoofdmenu naar Synchroniseren en kies vervolgens voor Voedingswaarden synchroniseren.


Wanneer je wilt dat er een melding komt als er geen voedingswaarden gekoppeld zijn aan het ingrediënt zet dan in de instellingen > Keuken > Keuken Algemeen > Controleren op voedingswaarde het vinkje aan.

Hier kun je inzien aan welke prijslijst het ingrediënt gekoppeld is. Ook kun je het ingrediënt hier koppelen of verwijderen van een prijslijst.

Een uitgebreide uitleg over prijslijsten vind je in het artikel Prijslijsten

Hier kun je inzien aan welke arrangementen het ingrediënt gekoppeld is.

Een uitgebreide uitleg over arrangementen vind je in het artikel Arrangementen

Uitgebreide uitleg 

Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden bij het toevoegen van een component, klik dan op deze LINK

FAQ