Nadat u het programma heeft bepaald en u daar pakketten en producten aan gekoppeld heeft, kunt u een overzicht van het gehele evenement bekijken in het tabblad Financieel. Hier is het mogelijk om te bepalen of het evenement goed gevuld is, en of de totale prijs binnen het budget van uw opdrachtgever past, voordat u gaat offreren. Daarnaast kunnen zaken als voorschotnota’s en kortingen beheerd worden.

Inhoudsopgave

Opmaak van tabel

• In de tabel worden alle regels van het evenement getoond ongeacht of er een verkoopprijs gekoppeld is of niet.
• Hier worden alleen de pakketten getoond (en dus niet de onderliggende onderdelen) met de interne omschrijving.
• De pakketten worden per verkoopcategorie (donkerblauwe regels) opgesplitst. De bedragen die worden weergegeven op deze balk van deze regels zijn de totaalbedragen van de betreffende categorie.
• Kortingen kunnen hier toegevoegd worden voordat er geoffreerd of gefactureerd wordt. Klik hier voor meer informatie over kortingen. 
• De volgorde van de categorieën wordt bepaald vanuit Instellingen > Producttypes en Verkoopcategorieën > Instellingen per verkoopcategorie > Volgorde.
  • Dit is ook de volgorde van de regels in de begroting, de offerte en de factuur.
• Het is ook mogelijk om de suggesties te tonen in het overzicht. Dit is in te stellen via Instellingen > Offerte en Draaiboek > Suggesties tonen in begroting.
• Binnen het tabblad Financieel zit een knop om het evenement naar Financieel afgehandeld te zetten, dit mag enkel indien er geen verschil in omzet is ontstaan door de wijziging(en).
• Indien je een evenement van financieel afgehandeld terug zet naar Definitief, en je doet wijzigingen binnen het evenement, dan moet je de Kostprijs mutaties handmatig in AFAS doorvoeren.
  • Indien financieel afgehandeld en dan terug zetten naar Definitief, dan komt het evenement ook automatisch weer terug onder Boekhoudkoppeling->Kostprijs mutaties

Totaaloverzicht

Links onderin het scherm treft u het totaaloverzicht van het evenement. Hier ziet u een overzicht van het resultaat van het evenement en ook de eventuele kortingen en afdrachten die nog verrekend moeten worden.

• Basisbedrag verkoop: Dit is het totaalbedrag van alle verkoopprijzen van de gekoppelde pakketten.
• Korting: Dit is het totaalbedrag dat aan korting is gegeven.
• Netto bedrag verkoop: Dit is het totaalbedrag exclusief btw van het evenement.
• Kosten: Dit zijn de totale kosten o.b.v. de gekoppelde pakketten.
• Afdracht: Indien er afdrachten zijn gekoppeld dan ziet u hier het totaal aan kosten. De werkwijze omtrent afdrachten kunt u hier lezen.
• Commissie: Indien er commissies zijn gekoppeld dan ziet u hier de totale kosten van de commissies.
• Marge: Dit is de totale marge uitgedrukt in een percentage van het evenement o.b.v. het nettobedrag verkoop min alle kosten.
• Projectresultaat: Dit is het resultaat van het evenement nadat de directe kosten betaald zijn.
• BTW bedrag: Dit is het totaalbedrag van BTW dat over het evenement verrekend moet worden.
• Totaal inclusief BTW: Dit is het totaalbedrag inclusief de btw van het evenement.

Marges instellen

EasyParty biedt de mogelijkheid om de marges van een evenement inzichtelijk te maken. Doordat de kostprijs van de pakketten meegenomen worden in het evenement, kunt u eenvoudig zien wat de marge van het evenement is. Indien het evenement of een bepaald pakket onder de ingesteld marge wordt verkocht, dan wordt de regel rood.

Op pakketniveau worden de regels al rood bij het toevoegen van de pakketten. Dan kunt u al sneller zien dat u onder de marge gaat bij het aanpassen van de prijs. Maar bij Financieel krijgt u een overzicht van alle pakketten en dus ziet u, ondanks dat er bijvoorbeeld een pakket onder de marge verkocht wordt, of u wel uw target haalt over het complete evenement.

Het instellen van deze marges beheert u bij:

• Op pakketniveau: Instellingen > Producttypes en verkoopcategorieën > Instellingen per verkoopcategorie > Minimale marge
• Op evenementniveau: Instellingen > Evenementen > Financieel > Minimale marge

Factureren

Vanuit Financieel kunt u verschillende acties uitvoeren omtrent het factureren van een evenement. Deze zijn:

• Een voorschotfactuur versturen voorafgaand aan het evenement.
• Een conceptfactuur genereren om te bekijken of de eindfactuur goed opgemaakt is.
• Het evenement financieel vrijgeven zodat de administratie weet dat de factuur klaar is en verstuurd mag worden.
• Voor een uitgebreide uitleg van facturen versturen, klik hier.

Rechts onderin treft u een overzicht van alle facturen van het evenement.

Financieel verversen

Middels deze knop ververst u alle gegevens in het financiële overzicht. Let op: dit werkt alleen voor niet financieel afgehandelde evenementen.

Prijs per gast instellen

Het overzicht financieel wordt per pakket of categorie berekend. Dit wordt ook zo in de begroting van de offerte getoond. Het is ook mogelijk om een i.p.v. per pakket of categorie een prijs per gast in te stellen. Dit doet u door de knop “Prijs per gast instellen”. Hier krijgt u een pop-up waarin u kunt aangeven welke producten samengesteld moeten worden om een prijs per gast te krijgen.

Let op; de pakketten worden dan niet los getoond op de begroting of factuur. Hier wordt een eenmalig arrangement van gemaakt. De werking van arrangementen wordt later nog toegevoegd aan de wiki.

In de pop-up om de prijs per gast in te stellen is ook een veld 'Marge arrangement' toegevoegd, dit is exclusief afdracht.

Voor- en Nacalculaties genereren

Door middel van de twee knoppen bovenin is het mogelijk om een Voorcalculatie en Nacalculatie van het evenement te genereren.

• EasyParty maakt dan een export naar PDF met een overzicht van alle regels, de totalen en ook de marge van het evenement.
• Dit document wordt automatisch opgeslagen bij Documenten.
• Indien het evenement geweest is, dan is het alleen mogelijk om de nacalculatie te genereren.
• Het verschil tussen voor- en nacalculaties is dat er bij nacalculatie gekeken wordt naar de aantallen die bij realisatie gevuld zijn. Want deze hebben invloed op zowel de kostprijs (ongeacht of het op stelpost verkocht is) en de verkoopprijs (alleen bij stelpost).
• De voor en nacalculatie documenten worden iedere nacht automatisch gegenereerd en zijn zichtbaar in de documenten map van het evenement. 

Andere tabbladen

Naast de basisgegevens is het mogelijk om de volgende onderdelen per evenement te beheren:

• Locatie afdracht – klik hier voor het artikel
• Commissies – dit is een aparte module die op een later tijdstip omschreven wordt.
• Samengepakt weergeven – klik hier voor het artikel