Inhoudsopgave

Facturatiegegevens

Op basis van deze gegevens weet EasyParty waar de factuur naar toe gestuurd moet worden en met welke gegevens.

• Betalingswijzen aanpassen: door op de knop ‘Betalingswijzen aanpassen’ te klikken, kan de manier waarop betaald kan worden beheerd worden. Bij het maken van een Voorschotnota kan middels een drop-down de betalingswijze worden geselecteerd.
• Volgend factuurnummer: hier kan worden afgelezen welk factuurnummer de eerst volgende factuur krijgt die gegenereerd wordt.
  • Let op!: Indien u factuurnummers gaat wijzigen terwijl er al factuurnummers bestaan veroorzaakt dit een foutieve afhandeling van de facturen. Wees hier alert op de factuurnummers niet zomaar aangepast worden, om een soepele facturatie te behouden. 
• Factuurafzender (e-mail): hier kan het e-mailadres worden ingevoerd dat in de factuurmail als afzender wordt ingesteld. Dit is dus het mailadres waar vanuit uw klanten de factuur ontvangen.
• Factuur bcc (e-mail): hier kan het e-mailadres worden ingevoerd dat in de factuurmail als bcc wordt ingesteld. In EasyParty kunt u ook zien welke facturen er nog open staan, vervallen, gereclameerd of betaald zijn.
  Ons advies is om dit altijd te vullen omdat u anders zelf geen bericht in uw mailbox heeft, omdat de mails direct van de server worden verstuurd. Tip: binnen uw inbox kunt u instellen dat deze mailtjes direct in een bepaalde map worden gezet. Voor meer informatie, lees het artikel over e-mail instellingen.

E-mail instellingen inkooporder

Op basis van deze gegevens weet EasyParty waar de inkooporder naar toe gestuurd moet worden en met welke gegevens.

• Naam afzender: voer hier de naam in van de afzender van E-mails t.b.v. inkoopfacturen. Wanneer u een inkooporder verstuurd dan ziet de leverancier deze naam staan.
• E-mailadres afzender: voer hier het E-mailadres in van de afzender van E-mails t.b.v. inkoopfacturen.Wanneer u een inkooporder verstuurd dan ziet de leverancier dat de inkooporder vanuit dit mailadres verstuurd is. Wanneer zij reageren op een inkooporder dan zal dit ook op dit mailadres zijn.
• E-mailadres BCC: indien u de mail met de inkooporder richting de leverancier ook wilt ontvangen, dan kunt u hier uw eigen mailadres vullen. In EasyParty zelf kunt u ook terugvinden welke orders verstuurd zijn naar de leverancier.
• E-mailsjabloon: selecteer hier het juiste E-mailsjabloon voor mails t.b.v. inkooporders. Dit sjabloon werkt via HTML en kunnen wij voor jullie maken. Hiervoor moeten jullie de onderstaande zaken aanleveren.
  • Uw standaard handtekening die onderaan de E-mail moet komen.
  • De tekst die u standaard willen versturen
• Briefpapier PDF: hier kunt u een briefpapier koppelen wat van toepassing is op de inkooporder.
  Let op: hiervoor dient een aangepast sjabloon gemaakt te worden waar geen header in zit. Het is alleen mogelijk om een logo rechtsboven te plaatsen i.v.m. de marges van de inkooporder.
• Vervolgbriefpapier PDF: hier selecteert u het sjabloon voor het vervolgbriefpapier van de inkooporders, dus vanaf pagina 2.
• Meerdere e-mailadressen configureren: Indien deze optie AAN staat zal er het kopje 'Aanvullende e-mailadressen' zichtbaar worden
  • Hier zijn meerdere e-mail adressen te koppelen met een bijbehorende sjabloon
  • Indien er een inkooporder wordt gemaakt zal de mail dus ook naar de aanvullende ingevulde adressen gaan. 
• Mogelijkheid tot uitsluiten van UZK:
  • Mogelijkheid tot aan/uit vinken van uitzendkrachten. Standaard staat deze nieuwe functie uit. 

Kredietbeperking

• Percentage: indien op CRM-niveau is aangegeven dat kredietbeperking toegepast dient te worden, wordt het percentage dat in dit veld is ingevoerd gebruikt. 
• Grootboekrekening: selecteer de grootboekrekening voor de categorie Kredietbeperking. De grootboekrekeningen heeft u ingevoerd bij het tabblad hiervoor, ‘grootboekrekeningen’.

Teksten

Beschikbare tags: door op de knop ‘Beschikbare tags’ te klikken, wordt een venster geopend met hierin alle tags die kunnen worden toegevoegd in onderstaande tekstvelden:

• Factuur: de tekst die u hier vult wordt overgenomen in de mail die wordt verstuurd wanneer u een factuur genereert.
• Herinnering: wanneer u een herinnering verstuurd wordt een mail verstuurd. De tekst die standaard in deze mail dient te staan kunt u hier vullen.
• Herinnering (meerdere): wanneer u meerdere herinneringen van 1 klant in één keer verstuurd, wordt deze tekst gebruikt voor de standaard mail. In deze mail kunt u de tag [FacturenTabel] gebruiken om een tabel te tonen met alle openstaande facturen + openstaande bedragen.
• Aanmaning: ook bij het versturen van een aanmaning wordt een mail verstuurd. De tekst die in deze mail dient te staan kunt u hier vullen.
• Aanmaning (meerdere): wanneer u meerdere aanmaningen van 1 klant in één keer verstuurd, wordt deze tekst gebruikt voor de standaard mail. In deze mail kunt u de tag [FacturenTabel] gebruiken om een tabel te tonen met alle openstaande facturen + openstaande bedragen.
• Creditfactuur: de tekst die in de mail bij een creditfactuur dient te staan kunt u in dit veld vullen.
• Factuurbetaling: de tekst die u hier vult komt op de factuur zelf te staan. Dit is een standaard tekst die dus op iedere factuur terug komt.

Deze tags exporteren de gegevens vanuit het evenement in de tekst. Welke gegevens dit zijn staat toegelicht in het pop-up venster dat naar voren komt wanneer u op ‘Beschikbare tags’ klikt.

De tekst die in deze tabbladen wordt gevuld, wordt automatisch in de e-mail gezet bij het genereren van een factuur, herinnering, aanmaning, creditfactuur of factuurbetaling.