Wanneer u vaak op vaste evenementenlocaties komt is het verstandig om deze toe te voegen aan EasyParty. Deze locaties kunt u vervolgens selecteren in een evenement. Wanneer u meer dan 3x per jaar bij de locatie een evenement organiseert, loont het zich al om deze locatie aan te maken in EasyParty. Hierdoor hoeft u niet iedere keer opnieuw het afleveradres van een locatie toe te voegen en zijn eventuele standaard gegevens, zoals beschikbare zalen, al standaard gevuld.

Inhoudsopgave

Locatie toevoegen

Door op de knop ‘Locatie toevoegen’ te klikken binnen locaties, kunt u een nieuwe locatie toevoegen. Een locatie kan ook een fictieve locatie zijn zoals 'Externe locatie' of 'Partycatering'. Deze fictieve locatie kunt u dan gebruiken voor evenementen bij de opdrachtgever thuis of in het bedrijfspand van de opdrachtgever. Op die manier hoeft u niet voor iedere klant waar u eenmalig komt een locatie aan te maken. Op evenementniveau kunt u hier altijd een aparte afleveradres vullen. Tip: laat het adres leeg bij deze fictieve locaties zodat ze niet voorgevuld zijn op evenementniveau.

• Locatie actief: dit vinkje staat automatisch aan bij het aanmaken van een locatie. Wanneer dit vinkje wordt uitgezet, is deze locatie niet meer te koppelen in een evenement. Door linksboven in het scherm de check-box ‘Inactieve locaties weergeven’ aan te vinken, worden inactieve locaties getoond en kunnen ze weer actief worden gemaakt. Locaties verwijdert u dus nooit maar maakt u inactief.
• Locatienaam en adres: deze gegevens krijgt de klant te zien op bijvoorbeeld de offerte. Daarnaast worden deze gegevens ook getoond in het draaiboek en de picklijst (afleverlocatie). Het is belangrijk dat de locatienaam intern helder is voor iedereen. Wanneer u meerdere locaties van één bedrijf als evenementenlocatie hebt is het handig om een specifiek locatiekenmerk toe te voegen, zoals bijvoorbeeld de stad waarin de locatie zich bevind. Zorg er daarnaast voor dat deze gegevens altijd up-to-date zijn.

Let op: het automatisch vullen van een adres middels het postcodeveld werkt niet voor Belgische klanten.

• Regio: door dit veld te vullen, kan in de Omzetten export worden gefilterd op Regio en kan worden afgelezen hoeveel omzet er per regio wordt gemaakt.
• Volgorde: door een volgorde toe te kennen aan een locatie wordt de weergave van locaties in de linker-kolom binnen Locaties bepaald en binnen de drop-down voor het selecteren van een locatie in Evenementendetails. Wanneer geen volgordenummer wordt toegekend of aan meerdere locaties hetzelfde volgordenummer wordt toegekend dan zal EasyParty de alfabetische volgorde hanteren.
• Weergeven in jaarplanning: door dit vinkje aan te zetten wordt de locatie getoond in de jaarplanning. Tip: bij fictieve locaties kunt u dit vinkje beter uitzetten. In het artikel Jaarplanning leest u meer over de functionaliteiten van de jaarplanning.
• Locatieverantwoordelijke: de persoon die hier gekoppeld is ontvangt meldingen over evenementen die bij deze locatie plaatsvinden. Daarnaast kan dit veld gezien worden als een intern ter info veld. U kunt zo direct zien welke collega verantwoordelijk is voor deze locatie en de evenementen die daar plaatsvinden.
• Prijslijst verplicht: indien dit vinkje aan staat, is het koppelen van een prijslijst verplicht wanneer deze locatie wordt geselecteerd in een evenement. Indien dit vinkje uitstaat is het koppelen van een prijslijst optioneel.
• Productielocatie: deze functie is alleen beschikbaar wanneer u de module decentrale bestellingen gebruikt. Door het vinkje Productielocatie aan de zetten, wordt deze locatie een productielocatie. Deze locatie komt vervolgens terug in de drop-down ‘Standaard locatie’ onder Productieplanning in Instellingen. Hier kan één standaard productielocatie worden. Alle andere productielocaties worden gezien als decentrale productielocaties.
• Flexibele locatie: indien dit vinkje aanstaat komt deze locatie pas naar voren in de jaarplanning indien deze locatie is geselecteerd in een evenement. Ook zorgt het aanzetten van dit vinkje ervoor dat bij het toevoegen van deze locatie aan een evenement, het bezoekadres van de evenementrelatie wordt gebruikt indien er geen locatie is gevuld op locatieniveau. Ons advies is om dit vinkje altijd aan te zetten bij fictieve locaties.
• E-mailadres decentraal keuken/ magazijn: indien de locatie een Productielocatie is, worden de wijzigingsmails voor de afdeling Keuken/ Magazijn, niet naar de E-mailadressen gestuurd die worden ingesteld in Werknemers > Stamgegevens > Afdeling > Afdeling beheren > Keuken/ Magazijn, maar naar de E-mailadressen die worden ingevoerd in de velden E-mailadres decentraal keuken/ magazijn op Locatieniveau.
• Locatienummer: in dit veld kan een locatienummer worden toegekend aan de locatie. Vervolgens kan per factuur in de module Facturatie worden aangegeven of het Locatienummer getoond dient te worden op de factuur of niet, door het vinkje Locatie(nummer) tonen aan of uit te zetten. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u gebruik maakt van verzamelfacturen waarin facturen van verschillende locaties van één bedrijf gebundeld zijn.
• Contactpersoon: Indien dit veld is ingevuld zal het veld Contactpersoon in de evenementdetails automatisch worden toegevoegd. 
• Plattegrond: door op de knop ‘Plattegrond toevoegen’ te klikken, kan er een afbeelding worden geselecteerd. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk.
• Sfeerafbeelding: door op de knop ‘Sfeerafbeelding vervangen’ te klikken, kan er een afbeelding worden geselecteerd. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk. Wanneer het bijvoorbeeld een imposant gebouw betreft is dit een goed idee. Op evenementniveau kan deze afbeelding nog overruled worden.
• Evenement opmerking: de opmerking die u hier vult wordt bij alle evenementen getoond waaraan deze locatie is gekoppeld op de volgende momenten:
  • Bij het aanmaken van een evenement
  • Bij het openen van een evenement
  • Bij het wijzigen van de locatie van een bestaand evenement.
• Operationele gegevens: deze gegevens kunnen op de draaiboek komen. Dit zijn gegevens t.b.v. de partymanager; bijvoorbeeld type lift.

Zalen

In het tabblad Zalen kunnen zalen worden gekoppeld aan een bestaande locatie. Het is niet noodzakelijk om zalen te koppelen aan een locatie maar indien een locatie uit verschillende zalen bestaat dan raden wij dit wel aan. Deze informatie kan namelijk handig zijn voor de operatie wanneer zij het evenement moeten gaan opbouwen, in welke zaal moet de tafel staan?

• Zaal toevoegen: door op de knop ‘Zaal toevoegen’ te klikken, kan er een zaal aangemaakt worden die automatisch onder de betreffende locatie wordt gehangen. Vervolgens dient u de onderstaande velden te vullen.
• Zaal actief: deze check-box staat automatisch aan bij het toevoegen van een zaal. Wanneer deze uit wordt gevinkt, wordt de zaal niet getoond in de jaarplanning en kan deze zaal niet worden gekoppeld binnen een evenement.
• Zaalnaam: vul hier de naam van de zaal. Dit kan de benaming zijn die de locatie zelf gebruikt of wellicht gebruiken jullie intern andere benamingen voor deze zalen. Zorg in ieder geval dat voor iedereen duidelijk is om welke zaal het gaat.
• Omschrijving: de tekst die hier wordt gevuld, wordt getoond in een evenement wanneer de zaal gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel.
  • Op evenementniveau is deze tekst nog aan te passen of te verwijderen.
  • Middels het vinkje ‘Opnemen in offerte’ op evenementniveau kan ervoor worden gekozen om deze omschrijving wel of niet op te nemen in de offerte.
• Verkoopprijs: de verkoopprijs van de zaal kan hier worden gevuld. U kunt er voor kiezen om een dagprijs of een uurprijs te hanteren. Dit bepaald u middels de check-box ''Verkoopprijs per uur''. Net zoals alle andere gegevens is ook de verkoopprijs van de zaal nog aan te passen op evenementniveau.
• Verkoopprijs per uur: indien dit vinkje aanstaat wordt de verkoopprijs van de gekoppelde zaal berekend op basis van de Van en Tot tijd van het programmaonderdeel/ de programmaonderdelen. Bij het wijzigen van de tijden van het programmaonderdeel verschijnt de vraag of u de zaalhuurprijs wilt aanpassen. Wanneer het vinkje uit staat dan wordt de verkoopprijs gezien als een dagprijs en dus niet vermenigvuldigd met de duur van het programma.
• Kostprijs: hier kan de kostprijs van de zaal worden ingevoerd. Wanneer het een gehuurde locatie is bijvoorbeeld de huur die u betaald de kostprijs. Indien de locatie in uw bezit is dan kunt u denken aan eventuele energiekosten, schoonmaakkosten, etc.
• Kostprijs per uur: hier kan de kostprijs per uur van de zaal worden ingevoerd. Dit werkt hetzelfde als de verkoopprijs per uur.
• Volgorde: door een volgorde toe te kennen aan een zaal wordt de weergave van zalen binnen die locatie bepaald en binnen het selectievenster voor het koppelen van een zaal in Evenementendetails. Wanneer u geen volgorde toekent dan houdt EasyParty de alfabetische volgorde aan.
• Interne opmerking: de tekst die hier wordt ingevoerd, wordt getoond in het veld ‘Interne opmerking’ in het tabblad Zalen & Inrichting onder Programma op Evenementniveau. Deze tekst is nog aanpasbaar op evenementniveau.
• Sfeerafbeelding: het is mogelijk om een sfeerafbeelding aan de zaal te koppelen door op de knop ‘Sfeerafbeelding uploaden’ te klikken. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk.

Operationele gegevens

De informatie die hier wordt verwerkt is puur ter interne kennisgeving. Niet dat hier iedere keer per locatie over nagedacht dient te worden.
Gegevens die hier gevuld kunnen worden:

• Aanvoer via
• Lossen aan de deur
• Doorvoerbeperkingen
• Breedte/hoogte bepalingen in de route
• Lift aanwezig + Gegevens van de lift
• Soort bestrating aanvoerroute
  • Hier zit een beheerveld achter waarbij de verschilllende soorten zijn aan te geven. 
• Bijzondere obstakels in aanvoerroute
• Maximaal inzetbaar transport
  • Hier zit een beheerveld achter waarbij de verschilllende maximaal inzetbare transporten te koppelen
• Parkeren vrachtwagen na lossen
• Opmerking tbv Materiaalplanning
• Opmerkingen

Inrichtingen

In het tabblad Inrichting binnen Zalen kan een inrichting worden gekoppeld aan de zaal. De inrichting kan inzichtelijk gemaakt worden via een afbeelding en d.m.v. tekst. Zalen kunnen op verschillende manieren ingericht worden. Afhankelijk van de inrichting kunt u een bepaald aantal personen kwijt in deze zaal. Wanneer u als accountmanager kiest voor een zaal kan dit nuttige informatie zijn.

• Inrichting toevoegen: door op de knop ‘Inrichting toevoegen’ te klikken kan er een nieuwe inrichting worden toegevoegd aan de zaal. Er kunnen meerdere inrichtingen aan een zaal worden gekoppeld. Verschillende soorten inrichten zouden bijvoorbeeld kunnen zijn: walking dinner, seated dinner, borrel, etc.
• Inrichting: de inrichting die u heeft bedacht heeft een naam nodig. De naam van de inrichting zou dan ook kunnen zijn: walking dinner, seated dinner, borrel etc. Bij het selecteren van een inrichting op Evenementniveau wordt deze naam getoond.
• Maximaal aantal gasten: wanneer een zaal gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel controleert EasyParty of het aantal gasten van het programmaonderdeel minder of gelijk is aan het maximaal aantal gasten dat hier is ingevoerd. Indien het aantal gasten dat is gekoppeld aan het programmaonderdeel het maximaal gasten overschrijdt, wordt hier een melding van weergegeven. Er kan vervolgens worden gekozen om de zaal wel of niet toe te voegen met deze inrichting.
• Omschrijving: de tekst die hier wordt gevuld wordt getoond in het veld Inrichtingomschrijving in het tabblad Zalen & Inrichting in Programma op Evenementniveau. In dit veld beschrijft u hoe de inrichting er uit moet komen te zien, bijvoorbeeld: 50 stoelen moeten worden opgesteld in rijen.
  • Op evenementniveau is deze tekst nog aan te passen.
  • Door het vinkje ‘Opnemen in offerte’ hier aan te zetten (evenementniveau), kan ervoor worden gekozen om deze omschrijving op te nemen in de offerte.
• Draaiboektekst: de tekst die hier wordt gevuld wordt getoond in het veld Draaiboektekst in het tabblad Zalen & Inrichting in Programma op Evenementniveau.
  • Op evenementniveau is deze tekst nog aan te passen.
• Sfeerafbeelding: het is mogelijk om een sfeerafbeelding aan de inrichting te koppelen door op de knop ‘Sfeerafbeelding uploaden’ te klikken. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk. Door deze afbeelding krijgt de opdrachtgever een beeld bij de voorgestelde inrichting. Op evenementniveau kan deze afbeelding nog gewijzigd worden.

Zaalblokkeringen

Het is mogelijk om een zaalblokkering te koppelen aan een zaal. Dit kan wenselijk zijn wanneer er onderhoud wordt gepleegd in een zaal of wanneer de zaal om andere redenen een bepaalde periode niet beschikbaar is.

• Zaalblokkering toevoegen: door een zaal te selecteren en vervolgens op de knop ‘Zaalblokkering toevoegen’ te klikken kan een zaalblokkering worden toegevoegd voor de betreffende zaal. Het is mogelijk om meerdere zaalblokkeringen toe te voegen aan één zaal.
• Omschrijving: de omschrijving van de zaalblokkering wordt getoond in het mouse-over tekstveld in de jaarplanning. Wanneer de zaal niet beschikbaar is n.a.v. een renovatie dan is het handig om dit hier te vermelden zodat dit intern helder is.
• Waar komt de zaalblokkering terug? Een zaalblokkering wordt in de jaarplanning weergegeven middels rode strepen gedurende de zaalblokkeringsperiode. Door met de muis op de zaalblokkering te gaan staan worden de volgende gegevens getoond: Omschrijving, geblokkeerd door (medewerker), Van, Tot. Let op: wanneer een zaal geblokkeerd is, kan de zaal wel gekoppeld worden in een evenement.

Budgetten

• Budgetten (opnieuw) inzetten: door op de knop ‘Budgetten (opnieuw) inzetten’ te klikken, kunnen de budgetten per maand of 4 weken ingezet worden. Let op: zorg ervoor dat u de Van tijd vult met de eerste maandag van het jaar en de Tot tijd met de laatste dag van het jaar. In de kolom ‘Budget’ kan per periode een budget worden ingevoerd. Dit budget wordt getoond in de Omzetgegevens export.
• Omzetgegevens exporteren: de omzetgegevens kunnen geëxporteerd worden door op de knop ‘Omzetgegevens exporteren’ te klikken. In deze export worden vervolgens twee tabs getoond met omzetinformatie over de betreffende locatie:
• Budgetten per status:
  1. Periode: Periode zoals ingezet in tabblad Budgetten.
  2. Budget: Budget zoals ingevoerd in tabblad Budgetten.
  3. Aantal partijen: aantal partijen per status in de betreffende periode.
  4. Omzet: omzet per status in de betreffende periode.
  5. Prestatie t.o.v. budget: percentage omzet ten opzichte van het budget.
  6. % ann van omzet def: percentage omzet geannuleerde partijen ten opzichte van omzet definitieve partijen.
• Budgetten per omzetcategorie:
  1. Periode: Periode zoals ingezet in tabblad Budgetten.
  2. Budget: Budget zoals ingevoerd in tabblad Budgetten.
  3. Werkelijke omzet: de omzet van alle partijen in deze periode met de status definitief en financieel afgehandeld.
  4. % van totaal: percentage omzet werkelijke omzet ten opzichte van het budget.
  5. Culinair: omzet culinair.
  6. Dranken: omzet dranken.
  7. Materialen: omzet materialen.
  8. Decoratie: omzet decoratie.
  9. Entertainment: omzet entertainment.
  10. Techniek: omzet techniek.
  11. Diensten: omzet diensten.
  12. Arrangementen: omzet arrangementen (wanneer bijvoorbeeld culinair binnen een arrangement valt, wordt dit hier getoond en niet onder Culinair).
  13. Commissie: omzet commissie.
  14. Afdracht: omzet afdracht.
  15. Kortingen: totaal van kortingen per periode (dit is de enige tabel die rekent met min-bedragen.
  16. Onbekende categorie: overige omzet.
• Bezettingsgraad exporteren: door op de knop ‘Bezettingsgraad exporteren’ te klikken, wordt er een pop-up venster geopend waar de volgende opties kunnen worden geselecteerd:
  1. Vanaf/ Tm: datumfilter
  2. Groepering: de export kan de gegevens groeperen per dag, week of maand.
  3. Dagen: hier kan worden geselecteerd welke dagen meegenomen dienen te worden in de export.
  4. Zalen: de zalen die in de export opgenomen dienen te worden, kunnen hier worden aangevinkt. Indien er geen zaal wordt geselecteerd, worden automatisch alle zalen geëxporteerd.
  5.  Kolommen
     • Beschikbare bezetting: beschikbare bezetting per zaal in uren (per dag/ week/ maand): zoals ingevoerd in het tabblad Openingstijden op zaalniveau.
     • Bezetting: aantal gereserveerde uren binnen de betreffende periode per zaal. Enkel zaalreserveringen van evenementen met de status definitief worden opgenomen in de Bezettingsgraad export.
     • Bezetting %: aantal gereserveerde uren ten opzichte van beschikbare bezetting.
     • Aantal personen: opgetelde aantal gasten van de programmaonderdelen waar de zaal voor gereserveerd is.
     • Zaalhuur: de opgetelde verkoopprijs van de zaalhuur binnen die periode (zoals aangegeven op evenementniveau).
     • Omzet: de totaalomzet van de programmaonderdelen waaraan de zaal is gekoppeld binnen deze periode, van grootboekrekeningen waar het vinkje ‘Opnemen in bezettingsgraad’ aanstaat (wordt beheer in Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen > Verkoop).

Standaardpakketten

Het is mogelijk om pakketten te koppelen aan een locatie, Dit pakket wordt standaard toegevoegd aan het evenement bij het koppelen van de locatie aan het evenement. Bijvoorbeeld wanneer u weet dat bij een bepaalde locatie een keuken aanwezig is maar dat in deze keuken geen oven zit. Een oven heeft u wel altijd nodig voor de bereiding van uw gerechten. U kunt dan een standaard pakket met een oven koppelen aan deze locatie zodat de oven nooit vergeten wordt.

Pakket toevoegen

• Door op de knop ‘Pakket toevoegen’ te klikken, kunt u een keuze maken voor een verkoopcategorie. Vervolgens kunt u zoeken naar het gewenste pakket.
• Het is mogelijk om meerdere pakketten te koppelen aan een locatie.
• Een standaardpakket wordt altijd aan een evenement toegevoegd met de verkoopprijs zoals ingevoerd in het stambestand, ook wanneer een prijslijst is gekoppeld waar dit pakket tegen een andere prijs is opgenomen. Dit komt doordat een prijslijst pas gekoppeld kan worden nadat de locatie is ingesteld en het standaardpakket dus al is toegevoegd.

Afdrachten

Zie het artikel evenementen - financieel - locatie afdracht voor meer informatie.

Prijslijsten

Wanneer een product wordt toegevoegd in een prijslijst, kun je middels een nieuw vinkje reeds gekoppelde producten uitsluiten. Indien dit vinkje aan staat, komen de gekoppelde producten niet in het overzicht van de pop-up.  

Kostenplaatsen

Het is mogelijk om op locatieniveau kostenplaatsen te koppelen en één kostenplaats als standaard te selecteren per administratie. Wanneer een evenement aangemaakt wordt voor die locatie wordt standaard de kostenplaats die bij Locatie > Kostenplaats als standaard aangevinkt is, geselecteerd in het evenement. Daarnaast kan de gebruiker in dat evenement enkel kiezen tussen de kostenplaatsen die aan die locatie gekoppeld zijn. Als er een afwijkende locatie is ingesteld geldt dat de kostenplaatsen voor zowel de 'hoofdlocatie' als de afwijkende locatie gekozen kunnen worden, standaard wordt de standaard kostenplaats van de hoofdlocatie geselecteerd in het evenement. Als er geen kostenplaats als standaard is gekozen, blijft het veld in het evenement leeg en dient de gebruiker die het evenement aanmaakt een kostenplaats te kiezen.

Logistieke verdeling

Hier is het mogelijk om logistieke verdeelpunten toe te voegen en te beheren. Het is hier mogelijk om zalen op te kunnen delen in logistieke verdeelpunten, deze zalen zijn dan weer te koppelen aan de programmaonderdelen. Het is mogelijk dat een programma onderdeel aan meerdere zalen hangen. Die zalen kunnen dus verschillende verdeelpunten hebben. Je krijgt een melding als je in het programmaonderdeel een ander verdeelpunt kiest die afwijkt van het 'standaard' verdeelpunt. Exports vanuit productieplanning en dashboard om op te splitsen per logistiek verdeelpunt.