Inhoudsopgave

Debiteur- en crediteurnummer

Zoals uitgelegd in het artikel Algemene werkwijze boekhoudkoppeling worden de debiteuren en crediteuren door EasyParty beheerd en doorgestuurd naar het boekhoudsysteem. Zo hoef je maar in één systeem de gegevens van je klanten bij te houden. Klanten worden namelijk door de salesmedewerkers tijdens het offertetraject al in EasyParty gemaakt.

Het debiteur- / crediteurnummer wordt toegevoegd aan de relatie in het CRM. Dit nummer wordt pas gekoppeld wanneer:

  • Een evenement op definitief gezet wordt;
  • Een factuur is gemaakt (geen conceptfactuur);
  • Of als je bij de relatie naast het Debiteur- / crediteurnummer op het “Opslaan” knopje drukt.

EasyParty koppelt dan het eerstvolgende beschikbare nummer dat binnen de, in instellingen, ingevulde reeks valt.

Debiteuren ophalen

P.S. de werkwijze voor de crediteuren is precies hetzelfde als de debiteuren en is daarom niet los omschreven.

Door op “Debiteuren ophalen” te klikken, worden alle debiteuren opgehaald die doorgestuurd moeten worden naar het boekhoudsysteem.

Een debiteur wordt opgenomen in de synchronisatie indien:

  • De relatie niet eerder is gesynchroniseerd van EasyParty naar het Boekhoudsysteem. Dus wanneer de relatie nieuw is in EasyParty.
  • Een wijziging is gemaakt in de gegevens van de relatie in het CRM. Deze wijzigingen moeten dan ook doorgestuurd worden zodat je deze maar op één plek hoeft bij te houden.

Type debiteuren

Nieuwe relaties krijgen de action “Insert” in de tabel. Bestaande relaties die gewijzigd zijn krijgen de action “Update”. Indien de status niet klopt dan kun je deze handmatig wijzigen door de desbetreffende regel te selecteren en op “Wijzig status” te drukken.

Gegevens van de debiteur

In de tabel zie je alle gegevens die verstuurd worden naar het boekhoudsysteem. Indien je de gegevens wilt wijzigen, dan dien je dit op relatieniveau te doen. Dit zorgt ervoor dat het voor de volgende keer goed is ingevoerd. Dit kun je eenvoudig doen via “Open relatie”.

Eerste keer synchroniseren

De eerste keer dat je de boekhoudkoppeling gebruikt, zullen alle relaties die in EasyParty zijn ingevoerd worden getoond. Dit komt omdat volgens EasyParty deze relaties nooit eerder zijn gesynchroniseerd. Dus EasyParty ziet de relaties als nieuwe relaties en zullen allemaal de action “Insert” hebben.

Voordat je de eerste keer de gegevens doorstuurt naar het boekhoudsysteem, dien je zelf de status te wijzigen naar “update” voor de debiteuren die al in het boekhoudsysteem zijn opgenomen. Het kan zijn dat sommige relaties wel nieuw zijn en op “insert” moeten blijven staan. Je kunt meerdere regels selecteren d.m.v. het inhouden van de Shift-knop en op de laatste benodigde regel te klikken.

Exporteer debiteuren

Door op “Exporteer debiteuren” te klikken kies je ervoor om de debiteuren te synchroniseren naar het boekhoudsysteem.

  • Alleen de geselecteerde regels worden gesynchroniseerd.
  • Indien er geen regel geselecteerd is dan worden alle regels gesynchroniseerd.

Boekhoudkoppeling die direct synchroniseert

Bij een boekhoudkoppeling die direct de gegevens synchroniseert worden alle debiteuren in het systeem direct toegevoegd of gewijzigd. De debiteuren die goed gesynchroniseerd zijn verdwijnen uit het overzicht.

Indien een aantal debiteuren niet goed gesynchroniseerd zijn, dan blijven deze in EasyParty staan. EasyParty weet dat deze niet gesynchroniseerd zijn en probeert het op een later tijdstip nogmaals.

Meldingen resultaat boekhouding synchronisatie

  • Wanneer een debiteur niet doorgeschoten kan worden dan wordt er een melding getoond in EasyParty. De melding kan vanuit EasyParty of vanuit het boekhoudsysteem worden gegenereerd.
  • De melding geeft meer toelichting over waarom de debiteur niet gesynchroniseerd kan worden. Zodoende weet je wat er aangepast moet worden zodat het wel gesynchroniseerd kan worden.
  • De kolom “Melding” wordt dan ook gevuld. Zo kun je snel zien welke debiteuren een melding hebben en welke nieuw zijn en niet eerder gesynchroniseerd zijn.

Boekhoudkoppeling die via Import/Export werkt

Een koppeling via Import/Export betekent dat er een XML-bestand aangemaakt wordt bij “Exporteer debiteuren” die vervolgens in de ingestelde map wordt opgeslagen.

  • Indien er geen map ingesteld is, dan wordt het bestand in de EasyParty map opgeslagen. Je kunt deze terugvinden in EasyParty bij Export geschiedenis.
  • Let op; indien er een regel binnen de geselecteerde data niet geëxporteerd kan worden, dan mislukt de hele export. De export wordt wel opgeslagen maar hier komt dan geen data in te staan.
    • Het is mogelijk om de export nogmaals te exporteren met de regels die wel juist zijn en de regels die onjuist zijn uit te sluiten van de export.
    • Maar wij adviseren om te kijken naar de meldingen en deze dan aan te passen zodat de volledige export gemaakt kan worden. Dit is in de praktijk niet altijd mogelijk.

Meldingen resultaat boekhouding synchronisatie

  • Wanneer een debiteur niet geëxporteerd kan worden naar het XML-bestand, dan komt er een melding hiervoor in EasyParty.
  • De melding geeft meer toelichting over waarom de debiteur niet geëxporteerd kan worden. Je dient de relatie dan aan te passen zodat deze wel geëxporteerd kan worden.
  • De kolom “Melding” wordt dan ook gevuld. Zo kun je snel zien welke debiteuren een melding hebben en welke nieuw zijn.

Daarna moet je het XML-bestand importeren binnen het boekhoudsysteem.

  • Bij Exact Online doe je dit bij Administratie > Import/Export / Methode / XML / Relaties / Relaties / Import / Bestand kiezen dat je net heeft geëxporteerd uit EasyParty.
  • Indien het importeren in het boekhoudsysteem niet goed verloopt, dan dien je dit aan te geven in EasyParty. Dit doe je bij “Export geschiedenis”.

Proefexport

De proefexport is alleen nodig voor ondersteuning vanuit EasyParty. Als het exporteren niet lukt dan zal het supportteam vragen om een proefexport vanuit het systeem zodat support kan zien wat er misgaat met de synchronisatie.