Relaties kunnen particulier, zakelijk en/of een leverancier zijn. In dit hoofdstuk lees je hoe particuliere en zakelijke relaties aangemaakt kunnen worden.

Hier lees je meer over het aanmaken van leveranciers.

Toevoegen van relaties

Open EasyParty en ga naar CRM 

Klik op de knop   

In het tabblad 'Eigenschappen' worden alle details gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd. 

De blauwe velden zijn verplicht om te vullen, de overige velden niet. Als je bijvoorbeeld niks met marketing gaat doen, dan is het ook niet nodig om de marketinggegevens in te vullen.

Uitleg belangrijkste velden tabblad Eigenschappen

Hier kun je kiezen uit Particulier of Zakelijk. Dit heeft invloed op de beschikbare velden hieronder. Voor een particuliere relatie is het bijvoorbeeld niet mogelijk om marketinggegevens, BTW nummer en KvK nummer toe te voegen.

  • Particuliere relaties zijn bijvoorbeeld 2 personen waarvoor je eenmalig een bruiloft organiseert of een familie waarvoor je een barbecue regelt.
  • Zakelijke relaties zijn bijvoorbeeld bedrijven waarvoor je regelmatig evenementen verzorgt
  • Zoeknaam: Als het een particuliere relatie is dan heet dit veld “Zoeknaam”. Particuliere relaties hebben namelijk geen standaard naam, buiten de contactpersoon zelf. Bijvoorbeeld Familie Jansen, Jan en Anita Jansen (bij een bruiloft) of Jan Jansen.

  • Bedrijfsnaam: Als het een zakelijke relatie is dan heet dit veld “Bedrijfsnaam”. Let op hoe je dit schrijft want dit is ook hoe de relatie op de factuur komt te staan. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen binnen het bedrijf de bedrijfsnaam hetzelfde schrijft. Voorkom dubbele relaties door één standaard aan te houden in hoe je bedrijfsnamen schrijft. Denk hierbij ook aan de rechtsvorm van het bedrijf, zoals bv of b.v. of BV., etc.

De vulling van deze velden spreekt redelijk voor zich.

Let op de manier waarop je deze gegevens vult. Vooral bij telefoonnummers zie je dat dit in verschillende formats geschreven kan worden (06 - 12 34 56 78 OF 0612345678). Deze gegevens komen terug in het evenement en evt. op de offerte als je daarvoor kiest.


Uitleg tabblad Adressen

Bij adressen vul je altijd minimaal 3 adressen, namelijk:

  • Bezoekadres: is het hoofd/bezoek adres van de relatie

  • Postadres: is benodigd als ‘verstuuradres’ voor bijvoorbeeld de offerte.

    • Indien je geen apart postadres hebt, dan kun je het bezoekadres kopiëren.

  • Factuuradres: is benodigd voor het aanmaken van de factuur voor de relatie.

    • Indien je geen apart factuuradres hebt, dan kun je het postadres kopiëren

Bij het vullen van de adressen kun je gebruik maken van de postcodezoeker. Kies voor 'Toevoegen' en dan vervolgens zoek postcode. De manier waarop u hier uw postcode vult wordt ook gehanteerd in de rest van EasyParty.

Bij particulieren relaties zullen in veel gevallen alle 3 de adressen hetzelfde zijn. 

Uitleg tabblad Contactpersonen

Let op!

Het is belangrijk om bij iedere relatie minimaal 1 contactpersoon te koppelen. Zonder contactpersoon kun je namelijk geen evenement aanmaken voor deze relatie.

Wie vul je als contactpersoon?

  • Wanneer de relatie ook de contactpersoon is, bij bijvoorbeeld iemands verjaardagsfeestje, dan kun je als contactpersoon dezelfde gegevens vullen als bij de relatie.
  • Als je te maken hebt met een bedrijf dan kan de contactpersoon een afdeling zijn. Bijvoorbeeld de afdeling crediteuren waar altijd de facturen naar toe verzonden moeten worden.
  • Wanneer je binnen 1 relatie met verschillende personen te maken hebt, dan kun je alle contactpersonen die er zijn aanmaken zodat je alle contactgegevens centraal hebt. In het evenement kies je vervolgens wie de evenementrelatie is, daar heb je dan in eerste instantie contact mee.

Een contactpersoon moet ten minste een achternaam hebben. Let op hoofdlettergebruik zodat de naam ook netjes op de offerte en factuur komt.

Als een relatie meerdere contactpersonen heeft dan kun je hier aangeven of dit de financiële contactpersoon is van deze relatie. Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan de financiële contactpersoon. Dit is op evenementniveau te overrulen.

Uitgebreide uitleg

Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden?  klik dan op deze link.

FAQ

Waarschijnlijk heeft deze relatie nog geen contactpersoon. Deze is benodigd om een evenement aan te kunnen maken zodat je altijd contactinformatie voor handen hebt in het evenement.



  • Geen labels