Pagina historie

Dranken vormen zijn een essentieel belangrijk onderdeel van uw voor je evenementen. Onder dranken vallen Dit zijn alle items die u je op voorraad heeft hebt en verkoopt aan uw klanten. Het correct invoeren van dranken is belangrijk om de dranken correct in de importsheet is cruciaal voor het latere proces bij het creëren van in te voeren, dit maakt het later makkelijker om de drankpakketten en arrangementen . Deze pakketten worden samengesteld samen te stellen. Zorg ervoor dat alles in de juiste verhoudingen en verpakkingseenheden, waardoor uw verpakkingen staat, zodat je magazijnmedewerkers duidelijke picklijsten ontvangen. Voordat u dit kunt doen, moeten de individuele dranken correct zijn toegevoegd aan EasyParty via de importsheet voor drankenkrijgen.

Voor een uitgebreide uitleg meer info over het beheer beheren van dranken binnen EasyParty verwijzen we u graag naar in EasyParty, check het hoofdstuk Magazijn.

Inhoudsopgave

Importsheet

De importsheet van dranken bestaat uit 1 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.

Tabblad Dranken

...

Hier voegt u voeg je alle dranken toe die je op voorraad hebt. 

Denk hierbij zo uitgebreid mogelijk: dus niet alleen “Port” maar specifiek specificeer welke porten ; “Tawny” / “Wit” / “Ruby” / etc.je hebt zoals “Port Tawny” / “Port Wit” / “Port Ruby” / enzovoort.

Het is belangrijk om bij de omschrijving, zowel voor interne communicatie Let op met de omschrijving (zowel voor interne comminicatie, als naar de klant) dat het duidelijk is hoe een , duidelijk te maken hoe de drank verpakt is. Coca-Cola kan namelijk bijvoorbeeld in verschillende maten verpakkingen komen:

• Flesje van 20cl   20cl (Deze verkoop je waarschijnlijk per flesje)
• Glazen fles van 1 L   L (Deze verkoop je waarschijnlijk per glas of consumptie)
• Pet-fles van 1.5 L

Dit zijn allemaal verschillende producten, want ze hebben allemaal een verschillende kostprijs en bestelgegevens.

Het moet duidelijk zijn voor het magazijn welke Coca-Cola gepakt moet worden, dus voeg minstens zorg ervoor dat je bij de interne naam toe aangeeft hoe het verpakt is.

Tabblad Drankcategorie

...

Hier beheert u beheer je alle categorieën die u je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom E.

Tabblad Productie-eenheid

...

Hier beheert u beheer je alle productieproduct-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die u je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom F.

Leveranciers

...

Hier voegt u voeg je alle leveranciers toe , voor de betreffende producten die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom AD. Let op dat u je deze hetzelfde schrijft zoals die in de CRM sheet staan. 

Tabblad dranken

Algemene gegevens (kolom A t/m AC)

...

Kolom A > Interne naam (verplicht)

Omschrijving van de drank zoals u deze intern gebruikt wordt. Graag hier zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

...

Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte of en de factuur. Dit kan een kopie-paste van de interne naam zijn. 

...

Dit is een intern artikelnummer die u zelf gebruikt. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports . Indien u geen eigen artikelnummer gebruikt, dan is het niet nodig om dit veld te vullen(dit is niet het artikelnummer van de leverancier).

Kolom D > Artikelnummer (extern)

Hiermee bedoelen we niet het artikelnummer van de leverancier, deze vul je verderop in de sheet. 

Dit veld is hetzelfde als “Artikelnummer”, voor als u een tweede artikelnummer hanteert kunt u deze hier toevoegen, dit Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers. Indien u geen eigen artikelnummer gebruikt, dan is het niet nodig om dit veld te vullen. 

Kolom E > Categorie

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tweede tabblad van de sheet “Categorie”. Dit zijn de categorieën waaronder de dranken vallen. Bijvoorbeeld; bier, fris, wijn, etc. Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat u makkelijk kunt selecteren op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Drankcategorie.

Kolom F > Producteenheid (verplicht)

Hoe wordt het product intern gezien? Voorbeelden: Fles / Fust / Pet-Fles / Etc. Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: wijn wordt ingekocht per doos en komt binnen per pallet. De producteenheid blijft hier 1 fles. Deze details vult u bij leverancierdetails in (kolommen AD t/m AQ).

De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.

x Kolom G > Inhoud (in liters) (verplicht)

Hier geeft u geef je aan hoeveel liter in 1 producteenheid zit. Bijvoorbeeld: in een standaard wijnfles fles wijn zit 750 ml wijn. U Je vult hier dus 0,75 in ( i.v.m. dat alles vertaald moet worden naar liters).

Kolom H > Verpakkingseenheid

Dit is hoe het product verpakt is. Bijvoorbeeld een fles wijn zit in een doos met van 6 flessen. De verpakkingseenheid is dus “Doos” in dit voorbeeld. Dit is ook hoe het product op de picklijst komt te staan.

Indien er 8 flessen benodigd zijn, dan komen er 2 dozen op de picklijst te staan. Indien u wilt weten hoeveel stuks (producteenheid en niet verpakkingseenheid) benodigd zijn, dan kunt u dit veld (en kolom I) leeg laten.

Als de verpakkingseenheid niet van belang is, maar je altijd de producteenheid communiceert kun je dit veld leeglaten. Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig.

Kolom I > Aantal in verpakking

Indien u een verpakkingseenheid heeft Als de verpakkingseenheid gevuld is, dan moet de “Aantal in verpakking” ook gevuld worden.  Indien je een verpakkingseenheid hebt gevuld, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel er in 1 verpakking gaat. In het voorbeeld van de wijn is dit: 6 flessen in 1 doos.

• Hier beantwoordt u dus: “Hoeveel je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”.
• Let op: indien de verpakkingseenheid gevuld is, dan is het heel belangrijk dat “Aantal in verpakking” ook gevuld wordt. Anders gaat EasyParty er vanuit dat er 1 Producteenheid in een Verpakkingseenheid gaat.
• ?

 Kolom K > Aantal consumpties

De pakketten Drankpakketten worden gemaakt op basis van : hoeveel consumpties per persoon per drank. Daarom dient moet EasyParty te weten hoeveel consumpties er in 1 producteenheid zitten. In het voorbeeld van de wijn is dit 5 of 6 consumpties. Bij sterke drank die per fles verkocht wordt, is het nog steeds belangrijk om aan te geven hoeveel consumpties er in 1 fles zitten. Zodra 1 consumptie benodigd is in een evenement dan wordt een hele fles op de picklijst gezet. Dit komt omdat het niet mogelijk is om een x-aantal consumpties mee te nemen

Voor kolom M t/m P geldt het volgende:

Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.

Kolom M > Verkoopprijs per consumptie (excl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie wanneer gekozen is voor de btw mode exclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs exclusief BTW toe. Indien u Als je geen verkoopprijs heeft hebt omdat u je het product niet per consumptie verkoopt, dan kunt u kun je deze bepalen d.m.v. de verkoopprijs "Verkoopprijs per producteenheid excl. BTW" (kolom O) te delen door aantal consumpties (kolom K). Het komt vaak voor dat er toch af en toe per consumptie verkocht wordt, dus bepaal hier een aparte prijs voor.

Kolom N > Verkoopprijs per consumptie (incl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie wanneer gekozen is voor de btw mode inclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs inclusief BTW toe. Indien u Als je geen verkoopprijs heeft hebt omdat u je het product niet per consumptie verkoopt, dan kunt u kun je deze bepalen d.m.v. de verkoopprijs "Verkoopprijs per producteenheid incl. BTW" (kolom P) te delen door aantal consumpties (kolom K). Het komt vaak voor dat er toch af en toe per consumptie verkocht wordt, dus bepaal hier een aparte prijs voor.

Kolom O > Verkoopprijs per producteenheid (excl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid wanneer gekozen is voor de btw mode exclusief btw. Deze Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per verkoopprijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe exclusief btw.exclusief BTW.

Kolom P > Verkoopprijs per producteenheid (Inclincl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid wanneer gekozen is voor de btw mode inclusief btw. Deze Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per verkoopprijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe inclusief btwinclusief BTW.

Kolom Q > Basisvoorraad

Dit is het aantal dat je altijd als basisvoorraad in je magazijn wilt hebben staan.  VRAAG JOYCE

producten die u op voorraad heeft. Per type artikel:

• Bij vaste inhuuritems is dit standaard “0” want u heeft het nooit op voorraad.
• Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:
  • Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dient dit éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
  • Zonder de module voorraadbeheer: dit is niet bij te houden maar dient ook niet als “0” gevuld te worden. Anders denkt EasyParty dat u geen producten op voorraad heeft. Dan zullen deze producten standaard op de inhuurlijst komen te staan. Voeg hier dus “999999” in zodat het product altijd op voorraad is.
• Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:
  • Met de module voorraadbeheer geeft u in voorraadbeheer aan als er ooit iets kapot gaat.
  • Zonder de module voorraadbeheer is het belangrijk om dit aantal (basisvoorraad) handmatig aan te passen als iets aangeschaft wordt of kapot gaat.

Kolom R > Vast inhuuritem

Indien dit product niet en nooit op voorraad zal staan bij u staat en altijd ingehuurd dient te moet worden dan voert u voer je hier “Ja” in. Indien dit niet het geval is, dan vult u hier “Nee” in.

...

, anders “Nee”. Bij dranken is dit niet vaak het geval. 

Kolom S > Verbruiksartikel

Alle dranken zijn verbruiksartikelen, dus voer je hier dient overal “JA” ingevoerd te worden.

• Een artikel kan zowel een vast inhuuritem als verbruiksartikel zijn. Maar het kan ook tegelijkertijd een voorraadproduct (kolom M) en verbruiksartikel zijn.
• Indien het een vast inhuuritem en verbruiksartikel is, dan heeft dit geen invloed op de werkwijze van het bestellen van dit product (zoals hierboven omschreven).
• Indien het een voorraadhoudend product en verbruiksartikel is, dan heeft dit wel invloed op de werkwijze van bestellen binnen EasyParty.
  • Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad gehaald.
  • Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen O en P).

“JA” in

Kolom T > Voorraadproduct

Deze kolom is alleen van toepassing indien u als je de module “voorraadbeheer” heefthebt.

Sommige dranken heeft u heb je standaard op voorraad. Bij deze producten voert u hier “Ja” in. Indien u deze niet standaard op voorraad heeft voert u hier “Nee” in. In het voorraadbeheer kunt u dan altijd zien hoeveel u verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kunt u bepalen of u moet bijbestellen of niet.

...