Dranken vormen een essentieel onderdeel van uw evenementen. Onder dranken vallen alle items die u op voorraad heeft en verkoopt aan uw klanten. Het correct invoeren van dranken in de importsheet is cruciaal voor het latere proces bij het creëren van drankpakketten en arrangementen. Deze pakketten worden samengesteld in de juiste verhoudingen en verpakkingseenheden, waardoor uw magazijnmedewerkers duidelijke picklijsten ontvangen. Voordat u dit kunt doen, moeten de individuele dranken correct zijn toegevoegd aan EasyParty via de importsheet voor dranken.

Voor een uitgebreide uitleg over het beheer van dranken binnen EasyParty verwijzen we u graag naar het hoofdstuk Magazijn.

Inhoudsopgave

Importsheet

De importsheet van dranken bestaat uit 1 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.

Dranken

Hier voegt u alle dranken toe.

Denk hierbij zo uitgebreid mogelijk: dus niet “Port” maar specifiek welke porten; “Tawny” / “Wit” / “Ruby” / etc.

Let op met de omschrijving (zowel voor interne comminicatie, als naar de klant) dat het duidelijk is hoe een drank verpakt is. Coca-Cola kan namelijk in verschillende maten komen:

• Flesje van 20cl   (Deze verkoop je waarschijnlijk per flesje)
• Glazen fles van 1 L   (Deze verkoop je waarschijnlijk per glas of consumptie)
• Pet-fles van 1.5 L

Dit zijn allemaal verschillende producten want ze hebben allemaal een verschillende kostprijs en bestelgegevens.

Het moet duidelijk zijn voor het magazijn welke Coca-Cola gepakt moet worden, dus voeg minstens bij de interne naam toe hoe het verpakt is.

Drankcategorie

Hier beheert u alle categorieën die u kunt kiezen in tabblad 1.

Productie-eenheid

Hier beheert u alle productie-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die u kunt kiezen in tabblad 1.

Leveranciers

Hier voegt u alle leveranciers toe, voor de betreffende producten. Let op dat u deze hetzelfde schrijft zoals die in de CRM sheet staan.

Tabblad dranken

Algemene gegevens (kolom A t/m AC)

Kolom A > Interne naam (verplicht)

Omschrijving van de drank zoals u deze intern gebruikt. Graag hier zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

• Bavaria - Fust 50 liter
• Coca-cola Zero - pet-fles 1,5 L
• Principato Chardonnay - 6x0,75L
• Heineken Pils - flesje 300 ml 

Kolom B > Commerciële naam (verplicht)

Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte of de factuur. Dit kan een kopie-paste van de interne naam zijn. 

Kolom C > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer die u zelf gebruikt. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports. Indien u geen eigen artikelnummer gebruikt, dan is het niet nodig om dit veld te vullen.

Kolom D > Artikelnummer (extern)

Hiermee bedoelen we niet het artikelnummer van de leverancier, deze vul je verderop in de sheet. 

Dit veld is hetzelfde als “Artikelnummer”, voor als u een tweede artikelnummer hanteert kunt u deze hier toevoegen, dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers. Indien u geen eigen artikelnummer gebruikt, dan is het niet nodig om dit veld te vullen.

Kolom E > Categorie

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tweede tabblad van de sheet “Categorie”. Dit zijn de categorieën waaronder de dranken vallen. Bijvoorbeeld; bier, fris, wijn, etc. Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat u makkelijk kunt selecteren op bepaalde categorieën. 

Kolom F > Producteenheid (verplicht)

Hoe wordt het product intern gezien? Voorbeelden: Fles / Fust / Pet-Fles / Etc.

Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: wijn wordt ingekocht per doos en komt binnen per pallet. De producteenheid blijft hier 1 fles. Deze details vult u bij leverancierdetails in (kolommen AD t/m AQ).

x Kolom G > Inhoud (in liters) (verplicht)

Hier geeft u aan hoeveel liter in 1 producteenheid zit. Bijvoorbeeld: in een standaard wijnfles zit 750 ml wijn. U vult hier dus 0,75 in (i.v.m. dat alles vertaald moet worden naar liters).

Kolom H > Verpakkingseenheid

Dit is hoe het product verpakt is. Bijvoorbeeld een fles wijn zit in een doos met 6 flessen. De verpakkingseenheid is dus “Doos” in dit voorbeeld. Dit is ook hoe het product op de picklijst komt te staan.

Indien er 8 flessen benodigd zijn, dan komen er 2 dozen op de picklijst te staan. Indien u wilt weten hoeveel stuks (producteenheid en niet verpakkingseenheid) benodigd zijn, dan kunt u dit veld (en kolom I) leeg laten.

Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig.

Kolom I > Aantal in verpakking

Indien u een verpakkingseenheid heeft gevuld, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel er in 1 verpakking gaat. In het voorbeeld van de wijn is dit: 6 flessen in 1 doos.

• Hier beantwoordt u dus: “Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”.
• Let op: indien de verpakkingseenheid gevuld is, dan is het heel belangrijk dat “Aantal in verpakking” ook gevuld wordt. Anders gaat EasyParty er vanuit dat er 1 Producteenheid in een Verpakkingseenheid gaat.

 Kolom K > Aantal consumpties

De pakketten worden gemaakt op basis van: hoeveel consumpties per persoon per drank. Daarom dient EasyParty te weten hoeveel consumpties er in 1 producteenheid zitten. In het voorbeeld van de wijn is dit 6 consumpties. Bij sterke drank die per fles verkocht wordt, is het nog steeds belangrijk om aan te geven hoeveel consumpties er in 1 fles zitten. Zodra 1 consumptie benodigd is in een evenement dan wordt een hele fles op de picklijst gezet. Dit komt omdat het niet mogelijk is om een x-aantal consumpties mee te nemen.

Kolom M > Verkoopprijs per consumptie (excl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie wanneer gekozen is voor de btw mode exclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs exclusief BTW toe.

Indien u geen verkoopprijs heeft omdat u het product niet per consumptie verkoopt, dan kunt u deze bepalen d.m.v. de verkoopprijs per producteenheid excl. BTW (kolom O) delen door aantal consumpties (kolom K). Het komt vaak voor dat er toch af en toe per consumptie verkocht wordt, dus bepaal hier een aparte prijs voor.

Kolom N > Verkoopprijs per consumptie (incl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie wanneer gekozen is voor de btw mode inclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs inclusief BTW toe.

Indien u geen verkoopprijs heeft omdat u het product niet per consumptie verkoopt, dan kunt u deze bepalen d.m.v. de verkoopprijs per producteenheid incl. BTW (kolom P) delen door aantal consumpties (kolom K). Het komt vaak voor dat er toch af en toe per consumptie verkocht wordt, dus bepaal hier een aparte prijs voor.

Kolom O > Verkoopprijs per producteenheid (excl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid wanneer gekozen is voor de btw mode exclusief btw. Deze Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per verkoopprijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe exclusief btw.

Kolom P > Verkoopprijs per producteenheid (Incl. BTW)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid wanneer gekozen is voor de btw mode inclusief btw. Deze Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per verkoopprijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe inclusief btw.

Kolom Q > Basisvoorraad

Dit is het aantal producten die u op voorraad heeft. Per type artikel:

• Bij vaste inhuuritems is dit standaard “0” want u heeft het nooit op voorraad.
• Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:
  • Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dient dit éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
  • Zonder de module voorraadbeheer: dit is niet bij te houden maar dient ook niet als “0” gevuld te worden. Anders denkt EasyParty dat u geen producten op voorraad heeft. Dan zullen deze producten standaard op de inhuurlijst komen te staan. Voeg hier dus “999999” in zodat het product altijd op voorraad is.
• Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:
  • Met de module voorraadbeheer geeft u in voorraadbeheer aan als er ooit iets kapot gaat.
  • Zonder de module voorraadbeheer is het belangrijk om dit aantal (basisvoorraad) handmatig aan te passen als iets aangeschaft wordt of kapot gaat.

Kolom R > Vast inhuuritem

Indien dit product niet en nooit op voorraad zal staan bij u en altijd ingehuurd dient te worden dan voert u hier “Ja” in. Indien dit niet het geval is, dan vult u hier “Nee” in.

• Indien u de module besteladviezen en voorraadbeheer voor magazijn heeft, dan zorgt dit ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.
• Indien u deze modules niet heeft dan kunt u een inhuurlijst genereren in het magazijn op basis van een geselecteerde periode. In deze lijst komen alle artikelen te staan, waarvan het vinkje “vast inhuur item” aanstaat.

Kolom S > Verbruiksartikel

Alle dranken zijn verbruiksartikelen, dus hier dient overal “JA” ingevoerd te worden.

• Een artikel kan zowel een vast inhuuritem als verbruiksartikel zijn. Maar het kan ook tegelijkertijd een voorraadproduct (kolom M) en verbruiksartikel zijn.
• Indien het een vast inhuuritem en verbruiksartikel is, dan heeft dit geen invloed op de werkwijze van het bestellen van dit product (zoals hierboven omschreven).
• Indien het een voorraadhoudend product en verbruiksartikel is, dan heeft dit wel invloed op de werkwijze van bestellen binnen EasyParty.
  • Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad gehaald.
  • Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen O en P).

Kolom T > Voorraadproduct

Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “voorraadbeheer” heeft.

Sommige dranken heeft u standaard op voorraad. Bij deze producten voert u hier “Ja” in. Indien u deze niet standaard op voorraad heeft voert u hier “Nee” in. In het voorraadbeheer kunt u dan altijd zien hoeveel u verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kunt u bepalen of u moet bijbestellen of niet.

Kolom U > Minimale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend product is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.

Dit is het minimale aantal producteenheden dat de drank op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan vervolgens worden omgezet naar een inkooporder.

Kolom V > Maximale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend product is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.

Dit is het maximale aantal producteenheden dat de drank op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudende drank besteld wordt, dan zal de bestelling verhoogd worden zodat de voorraad weer op dit maximale aantal zit.

Kolom W > Opslaglocatie

Vul hier de locatie in waar het product meestal bewaard wordt. Voorbeeld; Drankmagazijn, Drankkoelkast. De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. Daarnaast wordt de volgorde van producten op de picklijst gebaseerd op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom S) dan schap (kolom T) en als laatste op alfabet van de productnaam.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom X > Stelling

Indien u binnen uw opslaglocatie stellingen hebt, dan kunt u deze bijhouden om het picken van producten eenvoudiger te maken.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

 Kolom Y > Schap

Indien u binnen uw stellingen ook schappen heeft, dan kunt u deze hier bijhouden.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom Z > Opslagtype

Indien u meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom AA > Productgroep

Indien u meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom AB > Offertetekst

Indien u een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kunt u dat hier toevoegen. Dit is bijna nooit nodig. Bij bijvoorbeeld speciale wijnen die u een extra omschrijving voor op de offerte wilt geven, kan dat van toepassing zijn. Bij andere producten worden offerteteksten vaak op pakketniveau beheerd en niet productniveau.

Kolom AC > Productopmerking

Indien u meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

De kolommen tot dusver verwijzen naar product zelf. Dit zijn de velden in het tabblad “Eigenschappen” in EasyParty

Leverancierdetails

De kolommen ‘AB tot AQ” doelen op de informatie vanuit de leverancier. Dit zijn de velden in het tabblad “Leveranciers” in EasyParty

Kolom AD > Leverancier ID

Deze kunt u beheren in het vierde tabblad van deze sheet. Noteer hier alle leveranciers van uw producten (wellicht is het er maar 1). Noteer de naam zo correct mogelijk zodat het overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.

Kolom AE > Productnaam Leverancier

De leverancier heeft misschien een andere naam voor het product dan uzelf. Hun omschrijving kunt u hier toevoegen zonder uw interne naam aan te passen. Hierin zit vaak veel informatie die  handig is voor de andere velden (zoals gewicht of verpakkingsaantal)

Kolom AF > Artikelnummer Leverancier

Heeft uw leverancier een nummer voor het product? Zo ja, dan noteert u deze hier.

Kolom AG > EAN Consumenteneenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.

Kolom AH > EAN Handelseenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren. 

Kolom AI > Inkoopeenheid

Dit doelt op de eenheid waarin u inkoopt en waar de prijs in kolom AG naar verwijst. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom C, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een doos wijn:

• Producteenheid is Fles
• Inkoopeenheid is Doos

Kolom AJ > Inkoopprijs

Dit doelt op de prijs van de eenheid getoond in kolom AF.

Kolom AK > Omrekenfactor

Hier stelt u de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom C) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AI)?. Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een doos wijn:

• Er zitten 6 flessen in 1 doos. Dan is het getal die u hier invult “6”.

Kolom AM > Besteleenheid

Dit doelt op de eenheid waarin u bestelt. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is vaak hetzelfde. Voorbeeld:

• Dozen huiswijn worden per pallet besteld om schaalvoordelen te behalen.
• Kolom C > Fles
• Kolom AI > Doos
• Kolom AK > 6 (flessen in een doos)
• Kolom AM > Pallet
• Kolom AN > 50 (dozen op een pallet)

Kolom AN > Omrekenfactor

Hier stelt u zichzelf de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AI) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AM). Indien deze hetzelfde zijn, dan kunt u hier 1 invullen.

Kolom AP > Minimale bestelhoeveelheid

Indien u een bepaalde prijsafspraak heeft met uw leverancier, maar de voorwaarde is dat u een groter volume per keer besteld, dan kunt u dat hierin beheren. Bijvoorbeeld; u leverancier wil dat u minstens 4 pallets besteld. Dan vult u hier 4 in.

LET OP: Wij merken op dat dit veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.

Kolom AQ > Bestelvolume

Dit is niet hetzelfde als uw minimale bestelhoeveelheid. Indien uw leverancier aangeeft dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan dient u hier 2 te vullen. Bijvoorbeeld:

• Indien u de huiswijn wilt dient u minstens 4 pallets te bestellen. Daarna dient u in meervoud van 2 te bestellen omdat de pallets aan elkaar gebonden zijn. In dit scenario gebeurt het volgende:
  • Indien u 1 pallet nodig hebt, dan dient u er 4 te bestellen.
  • Indien u 3 pallets nodig hebt, dan dient u er 4 te bestellen.
  • Indien u 5 pallets nodig hebt, dan dient u er 6 te bestellen.

LET OP: Wij merken op dat dit veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.