In EasyParty zijn materialen, decoratie, entertainment en techniek allemaal producten en diensten die je aan je relaties verkoopt of aanbiedt. Deze vier verkoopcategorieën zijn op dezelfde manier opgebouwd en daarom samengevoegd in één Excel-sheet. Elke categorie heeft een eigen tabblad.
Wanneer de importsheets volledig gevuld zijn en geïmporteerd zijn gaan we pakketten aanmaken in EasyParty zodat deze eenvoudig toegevoegd kunnen
Deze sheet is opgesplitst in 4 delen:
- Materialen
- Decoratie
- Entertainment
- Techniek
Dit zijn onderdelen die binnen uw magazijn beheerd worden met de achterliggende gedachte om deze te kunnen selecteren in een evenement. Materialen, Decoratie en Techniek zijn opgesplitst zodat deze ook los in een evenement toegevoegd kunnen worden en los in de offerte komen.
...
worden aan een evenement. Sales hoeft dan alleen op hoofdniveau
...
pakketten toe te voegen. Er is al een goede schatting van de benodigde materialen beschikbaar
...
.
Voorbeeld: Mobiele bar met tapinstallatie
Zonder EasyParty:
- Sales verkoopt een mobiele bar met tapinstallatie.
- Een week voor het evenement
...
- moet logistiek
...
- de verkochte pakketten bekijken en een materiaallijst maken
...
- .
...
- Deze lijst moet telkens opnieuw worden gemaakt, ondanks dat vaak dezelfde producten nodig zijn, zoals koelkast, spoelbak, spoelborstels, vaatdoeken,
...
- afvoerslang, emmer, tapinstallatie,
...
- barombouw, vuilniszakken, etc.
- Dit is een
...
- tijdrovend proces met veel herhaling.
Met EasyParty
...
- In EasyParty wordt een pakket gemaakt
...
- "Mobiele bar met
...
- tapinstallatie" waarin alle benodigde materialen
...
- met
...
- juiste aantallen
...
- zijn gekoppeld.
...
- Wanneer het pakket aan een evenement wordt gekoppeld
...
- ,
...
- worden de producten
...
- automatisch gekoppeld zonder extra nadenken.
- Er kan een schatting gemaakt worden van hoeveel producten benodigd zijn voor
...
- de komende week.
...
In dit bestand dienen alle losse materialen, decoratie, entertainment en techniek toegevoegd te worden zodat deze aan een pakket gekoppeld kunnen worden.
Tips:
...
- Daarnaast er al vooruit gekeken worden wat er voor week X aan materialen verhuurd is.
| Tip |
|---|
Belangrijke tips
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
Inhoudsopgave
| Inhoudsopgave | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Importsheet
De importsheet bestaat uit 4 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.
Tabblad Materialen - Tabblad Decoratie - Tabblad Entertainment - Tabblad Techniek
Hier voeg je alle items toe die je verkoopt/inhuurt/aanbiedt/meeneemt voor een evenement.
Voorbeelden:
| Verkoopcategorie | Product (deze ga je in de Excelsheet vullen) | Pakket (gaan we later in EasyParty aanmaken) |
|---|---|---|
| Materiaal | Flessenopener Koolzuurfles Mobiele tap etc. | Bar, verrijdbaar met tap |
Bierglas Champagneglas Longdrinkglas Wijnglas 35cl | Glaswerk receptie | |
| Dranken | Heineken fust Droge witte wijn, 0.75ltr Coca Cola, pet fles 1,5ltr, etc. | Drankenpakket borrel (2 uur) |
| Decoratie | Linnen servet, wit Kandelaar Kaarsen, etc. | Dinertafel bruiloft, 10 pers. |
| Entertainment | Coverband | Coverband |
| Techniek | Podiumdeel 1x1m | Podium (5x3meter) |
Tabblad Categorie
Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in Kolom E.
Wij hebben alvast een aantal voorbeelden gevuld, probeer hier eerst mee uit de voeten te komen en pas als je echt iets mist iets toe te voegen.
Tabblad Productie-eenheid
Hier beheer je alle product-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die je kunt kiezen in Kolom F.
Wij hebben alvast een aantal voorbeelden gevuld, probeer hier eerst mee uit de voeten te komen en pas als je echt iets mist iets toe te voegen.
| Waarschuwing |
|---|
| Let op! Als je hier iets toevoegt, vergeet dan niet het meervoud ook te vullen. Dit zorgt ervoor dat je straks in EasyParty logische benamingen ziet als je meerdere producten hebt. |
Leveranciers
Hier voeg je alle leveranciers toe voor de betreffende producten die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom Y.
| Waarschuwing |
|---|
| Let op! Zorg dat je deze precies hetzelfde schrijft zoals ze in de CRM sheet staan, anders kan EasyParty de link niet maken. |
Tabblad Materialen - Tabblad Decoratie - Tabblad Entertainment - Tabblad Techniek
Om een duidelijk beeld te geven hoe de sheet gevuld moet worden nemen we 2 materialen als voorbeeld mee in deze uitleg:
- Longdrinkglas
- Bartafel
Algemene gegevens (Kolom A t/m X)
De kolommen ‘A t/m X” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Eigenschappen
Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere tabbladen (decoratie, techniek en entertainment) zijn precies hetzelfde.
Kolom A > Materiaalnaam (verplicht)
Voorbeeld:
Wat is de interne naam/omschrijving van het product die we intern communiceren o.a. de picklijst voor het magazijn en het draaiboek?
Geef hier zo veel mogelijk informatie zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.
| Tip |
|---|
Tip: Hou voor alle producten dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals in de voorbeelden. |
- Longdrinkglas - Krat 24st.
- Bartafel zwart
Kolom B > Commerciële naam (verplicht)
Voorbeeld:
Wat is de naam/omschrijving van dit product die we naar onze relatie communiceren op de offerte en de factuur?
Dit kan dezelfde naam zijn als in Kolom A.
- Longdrinkglas
- Bartafel
Kolom C > Artikelnummer
Dit is een intern artikelnummer voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports.
Dit is alleen voor intern gebruik, als materialen een eigen artikelnummer hebben in je magazijn. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier.
Kolom D > Artikelnummer (extern)
Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers.
Dit kun je gebruiken als je bijvoorbeeld een artikel in je winkel verkoopt en het artikel hiervoor een uniek artikelnummer nodig heeft.
Kolom E > Categorie
Voorbeeld:
Onder welke categorie valt dit product?
Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat je makkelijk kunt zoeken op bepaalde categorieën.
De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Drankcategorie.
- Glaswerk
- Meubilair
Kolom F > Producteenheid (verplicht)
Voorbeeld:
Hoe wordt het product gezien?
Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter.
Dit staat los van hoe het product ingekocht wordt.
De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.
- Stuk
- Stuk
Kolom G > Verpakkingseenheid
Voorbeeld:
Hoe is het product verpakt? In welke verpakking pakt het magazijn dit product?
Dit is ook de eenheid die wordt getoond op de picklijst voor het magazijn.
- Krat - Het magazijn pakt geen losse glazen, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat is.
- Stuk - De bartafels gaan altijd per Stuk.
Kolom H > Aantal in verpakking
Voorbeeld:
Hoe veel stuks/producteenheid (Kolom F) zitten er in 1 verpakkingseenheid (Kolom G)?
Dit moet EasyParty weten om uiteindelijk voor evenementen te weten hoe veel kratten er mee moeten voor bv. 100 longdrinkglazen. Zo hoeft dit niet los geteld te worden, maar alleen naar de verpakkingseenheid (krat) gekeken hoeft te worden.
Als dit niet van toepassing is laat je deze cel leeg.
- 24 - Hoe veel glazen zitten er in 1 krat?
Kolom I > Kostprijs (verplicht)
Voorbeeld:
Wat kost 1 producteenheid (kolom F)?
Kostprijs van materiaal kan in 3 categorieën verdeeld worden:
- Inhuurprijs van vaste inhuuritems
Dit zijn de materialen die je standaard voor evenementen inhuurt bij een verhuurbedrijf. De kostprijs hiervan is de verkoopprijs die berekend wordt door het verhuurbedrijf (kolom AE). - Inkoopprijs van verbruiksartikelen
Hierbij gaat het om de non-food verbruiksartikelen. Denk bijvoorbeeld aan waxinelichtjes of lampenolie voor de fakkels die tijdens het evenement zullen opbranden. De kostprijs is de inkoopprijs. - Kostprijs van voorraadhoudende materialen
De materialen die je op voorraad hebt, brengen eveneens kosten met zich mee. De kostprijs is niet standaard de inkoopprijs van het materiaal, want het product gaat naar meer evenementen mee. Daarom moet je deze kostprijs uitrekenen per product. Die is opgebouwd uit twee aparte kosten: afschrijvingskosten en handelingskosten.
Bereken de totale materiaalkosten via de volgende methode voor een juiste kostprijsberekening voor het evenement
Stap 1: Afschrijvingskosten
Materiaal dat meegaat naar een evenement, komt niet altijd heelhuids terug. Materialen verslijten in de loop der tijd of breken tijdens een evenement. Daarom is het verstandig om een deel van de afschrijvingskosten op te nemen in de evenementkosten. Deze bereken je als volgt:
- Schat in hoe vaak je denkt dat een product meegaat voordat het vervangen moet worden. Voor een wijnglas kan dat bijvoorbeeld 10 keer zijn, terwijl een longdrinkglas misschien wel 15 keer meegaat voordat het vervangen moet worden.
- Deel vervolgens de inkoopprijs van het product door het aantal keer dat je verwacht het mee te kunnen nemen. Dit bedrag vormt de afschrijvingskosten van het materiaal, nog niet de volledige kostprijs van het materiaal.
Stap 2: Handelingskosten
Het personeel moet ook handelingen uitvoeren met de materialen die op voorraad zijn. Zo moeten bestek en glazen bijvoorbeeld na het evenement weer afgewassen en opgeborgen worden. Mogelijke handelingskosten zijn afwaskosten. Andere kosten zijn de kosten om het materiaal te verzamelen, transportkosten en kosten om het weer op te bergen. Voorbeeld van het berekenen van afwaskosten:
- Bekijk de afwaskosten van de afgelopen 4 evenementen.
- Bekijk vervolgens hoeveel producten er zijn afgewassen (glazen, borden, bestek, dienbladen etc.)
- Deel de afwaskosten door het aantal afgewassen producten. Dit zijn je gemiddelde afwaskosten per product. Het blijft uiteraard een inschatting, maar zo verkrijg je een iets beter inzicht in de kosten.
Stap 3: Bereken de totale kostprijs van voorraadhoudende producten
De totale kostprijs van een voorraadhoudend product bereken je als volgt: (inkoopprijs / aantal evenementen) + handlingskosten
- Longdrinkglazen staan in je eigen magazijn en daarvan moet dus een kostprijs uitgerekend worden:
- Je hebt ingeschat dat een longdrinkglas gemiddeld 10 keer mee gaat voordat het vervangen moet worden.
- De inkoopprijs van een nieuw glas is € 1,-
- Je hebt berekend dat de handelingskosten (verzamelen en afwassen) voor een glas € 0,25 per evenement zijn.
- Voor een longdrinkglas bedragen de kosten dan:
(€ 1 / 10) + € 0,25 = € 0,1 + € 0,25 = € 0,35
- Statafels huur je altijd in bij een verhuurbedrijf. De inhuurprijs is € 9,50 per stuk
Voor kolom J en K geldt het volgende:
- Als je geen prijs hebt voor het materiaal omdat het niet los verkocht wordt, dan adviseren wij om dit veld toch te vullen. Nu kun je bepalen hoeveel je ervoor zou moeten vragen.
- Als je inclusief prijzen communiceert naar bijvoorbeeld particulieren relaties adviseren we deze kolom ook te vullen.
- Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.
Kolom J > Verkoopprijs excl. BTW (verplicht)
Voorbeeld:
Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (kolom F) (excl. BTW)?
- € 0,40 per glas
- € 11,- per tafel
Kolom K > Verkoopprijs incl. BTW
Voorbeeld:
Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (kolom F) (incl. BTW)?
Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.
- € 0,48 per glas
- € 13,30 per tafel
Kolom L > Vaste inhuuritem (verplicht)
Voorbeeld:
Is het een product dat je altijd inhuurt? Deze kolom vul je met Ja of Nee
Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode.
Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden.
De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.
- Nee - Longdrinkglazen heb je zelf in je magazijn staan
- Ja - Bartafels huur je altijd in
Kolom M > Verbruiksartikel (verplicht)
Voorbeeld:
Is het een product dat op gaat? Deze kolom vul je met Ja of Nee
Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.
Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden.
De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de verbruiksartikelen direct in de besteladviezen komen te staan als ze onder de minimale voorraad komen.
- Nee
- Nee
Kolom N > Voorraadproduct
Voorbeeld:
Is het een product dat je standaard op voorraad hebt staan? Deze kolom vul je met Ja of Nee
Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.
Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een eventuele uitbreiding deze wel al goed staat.
De module besteladviezen en voorraadbeheer geeft een uitgebreid overzicht over je voorraadproducten wat er beschikbaar is in welke periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.
- Ja
- Nee
Combinaties van Kolom L-M-N :
Vast inhuuritem en Voorraadproduct
Dit is een product dat je zelf op voorraad hebt staan, maar als je er meer nodig hebt deze inhuurt. Bijvoorbeeld ceremoniestoelen voor een bruiloft, deze heb je 50 op voorraad, maar je kunt er makkelijk meer verhuren in dezelfde periode want bij je leverancier kun je dezelfde inhuren. Dan vul je bij allebei "Nee" in. Het is hierbij wel van belang dat je de basisvoorraad (Kolom O) goed invult. Wanneer je over de basisvoorraad heen gaat komen de producten op de inhuurlijst te staan.
Verbruiksartikel en Voorraadproduct
Dit is een verbruiksartikel dat altijd op voorraad moet staan. Bijvoorbeeld servetten en houtskool. Wanneer deze onder de minimale voorraad komen (Kolom P) komen ze in het besteladvies te staan.
Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald. Daarom is het van belang om bij dit soort artikelen een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen P en Q).
Kolom O > Basisvoorraad
Hoe veel producteenheid (kolom F) heb je als basisvoorraad in je magazijn staan?
Je kunt dit als volgt gebruiken:
Bij vaste inhuuritem is dit 0, want die heb je niet op voorraad.
Verbruiksartikelen hebben altijd een fluctuerende voorraad:
Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dienen voor alle producten die basisvoorraad éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
Zonder de module voorraadbeheer:
- Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
- Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is
Voor kolom P en Q geldt het volgende:
Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je in kolom N (Voorraadproduct) 'Ja' heb ingevuld. Dit veld is in EasyParty anders ook niet in te vullen.
Kolom P > Minimale voorraad
Voorbeeld:
Wat is het minimaal aantal producteenheden (Kolom F) die je op voorraad wilt hebben voordat het weer besteld moet worden?
Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen als de voorraad onder dit minimale aantal komt. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan vervolgens worden omgezet naar een inkooporder.
- 240 - Er moeten minimaal 240 glazen op voorraad staan, voordat deze bijbesteld moeten worden
Kolom Q > Maximale voorraad
Voorbeeld:
Wat is het maximaal aantal producteenheden(Kolom F) die je op voorraad wil hebben?
Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de bestelling verhoogd tot de voorraad weer op dit maximale aantal zit.
- 1200 - Er mogen maximaal 1200 glazen op voorraad staan, voordat deze weer besteld moeten worden
Voor kolom R t/m T geldt het volgende:
Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je bij Kolom N (Voorraadproduct) 'Ja' hebt ingevuld.
Vul deze alleen als je gebruik wilt maken van picken per opslaglocatie of een uitgebreid voorraadbeheer. Als je magazijn zo klein/overzichtelijk is dat het niet nodig is om deze op te delen in opslaglocaties/stellingen/schappen dan kun je deze velden leeg laten. Mocht dit in de toekomst wel relevant worden, dan kun je deze altijd nog vullen.
Kolom R > Opslaglocatie
Voorbeeld:
Waar staat het product standaard opgeslagen?
De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. De volgorde van producten op de picklijst wordt gebaseerd
Verschillende tabbladen
- Materialen: Hier voegt u alle materialen toe.
- Decoratie: Hier voegt u alle decoratie onderdelen toe.
- Entertainment: Hier voegt u alle entertainment onderdelen toe.
- Techniek: Hier voegt u alle techniek onderdelen toe.
- Categorie: Hier beheert u alle categorieën die u kunt kiezen in tabbladen 1 t/m 3
- Producteenheid: Hier beheert u alle producteenheden, verpakkingseenheden inkoopeenheden en besteleenheden die u kunt kiezen in tabbladen 1 t/m 3
- Leveranciers: Hier voegt u alle benodigde leveranciers toe voor deze producten. Let op dat u deze hetzelfde schrijft al in de CRM sheet.
Uitleg van alle kolommen
Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere twee tabbladen zijn precies hetzelfde.
Kolom A > Materiaalnaam
Omschrijving van het materiaal zoals u deze intern gebruikt. Graag hier zoveel mogelijk informatie toevoegen zodat het duidelijk is welk product er wordt bedoeld.
- Bord rond 24cm wit
- Champagnebowl goud
Tip: Houd dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals bord, lepel. stoel, tafel, etc.
Kolom B > Commerciële naam
Dit is de naam zoals de klant het ziet op de offerte of de factuur (afhankelijk van hoe het geoffreerd wordt. Indien dit veld leeg is, dan zal de productnaam op de offerte komen te staan (dit is niet altijd van toepassing.)
Kolom C > Artikelnummer
Dit is een intern artikelnummer dat u zelf hanteert. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit veld is puur ter info en komt niet op de recepturen of andere exports. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is het niet nodig om dit te vullen.
Kolom D > Artikelnummer (extern)
Dit veld is hetzelfde als “Artikelnummer”. Indien u een tweede artikelnummer hanteert, dan kunt u dit hier toevoegen. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is deze niet nodig om te vullen.
Kolom E > Categorie
De verschillende categorieën zijn te beheren in het eerste tabblad van de sheet “Categorie”. Dit zijn de categorieën waaronder de materialen vallen, zoals bestek, servies, etc. Let op, de picklijst wordt opgesplitst per categorie.
Kolom F > Producteenheid
Hoe wordt het product intern gezien? Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter
Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: servetten komen in een doos met hierin 10 pakken van 300 stuks. Deze worden dus per doos besteld, maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is: “Stuk” of “Pak” afhankelijk van of u standaard een pak mee wilt sturen of niet.
Kolom G > Verpakkingseenheid
Dit is hoe het product verpakt is. Bijvoorbeeld een wijnglas zit in een krat van 25 stuks. De verpakkingseenheid is dus “Krat” in dit voorbeeld. Dit is ook hoe het materiaal op de picklijst komt te staan. Indien er 40 wijnglazen benodigd zijn, dan komt er 2 kratten op de picklijst te staan. Indien u wilt weten hoeveel stuks (producteenheid en niet verpakkingseenheid) benodigd zijn op de picklijst, dan kunt u dit veld (en kolom H) leeg laten.
Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig. Bijvoorbeeld bij glazen is het handig om kratten te zien want deze neemt u niet per stuk mee.
Kolom H > Aantal in verpakking
Indien u een verpakkingseenheid heeft gevuld, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel stuks in 1 verpakking gaan. In het voorbeeld van de wijnglazen is dit dus 25 stuks.
- Hier vult u in: “Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”.
- Let op; indien de verpakkingseenheid gevuld is, dan is het heel belangrijk dat deze ook gevuld wordt. Anders gaat EasyParty er vanuit dat er 1 Producteenheid in een Verpakkingseenheid gaat.
Kolom I > Kostprijs
Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen. Bij alle materialen zijn er altijd kostprijzen, ook al zijn ze op voorraad. Er dient altijd rekening gehouden te worden met afschrijving. Lees ons artikel voor meer informatie en tips over evenementkostprijzen. https://www.easyparty.nl/artikelen/kostprijs-van-evenementen/
Dit komt bij verbruiksartikelen en inhuurartikelen overeen met de inkoopprijs (kolom AE). Maar bij producten die u op voorraad houdt is de inkoopprijs niet correct.
Bijvoorbeeld: U koopt 1 keer per jaar uw glaswerk. 1 krat van 25 wijnglazen kost € 34,- ex. Btw. De inkoopprijs van € 1,36 per stuk is niet de kostprijs. Dit glas gaat vaker dan 1 evenement mee, dus de kostprijs wordt over de verschillende evenementen verdeeld. Om dit goed te berekenen hebben wij tips in het artikel hierboven gegeven.
Tip: Wanneer u kolom M t/m O hebt gevuld, dan kunt u hierop filteren en alle vaste inhuuritems en verbruiksartikelen bundelen en de inkoopprijs een op een overnemen (let op dat de producteenheid en inkoopeenheid hetzelfde zijn anders dient u dit opnieuw te berekenen).
Kolom J > Verkoopprijs excl. btw
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid exclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe. Indien u geen prijs heeft omdat het niet los verkocht wordt dan kunt u dit veld leeg laten. Maar wellicht is het interessant om een prijs toe te voegen met een x% marge boven de kostprijs als richtprijs.
Kolom K > Verkoopprijs incl. btw
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid inclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe. Indien u geen prijs heeft omdat het niet los verkocht wordt dan kunt u dit veld leeg laten. Maar wellicht is het interessant om een prijs toe te voegen met een x% marge boven de kostprijs als richtprijs.
Kolom L > Vaste inhuuritem
Indien dit product niet en nooit op voorraad zal staan bij u en altijd ingehuurd dient te worden dan voert u hier “Ja” in. Indien dit niet het geval is, dan vult u hier “Nee” in.
- Indien u de module besteladviezen en voorraadbeheer heeft, dan zorgt dit ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan en niet via voorraadbeheer gaan.
- Indien u deze modules niet heeft dan kunt u een inhuurlijst genereren in het magazijn op basis van een geselecteerde periode. In deze lijst komen alle artikelen met het vinkje “vaste inhuur item” te staan.
Kolom M > Verbruiksartikel
Indien een product op een evenement verbruikt wordt en niet retour gebracht kan worden, dan dient u in dit veld “Ja” te vullen. Anders dient u hier “Nee” te vullen. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.
- Een artikel kan zowel een vast inhuuritem als verbruiksartikel zijn. Maar het kan ook tegelijkertijd een voorraadproduct (kolom M) en verbruiksartikel zijn.
- Indien het een vast inhuuritem en verbruiksartikel is, dan heeft dit geen invloed op de manier van bestellen zoals hierboven staat omschreven.
- Indien het een voorraadhoudend product en verbruiksartikel is, dan heeft dit wel invloed op de werkwijze binnen EasyParty.
- Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald.
- Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen O en P).
Kolom N > Voorraadproduct
Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “voorraadbeheer” heeft.
Sommige materialen heeft u zelf op voorraad. Bij deze producten voegt u hier toe “Ja” en indien u ze niet op voorraad heeft vult u hier “Nee”. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.
In het voorraadbeheer kunt u altijd zien hoeveel u verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kunt u bepalen of u moet bijbestellen of niet. Verschil tussen voorraadhoudende producten die wel en geen verbruiksartikelen zijn:
- Voorraad en Verbruiksartikel: Dit betekent dat u bij uw leverancier extra producten inkoopt om uw voorraad bij te vullen indien de voorraad onder de minimale voorraad dreigt te komen. Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen X t/m AJ) zodat ze besteld kunnen worden.
- Alleen voorraadartikel: Dit betekent dat u dit product zelf heeft aangeschaft. Indien u te kort komt, dan wordt er vaak bijgehuurd. Maar omdat de producten vaak niet hetzelfde zullen zijn, wordt een ander product gekoppeld aan het evenement. Dit is een ander product uit de sheet met zijn eigen leverancierdetails (inhuur item). Dus bij “alleen voorraadartikelen” is het alleen benodigd om de LeverancierID (kolom X) te vullen met uw bedrijfsnaam. De overige velden zijn dan niet benodigd want u zal dit nergens inkopen.
Kolom O > Basisvoorraad
Dit is het aantal producten dat u op voorraad heeft. Per type artikel:
- Bij vaste inhuuritem is dit standaard “0”, want u heeft het nooit op voorraad.
- Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:
- Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dient dit éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
- Zonder de module voorraadbeheer: dit is niet bij te houden maar dient ook niet als “0” gevuld te worden. Anders denkt EasyParty dat u er geen op voorraad heeft. Indien het product niet op voorraad is, zal dit product standaard op de inhuurlijst komen te staan. Voeg als basisvoorraad dus “999999” in zodat het product altijd op voorraad is.
- Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:
- Met de module voorraadbeheer geeft u in voorraadbeheer aan als er iets kapot gaat.
- Zonder de module voorraadbeheer is het belangrijk om dit aantal (basisvoorraad) aan te passen als iets aangeschaft wordt of kapot gaat.
Kolom P > Minimale voorraad
Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend product is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.
Dit is het minimale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan worden doorgezet naar Inkooporders.
Kolom Q > Maximale voorraad
Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend materiaal is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.
Dit is het maximale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudend materiaal besteld wordt, dan zal de bestelling verhoogd worden zodat de voorraad weer op de maximale voorraad zit.
Kolom R > Opslaglocatie
...
op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom
...
S), dan schap (kolom
...
T) en als laatste op alfabet van de productnaam.
...
- Loods 1
Kolom S > Stelling
...
Indien u binnen uw opslaglocaties stellingen heeft, dan kunt u deze bijhouden om het picken van producten eenvoudiger te maken.
...
Voorbeeld:
Staat het product binnen de Opslaglocatie (Kolom R) op een stelling? Dan kun je deze hier invullen.
- Stelling 4 - Glaswerk
Kolom T > Schap
...
Indien u binnen uw stellingen ook schappen heeft, dan kunt u dat hier bijhouden.
...
Voorbeeld:
Staat het product binnen de Stelling (Kolom S) op een schap? Dan kun je deze hier invullen.
- Schap 3
Kolom U > Opslagtype
...
Als je meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan
...
kun je dat hier toevoegen. Dit veld is
...
ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom V > Productgroep
...
Als je meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan
...
kun je dat hier toevoegen. Dit veld is
...
ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom W > Offertetekst
...
Als je een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan
...
kun je dat hier toevoegen.
...
Bijvoorbeeld de afmeting van een item die je graag naar de relatie wil communiceren zodat er voldoende ruimte is. Vaak worden offerteteksten op pakketniveau toegevoegd (i.p.v. op productniveau).
Kolom X > Productopmerking
...
Als je meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan
...
kun je dat hier toevoegen. Dit veld is
...
ter info en wordt nergens geëxporteerd
...
.
Leverancierdetails (Kolom Y t/m AL)
De kolommen
...
‘Y t/m AL” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Leveranciers
Kolom Y > Leverancier ID
...
Deze kunt u beheren in het vierde tabblad van deze sheet. Noteer hier alle leveranciers van uw producten (wellicht is het er maar 1). Noteer de naam zo correct mogelijk zodat deze overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.
Kolom Z > Productnaam Leverancier
De leverancier heeft misschien een andere naam voor het product dan uzelf. Hun omschrijving kunt u hier toevoegen zonder uw interne naam aan te passen. Hierin zit vaak veel informatie die handig is voor het vullen van de andere velden (zoals gewicht of verpakkingsaantal)
Kolom AA > Artikelnummer Leverancier
Heeft jullie leverancier een nummer voor het product? Zo ja, dan noteert u deze hier.
...
Voorbeeld:
Wie is de leveranciers van dit product?
Leveranciers kun je aanmaken in het Tabblad Leveranciers, als de leverancier gevuld is kan deze met de dropdown gekozen worden in deze kolom.
Zorg dat de leveranciersnaam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.
- Sligro
- 't Arendje
Kolom Z > Productnaam Leverancier
Voorbeeld:
Wat is de naam van het product bij de leverancier?
- Longdrinkglas - Krat 24 stuks (excl. krat)
- Bartafel rond - 90cm
Kolom AA > Artikelnummer Leverancier
Wat is het artikelnummer van het product bij de leverancier?
Kolom AB > EAN Consumenteneenheid
Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren.
Kolom AC > EAN Handelseenheid
Dit is een Europees bepaald nummer die
...
Kolom AC > Inkoopeenheid
...
de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren.
Kolom AD > Inkoopeenheid
Voorbeeld:
In welke eenheid koop je het product in bij de leverancier?
Deze is gekoppeld aan de prijs die je invult in kolom AE. Dit kan hetzelfde zijn als de Producteenheid (Kolom
...
F), maar dat hoeft niet.
...
- Producteenheid is stuk
- Inkoopeenheid is pak
Kolom AD > Inkoopprijs
Dit doelt op de prijs van de eenheid getoond in kolom AC.
Kolom AE > Omrekenfactor
...
- Krat - Je koopt de glazen in per krat
- Stuk - Je koopt de tafels in per stuk
Kolom AE > Inkoopprijs
Voorbeeld:
Welke inkoopprijs betaal je voor het product excl. BTW, per inkoopeenheid (Kolom AD)?
- € 24,00 - per krat
- € 9,50 - per tafel
Kolom AF > Omrekenfactor
Voorbeeld:
Hoeveel Producteenheid (kolom F) zit er in 1
...
Inkoopeenheid (kolom
...
AD)? Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost
...
.
Dit kan hetzelfde zijn als de Verpakkingseenheid (Kolom G).
- 24
- 1
Kolom AH > Besteleenheid
Voorbeeld:
- Charge - Glazen kun je groot inkopen per charge
- Charge - Bartafels kun je groot inkopen per charge
Kolom AI > Omrekenfactor
Voorbeeld:
Hoeveel Inkoopeenheid (kolom AD) zit er in 1 Besteleenheid (kolom AH)?
Als dit hetzelfde is, vul je hier 1.
- 10 - Vanaf 10 kratten heb je inkoopvoordeel
- 25 - Vanaf 25 stuks heb je inkoopvoordeel
Kolom AK > Minimale bestelhoeveelheid
Voorbeeld:
Heb je een speciale prijsafspraak met je leverancier, met de voorwaarde is dat je een groter volume per keer besteld? Dat vul je die hier.
Bijvoorbeeld; de leverancier wil dat je minstens 4 pallets besteld. Dan vul je hier 4 in.
Als dit niet het geval is vul je hier 1.
- 1
- 1
Kolom AL > Bestelvolume
Voorbeeld:
Geeft je leverancier aan dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden? Dan vul je hier 2.
Dit is niet hetzelfde als de minimale bestelhoeveelheid.
Als dit niet het geval is vul je hier 1.
Disposable dozen zijn minstens vanaf 4 pallets te bestellen. Daarna kun je het in meervoud van 2 te bestellen omdat de pallets aan elkaar gebonden zijn. Dan vul je het als volgt:
1 pallet nodig, dan bestel je er 4.
3 pallets nodig, dan bestel je er 4.
5 pallets nodig, dan bestel je er 6.
Dan vul je hier 2.
Voorbeeld Importsheet - Materialen
Hierbij hebben we een voorbeeld importsheet van materialen met de voorbeelden die we hier benoemd hebben erin verwerkt.
Helemaal klaar?
Heb je de Excel importsheet helemaal ingevuld? GOED BEZIG!
Controleer de data nog 1 laatste keer en stuur deze per email op naar je implementatie consulent van KJ.
- Er zitten 20 disposable borden in 1 pak. Dan is het getal die u hier invult “20”.
Kolom AG > Besteleenheid
Dit verwijst naar de eenheid waarin u besteld. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is vaak hetzelfde. Bijvoorbeeld:
- Disposable borden kopen jullie in per pak maar worden geleverd per doos met 6 pakken erin:
- Kolom C > Stuk
- Kolom AB > Pak
- Kolom AD > 20 (stuks in een pak)
- Kolom AF > Doos
- Kolom AG > 6 (pakken in een doos)
Kolom AH > Omrekenfactor
Hier stelt u zichzelf de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AC) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AG). Indien deze hetzelfde zijn, dan kunt u hier 1 invullen.
Kolom AJ > Minimale bestelhoeveelheid
Indien u een bepaalde prijsafspraak heeft met uw leverancier, maar de voorwaarde is dat u meer per keer besteld, dan kunt u dat hier beheren. Bijvoorbeeld: uw leverancier wilt dat u minstens 4 dozen Disposable borden besteld per keer. Dan vult u hier 4 in.
LET OP: Wij merken op dat dit veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.
Kolom AK > Bestelvolume
Dit is anders dan uw minimale bestelhoeveelheid. Indien uw leverancier aangeeft dat deze in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan dient u hier 2 te vullen. Voorbeeld:
- Disposable dozen: Indien u deze wilt bestellen, dient u minstens 4 dozen te bestellen. Daarna dient u in meervoud van 2 te bestellen omdat de dozen aan elkaar gebonden zijn. In dit scenario gebeurt het volgende:
- Indien u 1 doos nodig hebt, dan dient u 4 dozen te bestellen.
- Indien u 3 dozen nodig hebt, dan dient u 4 dozen te bestellen.
- Indien u 5 dozen nodig hebt, dan dient u 6 dozen te bestellen.
...