Importsheet – Materialen / Decoratie / Entertainment / Techniek

Deze sheet is opgesplitst in 4 delen:

• Materialen
• Decoratie
• Entertainment
• Techniek

Dit zijn onderdelen die binnen uw magazijn beheerd worden met de achterliggende gedachte om deze te kunnen selecteren in een evenement. Materialen, Decoratie en Techniek zijn opgesplitst zodat deze ook los in een evenement toegevoegd kunnen worden en los in de offerte komen.

Per type worden pakketten gemaakt zodat deze eenvoudig toegevoegd worden aan een evenement. Sales hoeft dan alleen op hoofdniveau te denken terwijl er al een goede schatting van de benodigde materialen beschikbaar is voor logistiek. Bijvoorbeeld:

Zonder EasyParty

• Sales verkoopt een mobiele bar met tapinstallatie.
• Een week voor het evenement zal logistiek/operatie de verkochte pakketten bekijken en een materiaallijst maken voor wat mee moet naar een evenement.
• Dit moet keer op keer per evenement gebeuren, terwijl er in een mobiele bar vaak dezelfde producten mee moeten; o.a. koelkast, spoelbak, spoelborstels, vaatdoeken, slang voor afvoer, emmer, tapinstallatie, ombouw van de bar, vuilniszakken, etc.
• Dit is een lange lijst waar telkens over nagedacht moet worden, om op de lijst te zetten om mee te nemen.

Met EasyParty

• Van tevoren worden er pakketten gemaakt in het onderdeel Magazijn. Daaraan zijn de juiste aantallen van producten gekoppeld. Deze kunnen altijd op evenementniveau aangepast worden.
• In EasyParty wordt een pakket gemaakt “Mobiele bar met tap installatie”. Daaraan zijn alle benodigde materialen gekoppeld (met de juiste aantallen).
• Als het pakket aan een evenement gekoppeld wordt, dan worden de producten ook gekoppeld, maar hoeft er niet meer over nagedacht worden. Daarnaast kan een schatting gemaakt worden van hoeveel producten benodigd zijn voor volgende week.

In dit bestand dienen alle losse materialen, decoratie, entertainment en techniek toegevoegd te worden zodat deze aan een pakket gekoppeld kunnen worden.

Tips:

• Materialen zoals chafing dish + deksel dienen als twee losse materialen op de lijst gezet te worden. Want dit zijn twee losse items op de picklijst die gepakt moeten worden, anders lijkt het op 1 product terwijl het twee losse onderdelen zijn.
• Materialen en Decoratieproducten kunnen niet in 1 pakket gekoppeld worden.
• Onder Materialen vallen items zoals borden, bestek, glaswerk, maar ook keukenmaterialen (groot en klein) en logistieke materialen
• Denk bij Decoratie aan grote/kleine versiering die los staan van onderdelen in materialen. Bijvoorbeeld decoratie voor op tafel is misschien handig om bij materialen te zetten zodat er 1 pakket van gemaakt kan worden. Maar een hele decoratie wand met lichten is een los pakket en valt onder Decoratie.
• Bij Entertainment denk aan workshops, activiteiten, DJ’s, entertainers, etc.
• Bij Techniek zitten onderdelen zoals licht en geluid, beamers, etc.
• Voeg niet alleen uw eigen producten aan de lijst toe, maar ook de producten die u vaak inhuurt. In combinatie met besteladviezen kunt u deze eenvoudig inhuren. Indien u deze module niet heeft, dan kunt u ook een lijst exporteren van alle materialen die ingehuurd dienen te worden zodat u dit eenvoudig handmatig kunt doen.

Verschillende tabbladen

• Materialen: Hier voegt u alle materialen toe.
• Decoratie: Hier voegt u alle decoratie onderdelen toe.
• Entertainment: Hier voegt u alle entertainment onderdelen toe.
• Techniek: Hier voegt u alle techniek onderdelen toe.
• Categorie: Hier beheert u alle categorieën die u kunt kiezen in tabbladen 1 t/m 3
• Producteenheid: Hier beheert u alle producteenheden, verpakkingseenheden inkoopeenheden en besteleenheden die u kunt kiezen in tabbladen 1 t/m 3
• Leveranciers: Hier voegt u alle benodigde leveranciers toe voor deze producten. Let op dat u deze hetzelfde schrijft al in de CRM sheet.

Uitleg van alle kolommen

Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere twee tabbladen zijn precies hetzelfde.

Kolom A > Materiaalnaam

Omschrijving van het materiaal zoals u deze intern gebruikt. Graag hier zoveel mogelijk informatie toevoegen zodat het duidelijk is welk product er wordt bedoeld.

• Bord rond 24cm wit
• Champagnebowl goud

Tip: Houd dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals bord, lepel. stoel, tafel, etc.

Kolom B > Commerciële naam

Dit is de naam zoals de klant het ziet op de offerte of de factuur (afhankelijk van hoe het geoffreerd wordt. Indien dit veld leeg is, dan zal de productnaam op de offerte komen te staan (dit is niet altijd van toepassing.)

Kolom C > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer dat u zelf hanteert. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit veld is puur ter info en komt niet op de recepturen of andere exports. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is het niet nodig om dit te vullen.

Kolom D > Artikelnummer (extern)

Dit veld is hetzelfde als “Artikelnummer”. Indien u een tweede artikelnummer hanteert, dan kunt u dit hier toevoegen. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is deze niet nodig om te vullen.

Kolom E > Categorie

De verschillende categorieën zijn te beheren in het eerste tabblad van de sheet “Categorie”. Dit zijn de categorieën waaronder de materialen vallen, zoals bestek, servies, etc. Let op, de picklijst wordt opgesplitst per categorie.

Kolom F > Producteenheid

Hoe wordt het product intern gezien?  Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter

Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: servetten komen in een doos met hierin 10 pakken van 300 stuks. Deze worden dus per doos besteld, maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is: “Stuk” of “Pak” afhankelijk van of u standaard een pak mee wilt sturen of niet.

Kolom G > Verpakkingseenheid

Dit is hoe het product verpakt is. Bijvoorbeeld een wijnglas zit in een krat van 25 stuks. De verpakkingseenheid is dus “Krat” in dit voorbeeld. Dit is ook hoe het materiaal op de picklijst komt te staan. Indien er 40 wijnglazen benodigd zijn, dan komt er 2 kratten op de picklijst te staan. Indien u wilt weten hoeveel stuks (producteenheid en niet verpakkingseenheid) benodigd zijn op de picklijst, dan kunt u dit veld (en kolom H) leeg laten.

Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig. Bijvoorbeeld bij glazen is het handig om kratten te zien want deze neemt u niet per stuk mee.

Kolom H > Aantal in verpakking

Indien u een verpakkingseenheid heeft gevuld, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel stuks in 1 verpakking gaan. In het voorbeeld van de wijnglazen is dit dus 25 stuks.

• Hier vult u in: “Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”.
• Let op; indien de verpakkingseenheid gevuld is, dan is het heel belangrijk dat deze ook gevuld wordt. Anders gaat EasyParty er vanuit dat er 1 Producteenheid in een Verpakkingseenheid gaat.

Kolom I > Kostprijs

Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen. Bij alle materialen zijn er altijd kostprijzen, ook al zijn ze op voorraad. Er dient altijd rekening gehouden te worden met afschrijving. Lees ons artikel voor meer informatie en tips over evenementkostprijzen. https://www.easyparty.nl/artikelen/kostprijs-van-evenementen/

Dit komt bij verbruiksartikelen en inhuurartikelen overeen met de inkoopprijs (kolom AE). Maar bij producten die u op voorraad houdt is de inkoopprijs niet correct.

Bijvoorbeeld: U koopt 1 keer per jaar uw glaswerk. 1 krat van 25 wijnglazen kost € 34,- ex. Btw. De inkoopprijs van € 1,36 per stuk is niet de kostprijs. Dit glas gaat vaker dan 1 evenement mee, dus de kostprijs wordt over de verschillende evenementen verdeeld. Om dit goed te berekenen hebben wij tips in het artikel hierboven gegeven.

Tip: Wanneer u kolom M t/m O hebt gevuld, dan kunt u hierop filteren en alle vaste inhuuritems en verbruiksartikelen bundelen en de inkoopprijs een op een overnemen (let op dat de producteenheid en inkoopeenheid hetzelfde zijn anders dient u dit opnieuw te berekenen).

Kolom J > Verkoopprijs excl. btw

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid exclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe. Indien u geen prijs heeft omdat het niet los verkocht wordt dan kunt u dit veld leeg laten. Maar wellicht is het interessant om een prijs toe te voegen met een x% marge boven de kostprijs als richtprijs.

Kolom K > Verkoopprijs incl. btw

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid inclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe. Indien u geen prijs heeft omdat het niet los verkocht wordt dan kunt u dit veld leeg laten. Maar wellicht is het interessant om een prijs toe te voegen met een x% marge boven de kostprijs als richtprijs.

Kolom L > Vaste inhuuritem

Indien dit product niet en nooit op voorraad zal staan bij u en altijd ingehuurd dient te worden dan voert u hier “Ja” in. Indien dit niet het geval is, dan vult u hier “Nee” in.

• Indien u de module besteladviezen en voorraadbeheer heeft, dan zorgt dit ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan en niet via voorraadbeheer gaan.
• Indien u deze modules niet heeft dan kunt u een inhuurlijst genereren in het magazijn op basis van een geselecteerde periode. In deze lijst komen alle artikelen met het vinkje “vaste inhuur item” te staan.

Kolom M > Verbruiksartikel

Indien een product op een evenement verbruikt wordt en niet retour gebracht kan worden, dan dient u in dit veld “Ja” te vullen. Anders dient u hier “Nee” te vullen. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.

• Een artikel kan zowel een vast inhuuritem als verbruiksartikel zijn. Maar het kan ook tegelijkertijd een voorraadproduct (kolom M) en verbruiksartikel zijn.
• Indien het een vast inhuuritem en verbruiksartikel is, dan heeft dit geen invloed op de manier van bestellen zoals hierboven staat omschreven.
• Indien het een voorraadhoudend product en verbruiksartikel is, dan heeft dit wel invloed op de werkwijze binnen EasyParty.
  • Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald.
  • Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen O en P).

Kolom N > Voorraadproduct

Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “voorraadbeheer” heeft.

Sommige materialen heeft u zelf op voorraad. Bij deze producten voegt u hier toe “Ja” en indien u ze niet op voorraad heeft vult u hier “Nee”. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.

In het voorraadbeheer kunt u altijd zien hoeveel u verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kunt u bepalen of u moet bijbestellen of niet. Verschil tussen voorraadhoudende producten die wel en geen verbruiksartikelen zijn:

• Voorraad en Verbruiksartikel: Dit betekent dat u bij uw leverancier extra producten inkoopt om uw voorraad bij te vullen indien de voorraad onder de minimale voorraad dreigt te komen. Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen X t/m AJ) zodat ze besteld kunnen worden.
• Alleen voorraadartikel: Dit betekent dat u dit product zelf heeft aangeschaft. Indien u te kort komt, dan wordt er vaak bijgehuurd. Maar omdat de producten vaak niet hetzelfde zullen zijn, wordt een ander product gekoppeld aan het evenement. Dit is een ander product uit de sheet met zijn eigen leverancierdetails (inhuur item). Dus bij “alleen voorraadartikelen” is het alleen benodigd om de LeverancierID (kolom X) te vullen met uw bedrijfsnaam. De overige velden zijn dan niet benodigd want u zal dit nergens inkopen.

Kolom O > Basisvoorraad

Dit is het aantal producten dat u op voorraad heeft. Per type artikel:

• Bij vaste inhuuritem is dit standaard “0”, want u heeft het nooit op voorraad.
• Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:
  • Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dient dit éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
  • Zonder de module voorraadbeheer: dit is niet bij te houden maar dient ook niet als “0” gevuld te worden. Anders denkt EasyParty dat u er geen op voorraad heeft. Indien het product niet op voorraad is, zal dit product standaard op de inhuurlijst komen te staan. Voeg als basisvoorraad dus “999999” in zodat het product altijd op voorraad is.
• Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:
  • Met de module voorraadbeheer geeft u in voorraadbeheer aan als er iets kapot gaat.
  • Zonder de module voorraadbeheer is het belangrijk om dit aantal (basisvoorraad) aan te passen als iets aangeschaft wordt of kapot gaat.

Kolom P > Minimale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend product is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.

Dit is het minimale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan worden doorgezet naar Inkooporders.

Kolom Q > Maximale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend materiaal is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.

Dit is het maximale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudend materiaal besteld wordt, dan zal de bestelling verhoogd worden zodat de voorraad weer op de maximale voorraad zit.

Kolom R > Opslaglocatie

Vul hier de locatie in waar het product meestal bewaard wordt. Bijvoorbeeld; loods, servieskamer, keuken, etc. De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. Daarnaast wordt de volgorde van de producten gebaseert op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom R) dan schap (kolom S) en als laatste op alfabet van de productnaam.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom S > Stelling

Indien u binnen uw opslaglocaties stellingen heeft, dan kunt u deze bijhouden om het picken van producten eenvoudiger te maken.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom T > Schap

Indien u binnen uw stellingen ook schappen heeft, dan kunt u dat hier bijhouden.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom U > Opslagtype

Indien u meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd

Kolom V > Productgroep

Indien u meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd

Kolom W > Offertetekst

Indien u een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kunt u dat hier toevoegen. Dit is bijna nooit nodig.

Kolom X > Productopmerking

Indien u meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd

De kolommen tot dusver verwijzen naar het product zelf. Dit zijn de velden in het tabblad “Eigenschappen” in EasyParty.

Leverancierdetails

De kolommen ‘X tot AJ” doelen op de informatie vanuit de leverancier. Dit zijn de velden in het tabblad “Leveranciers” in EasyParty.

Kolom Y > Leverancier ID

Deze kunt u beheren in het vierde tabblad van deze sheet. Noteer hier alle leveranciers van uw producten (wellicht is het er maar 1). Noteer de naam zo correct mogelijk zodat deze overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.

Kolom Z > Productnaam Leverancier

De leverancier heeft misschien een andere naam voor het product dan uzelf. Hun omschrijving kunt u hier toevoegen zonder uw interne naam aan te passen. Hierin zit vaak veel informatie die handig is voor het vullen van de andere velden (zoals gewicht of verpakkingsaantal)

Kolom AA > Artikelnummer Leverancier

Heeft jullie leverancier een nummer voor het product? Zo ja, dan noteert u deze hier.

Kolom AB > EAN Nummer

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze gebruiken.

Kolom AC > Inkoopeenheid

Dit doelt op de eenheid waarin u inkoopt en waar de prijs in kolom AD op gebaseerd is. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom C, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een pak disposable borden:

• Producteenheid is stuk
• Inkoopeenheid is pak

Kolom AD > Inkoopprijs

Dit doelt op de prijs van de eenheid getoond in kolom AC.

Kolom AE > Omrekenfactor

Hier stelt u de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom C) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AC). Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een pak disposable borden:

• Er zitten 20 disposable borden in 1 pak. Dan is het getal die u hier invult “20”.

Kolom AG > Besteleenheid

Dit verwijst naar de eenheid waarin u besteld. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is vaak hetzelfde. Bijvoorbeeld:

• Disposable borden kopen jullie in per pak maar worden geleverd per doos met 6 pakken erin:
• Kolom C > Stuk
• Kolom AB > Pak
• Kolom AD > 20 (stuks in een pak)
• Kolom AF > Doos
• Kolom AG > 6 (pakken in een doos)

Kolom AH > Omrekenfactor

Hier stelt u zichzelf de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AC) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AG). Indien deze hetzelfde zijn, dan kunt u hier 1 invullen.

Kolom AJ > Minimale bestelhoeveelheid

Indien u een bepaalde prijsafspraak heeft met uw leverancier, maar de voorwaarde is dat u meer per keer besteld, dan kunt u dat hier beheren. Bijvoorbeeld: uw leverancier wilt dat u minstens 4 dozen Disposable borden besteld per keer. Dan vult u hier 4 in.

LET OP: Wij merken op dat dit veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.

Kolom AK > Bestelvolume

Dit is anders dan uw minimale bestelhoeveelheid. Indien uw leverancier aangeeft dat deze in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan dient u hier 2 te vullen. Voorbeeld:

• Disposable dozen: Indien u deze wilt bestellen, dient u minstens 4 dozen te bestellen. Daarna dient u in meervoud van 2 te bestellen omdat de dozen aan elkaar gebonden zijn. In dit scenario gebeurt het volgende:
  • Indien u 1 doos nodig hebt, dan dient u 4 dozen te bestellen.
  • Indien u 3 dozen nodig hebt, dan dient u 4 dozen te bestellen.
  • Indien u 5 dozen nodig hebt, dan dient u 6 dozen te bestellen.

LET OP: Wij merken op dat deze veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.