...

• Regio: door dit veld te vullen, kan in de Omzetten export worden gefilterd op Regio en kan worden afgelezen hoeveel omzet er per regio wordt gemaakt.
• Volgorde: door een volgorde toe te kennen aan een locatie wordt de weergave van locaties in de linker-kolom binnen Locaties bepaald en binnen de drop-down voor het selecteren van een locatie in Evenementendetails. Wanneer geen volgordenummer wordt toegekend of aan meerdere locaties hetzelfde volgordenummer wordt toegekend dan zal EasyParty de alfabetische volgorde hanteren.
• Weergeven in jaarplanning: door dit vinkje aan te zetten wordt de locatie getoond in de jaarplanning. Tip: bij fictieve locaties kunt u dit vinkje beter uitzetten. In het artikel Jaarplanning leest u meer over de functionaliteiten van de jaarplanning.
• Locatieverantwoordelijke: de persoon die hier gekoppeld is ontvangt meldingen over evenementen die bij deze locatie plaatsvinden. Daarnaast kan dit veld gezien worden als een intern ter info veld. U kunt zo direct zien welke collega verantwoordelijk is voor deze locatie en de evenementen die daar plaatsvinden.
• Prijslijst verplicht: indien dit vinkje aan staat, is het koppelen van een prijslijst verplicht wanneer deze locatie wordt geselecteerd in een evenement. Indien dit vinkje uitstaat is het koppelen van een prijslijst optioneel.
• Productielocatie: deze functie is alleen beschikbaar wanneer u de module decentrale bestellingen gebruikt. Door het vinkje Productielocatie aan de zetten, wordt deze locatie een productielocatie. Deze locatie komt vervolgens terug in de drop-down ‘Standaard locatie’ onder Productieplanning in Instellingen. Hier kan één standaard productielocatie worden. Alle andere productielocaties worden gezien als decentrale productielocaties.
• Flexibele locatie: indien dit vinkje aanstaat komt deze locatie pas naar voren in de jaarplanning indien deze locatie is geselecteerd in een evenement. Ook zorgt het aanzetten van dit vinkje ervoor dat bij het toevoegen van deze locatie aan een evenement, het bezoekadres van de evenementrelatie wordt gebruikt indien er geen locatie is gevuld op locatieniveau. Ons advies is om dit vinkje altijd aan te zetten bij fictieve locaties.
• E-mailadres decentraal keuken/ magazijn: indien de locatie een Productielocatie is, worden de wijzigingsmails voor de afdeling Keuken/ Magazijn, niet naar de E-mailadressen gestuurd die worden ingesteld in Werknemers > Stamgegevens > Afdeling > Afdeling beheren > Keuken/ Magazijn, maar naar de E-mailadressen die worden ingevoerd in de velden E-mailadres decentraal keuken/ magazijn op Locatieniveau.
• Locatienummer: in dit veld kan een locatienummer worden toegekend aan de locatie. Vervolgens kan per factuur in de module Facturatie worden aangegeven of het Locatienummer getoond dient te worden op de factuur of niet, door het vinkje Locatie(nummer) tonen aan of uit te zetten. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u gebruik maakt van verzamelfacturen waarin facturen van verschillende locaties van één bedrijf gebundeld zijn.
• Contactpersoon: Indien dit veld is ingevuld zal het veld Contactpersoon in de evenementdetails automatisch worden toegevoegd. 
• Plattegrond: door op de knop ‘Plattegrond toevoegen’ te klikken, kan er een afbeelding worden geselecteerd. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk.
• Sfeerafbeelding: door op de knop ‘Sfeerafbeelding vervangen’ te klikken, kan er een afbeelding worden geselecteerd. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk. Wanneer het bijvoorbeeld een imposant gebouw betreft is dit een goed idee. Op evenementniveau kan deze afbeelding nog overruled worden.
• Evenement opmerking: de opmerking die u hier vult wordt bij alle evenementen getoond waaraan deze locatie is gekoppeld op de volgende momenten:
  • Bij het aanmaken van een evenement
  • Bij het openen van een evenement
  • Bij het wijzigen van de locatie van een bestaand evenement.
• Operationele gegevens: deze gegevens kunnen op de draaiboek komen. Dit zijn gegevens t.b.v. de partymanager; bijvoorbeeld type lift.

...

• Zaal toevoegen: door op de knop ‘Zaal toevoegen’ te klikken, kan er een zaal aangemaakt worden die automatisch onder de betreffende locatie wordt gehangen. Vervolgens dient u de onderstaande velden te vullen.
• Zaal actief: deze check-box staat automatisch aan bij het toevoegen van een zaal. Wanneer deze uit wordt gevinkt, wordt de zaal niet getoond in de jaarplanning en kan deze zaal niet worden gekoppeld binnen een evenement.
• Zaalnaam: vul hier de naam van de zaal. Dit kan de benaming zijn die de locatie zelf gebruikt of wellicht gebruiken jullie intern andere benamingen voor deze zalen. Zorg in ieder geval dat voor iedereen duidelijk is om welke zaal het gaat.
• Omschrijving: de tekst die hier wordt gevuld, wordt getoond in een evenement wanneer de zaal gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel.
  • Op evenementniveau is deze tekst nog aan te passen of te verwijderen.
  • Middels het vinkje ‘Opnemen in offerte’ op evenementniveau kan ervoor worden gekozen om deze omschrijving wel of niet op te nemen in de offerte.
• Verkoopprijs: de verkoopprijs van de zaal kan hier worden gevuld. U kunt er voor kiezen om een dagprijs of een uurprijs te hanteren. Dit bepaald u middels de check-box ''Verkoopprijs per uur''. Net zoals alle andere gegevens is ook de verkoopprijs van de zaal nog aan te passen op evenementniveau.
• Verkoopprijs per uur: indien dit vinkje aanstaat wordt de verkoopprijs van de gekoppelde zaal berekend op basis van de Van en Tot tijd van het programmaonderdeel/ de programmaonderdelen. Bij het wijzigen van de tijden van het programmaonderdeel verschijnt de vraag of u de zaalhuurprijs wilt aanpassen. Wanneer het vinkje uit staat dan wordt de verkoopprijs gezien als een dagprijs en dus niet vermenigvuldigd met de duur van het programma.
• Kostprijs: hier kan de kostprijs van de zaal worden ingevoerd. Wanneer het een gehuurde locatie is bijvoorbeeld de huur die u betaald de kostprijs. Indien de locatie in uw bezit is dan kunt u denken aan eventuele energiekosten, schoonmaakkosten, etc.
• Kostprijs per uur: hier kan de kostprijs per uur van de zaal worden ingevoerd. Dit werkt hetzelfde als de verkoopprijs per uur.
• Volgorde: door een volgorde toe te kennen aan een zaal wordt de weergave van zalen binnen die locatie bepaald en binnen het selectievenster voor het koppelen van een zaal in Evenementendetails. Wanneer u geen volgorde toekent dan houdt EasyParty de alfabetische volgorde aan.
• Interne opmerking: de tekst die hier wordt ingevoerd, wordt getoond in het veld ‘Interne opmerking’ in het tabblad Zalen & Inrichting onder Programma op Evenementniveau. Deze tekst is nog aanpasbaar op evenementniveau.
• Sfeerafbeelding: het is mogelijk om een sfeerafbeelding aan de zaal te koppelen door op de knop ‘Sfeerafbeelding uploaden’ te klikken. Deze kan vervolgens op de offerte worden getoond indien wenselijk.

Operationele

...

gegevens

...

De tekst die hier worden ingevoerd kunnen in het draaiboek worden getoond indien wenselijk. Hier zou u bijvoorbeeld kunnen aangeven welke voorzieningen allemaal al standaard aanwezig zijn in deze zaal.

Inrichtingen

informatie die hier wordt verwerkt is puur ter interne kennisgeving. Niet dat hier iedere keer per locatie over nagedacht dient te worden.
Gegevens die hier gevuld kunnen worden:

• Aanvoer via
• Lossen aan de deur
• Doorvoerbeperkingen
• Breedte/hoogte bepalingen in de route
• Lift aanwezig + Gegevens van de lift
• Soort bestrating aanvoerroute
  • Hier zit een beheerveld achter waarbij de verschilllende soorten zijn aan te geven. 
• Bijzondere obstakels in aanvoerroute
• Maximaal inzetbaar transport
  • Hier zit een beheerveld achter waarbij de verschilllende maximaal inzetbare transporten te koppelen
• Parkeren vrachtwagen na lossen
• Opmerking tbv Materiaalplanning
• Opmerkingen

Inrichtingen

...

In het tabblad Inrichting binnen Zalen kan een inrichting worden gekoppeld aan de In het tabblad Inrichting binnen Zalen kan een inrichting worden gekoppeld aan de zaal. De inrichting kan inzichtelijk gemaakt worden via een afbeelding en d.m.v. tekst. Zalen kunnen op verschillende manieren ingericht worden. Afhankelijk van de inrichting kunt u een bepaald aantal personen kwijt in deze zaal. Wanneer u als accountmanager kiest voor een zaal kan dit nuttige informatie zijn.

...

Zie het artikel evenementen - financieel - locatie afdracht voor meer informatie.financieel - locatie afdracht voor meer informatie.

Prijslijsten

Wanneer een product wordt toegevoegd in een prijslijst, kun je middels een nieuw vinkje reeds gekoppelde producten uitsluiten. Indien dit vinkje aan staat, komen de gekoppelde producten niet in het overzicht van de pop-up.  

Kostenplaatsen

...

Het is mogelijk om op locatieniveau kostenplaatsen te koppelen en één kostenplaats als standaard te selecteren per administratie. Wanneer een evenement aangemaakt wordt voor die locatie wordt standaard de kostenplaats die bij Locatie > Kostenplaats als standaard aangevinkt is, geselecteerd in het evenement. Daarnaast kan de gebruiker in dat evenement enkel kiezen tussen de kostenplaatsen die aan die locatie gekoppeld zijn. Als er een afwijkende locatie is ingesteld geldt dat de kostenplaatsen voor zowel de 'hoofdlocatie' als de afwijkende locatie gekozen kunnen worden, standaard wordt de standaard kostenplaats van de hoofdlocatie geselecteerd in het evenement. Als er geen kostenplaats als standaard is gekozen, blijft het veld in het evenement leeg en dient de gebruiker die het evenement aanmaakt een kostenplaats te kiezen.één kostenplaats als standaard te selecteren per administratie. Wanneer een evenement aangemaakt wordt voor die locatie wordt standaard de kostenplaats die bij Locatie > Kostenplaats als standaard aangevinkt is, geselecteerd in het evenement. Daarnaast kan de gebruiker in dat evenement enkel kiezen tussen de kostenplaatsen die aan die locatie gekoppeld zijn. Als er een afwijkende locatie is ingesteld geldt dat de kostenplaatsen voor zowel de 'hoofdlocatie' als de afwijkende locatie gekozen kunnen worden, standaard wordt de standaard kostenplaats van de hoofdlocatie geselecteerd in het evenement. Als er geen kostenplaats als standaard is gekozen, blijft het veld in het evenement leeg en dient de gebruiker die het evenement aanmaakt een kostenplaats te kiezen.

Logistieke verdeling

Hier is het mogelijk om logistieke verdeelpunten toe te voegen en te beheren. Het is hier mogelijk om zalen op te kunnen delen in logistieke verdeelpunten, deze zalen zijn dan weer te koppelen aan de programmaonderdelen. Het is mogelijk dat een programma onderdeel aan meerdere zalen hangen. Die zalen kunnen dus verschillende verdeelpunten hebben. Je krijgt een melding als je in het programmaonderdeel een ander verdeelpunt kiest die afwijkt van het 'standaard' verdeelpunt. Exports vanuit productieplanning en dashboard om op te splitsen per logistiek verdeelpunt.