In dit tabblad beheer je de urenregistraties. Hieronder nemen we je mee door de stappen en mogelijkheden binnen dit tabblad.
We raden aan om vooraf het volgende artikel door te lezen: Lezen: 7.23 Urenregistratie & Verloning
Zorg dat de inrichting hier voor gedaan is
...
Een voorbeeld van het overzicht: hieronder wordt uitgelegd wat elke knop betekent.
...
Groene omlijning:Filtermogelijkheden
...
De meesten zullen van zelfsprekend zijn deze gaan we dan ook niet verder toelichten.
De twee filteropties die verder eerder nog niet in EasyParty vermeld staan, zijn:
| Uitbreiden |
|---|
|
Voor iedere elke planningsregel wordt een kleur weergegeven die je ook terug vind in overeenkomt met de legenda. Door in je filtermogelijkheden er 1 Door één of meerdere kleuren in de filteropties te selecteren, worden onderin alleen de bijbehorende regels met die kleur onderin getoondweergegeven. Wanneer Als er geen kleur wordt geselecteerd wordt dan , worden alle mogelijke regels getoond met op basis van de overige filter keuzefilterinstellingen.
Wat is de definities van de legenda: |
| Groen: Volledig gepland & geaccordeerd | De planning uitvraag is in tijd, datum en aantal volledig gepland en is geaccordeerd |
| Oranje: Openstaande mutaties | Wanneer een geplande uitvraag verander in tijd, datum of aantal wijzigt regel naar de kleur oranje |
| Rood: Niet (volledig) gepland | De planning uitvraag staat nog volledig of gedeeltelijk open |
| Geel: Volledig gepland, wacht op akkoord | De planning uitvraag is in tijd, datum en aantal volledig gepland en maar nog niet geaccordeerd. |
| Paars: Meer akkoord dan uitgevraagd | Wanneer meer werknemers dan nodig de dient accorderen. |
| Uitbreiden |
|---|
|
In iedere planningsregel zijn opties aangegeven die in de overige filter mogelijkheden staan. Door in je filtermogelijkheden er 1 of meerder te selecteren worden alleen de regels met die optie getoond. Wanneer er geen geselecteerd wordt dan worden alle mogelijke regels getoond met de overige filter keuze. |
| Geaccordeerd | Wanneer de urenregistratie geaccordeerd is. | | Niet gefiatteerd | De urenregistratie is niet gefiatteerd | | Gefiatteerd | De urenregistratie is gefiatteerd | | Afgekeurd | Wanneer urenregistraties afgekeurd worden | | UZK niet gefactureerd | UZK niet gefactureerd | | Automatisch uitgeklokt | Wanneer door de instelling is ingericht dat de dienst automatisch is uitgeklokt | | Pauze handmatig ingevoerd | Wanneer er handmatig een pauze is ingevoerd | | Teveel / 0-uren geregistreerd | Wanneer er meer uren geregistreerd worden dan in het contract staan | | Competentie niet gekoppeld aan werknemer | De urenregistratie is ingezet voor een werknemer met een andere gekoppelde competentie | | Dubbel betaald i.v.m. feestdag | Onder instellingen zijn twee functies: - Feestdagen extra uitbetaald:
Indien deze nieuwe functie aan staat, zal er bij het contracttype extra verloond worden wanneer een collega op een feestdag uren schrijft
- Percentage extra uitbetaling:
Hier kan het percentage gevuld worden van de extra uitbetaling.
De extra uitbetaling wordt enkel gedaan als de urenregistratie van start is gegaan op de feestdag. Indien er toeslaguren van toepassing zijn, zullen die pas berekend worden nadat de feestdaguren zijn toegepast. |
|
Oranje omlijning: Welke mogelijkheden zijn er voor een urenregistratie
...
...
De knoppen die we hieronder uitleggen, zetten een actie uit voor de daaronder getoonde planningsuitvragen.
| Uitbreiden |
|---|
| title | Losse uitvraag toevoegen | Toevoegen |
|---|
|
Gebruik deze knop om een urenregistratie voor een werknemer in te voeren. Er verschijnt Een losse uitvraag voeg je toe door op de knop ‘Losse uitvraag toevoegen’ te klikken. Er verschijnt dan een pop-up waarin je de losse uitvraag kunt vormgeven. - Datum: vul hier de datum in waarop de dienst uitgevoerd moet worden.
- Taak: dit staat standaard gevuld met ‘Losse uitvraag’, maar hier kun je een omschrijving voor de dienst toevoegen.
- Competentie: geef hier aan welke competentie benodigd is voor deze dienst. Maak een keuze uit de bestaande competenties.
- Locatie: waar moet deze dienst uitgevoerd worden? Maak hier een keuze uit de beschikbare locaties.
- Afdeling: geef hier aan door welke afdeling de dienst uitgevoerd moet worden. Je kunt kiezen uit de bestaande afdelingen.
- Aantal personen: vul hier het aantal personen in dat nodig is voor het uitvoeren van deze dienst.
- Opmerking: eventuele opmerkingen of een heldere toelichting op de uitvraag kun je hier invullen.
- Vertrek, van, tot, retour: vul hier in wanneer de werknemer moet vertrekken en beginnen met de dienst, tot hoe laat de dienst duurt en hoe laat de werknemer weer terug is. In het veld ‘Totaal aantal uur’ zie je vervolgens wat het totaal aantal uren van deze dienst is op basis van de vier bovenstaande velden.
Op het moment dat een losse dienst is aangemaakt, kun je hier werknemers op te gaan plannen. werknemer selecteert. Vervolgens krijg je de optie om een planningsregel te kiezen, waarna je de uren en eventuele vergoedingen kunt invoeren. |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Registratie splitsen |
|---|
|
Als een urenregistratie is ingevuld maar nog niet gefiatteerd of geaccordeerd, kun je de regel nog splitsen naar een andere planningsregel. |
| Uitbreiden |
|---|
|
De evenementverantwoordelijke of bijvoorbeeld de leidinggevende kan hiermee formeel goedkeuren. Fiatteren is vaak de laatste stap in het goedkeuringsproces, waarbij de verantwoordelijke persoon de inhoud bevestigt. Vervolgens kan de planning de urenregistratie goedkeuren. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Met deze knop zet je de geregistreerde uren voor een uitzendkracht op gefactureerd. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Met deze knop accordeer je de urenregistratie die is opgevoerd en kan deze door naar een eventuele verloning. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Met deze knop verwijder je de gehele urenregistratie die geselecteerd is. |
| Uitbreiden |
|---|
|
De geselecteerde regel wordt hiermee naar Excel geëxporteerd |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Gepland overnemen naar gescand |
|---|
|
De omschrijving geeft al aan wat ermee gebeurt. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Zoals de omschrijving aangeeft, ga je hiermee naar de gegevens van de werknemer, zodat deze gewijzigd kunnen worden. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hiermee kun je de ingeplande uitvraag inzien. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Door hierop te klikken ga je direct vanuit de planning naar het desbetreffende evenement. |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Urenregistraties aanpassen (uitschakelen) |
|---|
|
Wanneer er staat urenregistraties aanpassen uitschakelen, is het mogelijk om dubbel op de regel te klikken om deze vervolgens in de pop-up aan te passen |
| Uitbreiden |
|---|
|
Wanneer je op een planningsuitvraag regel staat en je klikt op deze knop dan opent het desbetreffende evenement. Hierdoor zou je bijvoorbeeld in het evenement aanpassingen kunnen doen. |
Rode omlijning: Welke informatie wordt er getoond per planningsuitvraag
...
| Tip |
|---|
In de grijze balk boven de eerste regel kun je iets typen om een zoekfilter toe te passen op de onderstaande regels. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier wordt het type uitvraag de naam van de weergegeven regel getoondwerknemer gepland. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier wordt de dag weergegeven waarop de dienst heeft plaatsgevondenHier kun je in één oogopslag zien bij welk evenementnummer deze uitvraag hoort. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier wordt de status van het evenement aangegeven, zodat je ook voor evenementen die in optie staan alvast een planning kunt maken. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Per regel wordt weergegeven voor welke klant de uitvraag isdatum weergegeven waarop de dienst heeft plaatsgevonden. |
| Uitbreiden |
|---|
|
De evenementomschrijving wordt per regel weergegeven. |
|
Hier kun je in één oogopslag zien bij welk evenementnummer deze urenregistratie hoort |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier wordt de afkorting weergegeven van de dag waarop de dienst plaatsvindt. |
| Uitbreiden |
|---|
|
De datum waarop de dienst plaatsvindt evenementomschrijving wordt per regel weergegeven. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier zie je voor welke locatie de uitvraag is. Dit is handig voor werknemers die niet op alle locaties werken, zodat je hierop kunt filteren. |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Gepub. op portaal | | Competentie |
|---|
|
Hier worden de gevraagde competenties weergegeven. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier zie je voor kostenplaats de urenregistratie is. Wanneer het selectievakje is aangevinkt, is de dienst op het portaal gepubliceerd. |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Gepland (aantal personen/uren) |
|---|
|
Hier staan de uren die gepland stondenHier kun je in één oogopslag zien of er personen/uren gepland zijn en zo ja, hoeveel. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Wat is de oorspronkelijke uitvraag? Hierdoor kun je snel zien of het gepland isgeregisterde uren zijn, zoals de uitvrager heeft aangevraagdbedacht had. |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Aantal reserves | Gescand - Gecorrigeerd - Gescand |
|---|
|
Wat zie je hier: welke tijden zijn gescand, en vervolgens kan hier een correctie op zijn gemaakt, wat uiteindelijk resulteert in een weergave van de tijd die wordt gerekend voor pauze en reistijd, evenals de bruto- en netto-uren. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Aantal KM worden hier weergegeven |
| Uitbreiden |
|---|
|
Mocht er een opmerking gevuld zijn bij het invoeren van de urenregistratie zie je dat hierWanneer werknemers via het portaal hebben aangegeven naar dit evenement te willen gaan, maar de beschikbare diensten al zijn volgeboekt, kunnen ze op de reservelijst worden geplaatst. Het aantal personen dat dit betreft, wordt hier weergegeven. |
| Uitbreiden |
|---|
| title | Competentie | Vergoedingen |
|---|
|
Is er een vergoedingen ingericht die toegekend is aan de kilometers of er wordt een los bedrag toegekend kun je dit hierin zienHier worden de gevraagde competenties weergegeven. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Wanneer de dienst bevestigd is door de werknemer of handmatig door de planner, wordt het selectievakje aangevinkter een toeslag toegekend is aan een looncomponent en de urenregistratie is in de zelfde periode wordt dit hier weergegeven. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier wordt aangegeven wie de regel gefiatteerd heeft. |
| Uitbreiden |
|---|
|
Hier wordt aangegeven wie het akkoord heeft verleend. |