Relaties kunnen particulier, zakelijk en/of een leverancier zijn. In dit hoofdstuk lees je hoe deze verschillende soorten particuliere en zakelijke relaties aangemaakt kunnen worden en wanneer je welk soort relatie aanmaakt.
Het toevoegen van relaties
.
Hier lees je meer over het aanmaken van leveranciers.
Toevoegen van relaties
...
Open EasyParty en ga naar CRM
Klik op de knop 
In het tabblad 'Eigenschappen' worden alle details gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd.
De blauwe velden zijn verplicht om te vullen, de overige velden niet. Als je bijvoorbeeld niks met marketing gaat doen, dan is het ook niet nodig om de marketinggegevens in te vullen.U kunt een relatie toevoegen in de module CRM. Een relatie kan een particulier klant ,een zakelijke klant of een leverancier zijn. Een nieuwe relatie maakt u aan door op de knop ‘Relatie toevoegen’ te klikken. In het eerste tabblad ‘eigenschappen’ staan contactgegevens, bedrijfsgegevens, instellingen t.b.v. evenementen, marketing gegevens en overige gegevens.
Uitleg belangrijkste velden tabblad Eigenschappen
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
|
...
Hier kun je kiezen uit Particulier of Zakelijk. Dit heeft invloed op de beschikbare velden hieronder. Voor een particuliere relatie is het bijvoorbeeld niet mogelijk om marketinggegevens, BTW nummer en KvK nummer toe te voegen.
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
De vulling van deze velden spreekt redelijk voor zich.
|
Uitleg tabblad Adressen
...
Bij adressen vul je altijd minimaal 3 adressen, namelijk:
Bezoekadres: is het hoofd/bezoek adres van de relatie
Postadres: is benodigd als ‘verstuuradres’ voor bijvoorbeeld de offerte.
Indien je geen apart postadres hebt, dan kun je het bezoekadres kopiëren.
Factuuradres: is benodigd voor het aanmaken van de factuur voor de relatie.
Indien je geen apart factuuradres hebt, dan kun je het postadres kopiëren
Bij het vullen van de adressen kun je
Bedrijfsgegevens
- Moederbedrijf: Hier kunt u aangeven of het bedrijf een onderdeel is van een moederbedrijf. Dit veld is alleen ter info en komt verder dus nergens terug.
- Oprichtingsdatum: wanneer ingevuld is wat de oprichtingsdatum van het bedrijf is dan kunt u bij de module ‘Contactbeheer’ terugzien wanneer het bedrijf bijvoorbeeld 20 jaar bestaat. Verder wordt niks met deze informatie gedaan door EP.
- Eerste boeking: op het moment dat het eerste evenement gepland is wordt dit ingevuld als eerste boeking. u kunt deze datum ook handmatig aanpassen indien de eerste boeking in het verleden ligt. Dit veld is ook alleen ter info.
- Vestigingsland: dit veld vult u met het land waar het bedrijf gevestigd is.
- Rechtsvorm: in dit drop-down menu kunt u een keuze maken voor de rechtsvorm van het bedrijf. Indien de betreffende rechtsvorm hier niet tussen staat kunt u deze toevoegen middels het beheerscherm. u komt bij het beheerscherm door op de 3 puntus achter het veld te klikken.
Instellingen t.b.v. evenementen
- Standaard locatie: hier kunt u een keuze maken voor een standaard locatie voor deze relatie. Dit is handig wanneer alle evenementen van een bepaalde relatie bij dezelfde locatie plaatsvinden. Wanneer dit niet het geval is kunt u dit veld het beste leeg laten en per evenement aangeven bij welke locatie het evenement plaatsvindt.
- Standaard prijslijst: Wanneer altijd een specifieke prijslijst gebruikt wordt voor een bepaalde klant dan kunt u deze hier koppelen. Wanneer dit niet het geval is kunt u dit veld het beste leeg laten. Een artikel over prijslijsten volgt nog.
Marketing gegevens
- Potentiële omzet/Branche/Aantal medewerkers: deze keuzemenu’s zijn standaard gevuld in EP. Wanneer u naast het veld op de 3 puntus klikt kunt u zelf eventueel nog andere keuze’s toevoegen. Deze velden zijn alleen ter info en kunnen voor marketingdoeleinden gebruikt worden.
- Relatiestatus: in dit drop-down menu kunt u de keuze maken tussen een aantal statussen die u aan uw relatie kunt geven. Ook hier geldt dat u zelf statussen kunt wijzigen en/of toevoegen. Let wel op dat 2 statussen gekoppeld zijn bij instellingen > CRM > Relatiestatussen. Wanneer u zelf statussen gaat wijzigen of toevoegen i.p.v. de huidige ‘prospect’ en ‘opdrachtgever’ status, dan moet dat hier dus opnieuw gekoppeld worden. De status prospect betekend dat er wel een lead is maar (nog) geen evenement. De status opdrachtgever betekend dat er wel evenementen gepland staan of al geweest zijn. Deze status veranderd mee, dus wanneer een evenement ingepland wordt veranderd de relatiestatus in ‘opdrachtgever’.
- Bron: hier kunt u aangeven via welke weg de relatie een relatie is geworden (bijvoorbeeld via de website of via koude acquisitie). Ook hier kunt u zelf keuze’s toevoegen via de knop met 3 puntus achter het veld.
- Broncode vriu invoer: Soms voeren medewerkers met minder rechten deze gegevens in. Deze medewerker kan geen nieuwe keuze toevoegen aan het drop-down menu. Wanneer deze medewerker een andere bron wil doorgeven dan de gegeven keuze’s kunnen ze dat altijd in dit veld invoeren.
Overige gegevens
- Betalinstermijn (debiteur): EP stelt deze termijn automatisch in op 14 dagen. Via de module instellingen > CRM > Standaard vulling nieuwe relatie kunt u dit standaard instellen. Per klant kan dit dus wel verschillen indien u de betalingstermijn in CRM aanpast.
- BTW nummer: hier kunt u het BTW nummer van het bedrijf vullen.
- Debiteurnummer: dit veld is standaard leeg. Wanneer een evenementen definitief is wordt automatisch een debiteurnummer aangemaakt door EP. Indien er een boekhoudkoppeling bestaat geeft EP dit automatisch door aan het boekhoudsysteem.
- Crediteurnummer: het vullen van dit veld is alleen van toegevoegde waarde wanneer ook inkoopordercontrole gebruikt wordt.
- Digitaal factureren: wanneer u dit aanvinkt genereert EP en digitale factuur op het moment van factureren. Deze functie staat standaard aan. Wanneer deze functie uitgeschakeld is print EP de factuur op het moment van factureren en deze dient u dan zelf per post te versturen naar de klant.
- Kredietbeperking: met deze functie kunt u instellen dat de klant korting krijgt wanneer hij binnen de aangegeven betaaltermijn betaald.
- Locatienummer tonen: wanneer u deze optie aanvinkt komt op alle facturen van deze relatie een locatienummer. Dit kan handig zijn als u meerdere locaties van één klant met regelmaat . Zo kan de klant direct zien welke kosten samenhangen met welke locatie.
- Kredietwaardigheid: in dit veld kunt u voor uzelf informatie noteren over de kredietwaardigheid van de relatie. Dit is niet verplicht en alleen ter info voor uzelf.
- KvK nummer: wanneer het een bedrijf betreft kunt u hier het KvK nummer vullen. In België hanteren ze geen KvK nummer, indien het bedrijf in België gevestigd is kunt u dit veld negeren.
- Facturen verzamelen: indien u gebruik wil maken van verzamelfacturen dan kan dit hier worden ingesteld voor deze relatie. u kunt dan de keuze maken tussen dag-, week- en maandfacturen. Wanneer verzamelfacturen ongewenst zijn kunt u op het veld leeg laten.
- Verzamelen op evenementrelatie: (let op: alleen van toepassing i.c.m. module verzamelfacturen) indien u deze functie aan zet worden facturen verzameld op basis van de evenementrelatie in plaats van op de factuurrelatie.
- Bankrekeningnummer/IBAN nummer/BIC code: deze gegevens zijn nodig wanneer de relatie betaald via automatische incasso. In alle andere gevallen mogen deze velden leeg blijven.
- Opmerkingen: dit veld is ter info en heeft verder geen gevolgen in EP.
- Evenementopmerking: de opmerkingen in dit veld worden iedere keer dat een evenement van deze relatie geopend en bewerkt wordt getoond in de vorm van een pop-up. Dit wil u dus alleen gebruiken indien het echt noodzakelijk is bijvoorbeeld wanneer een relatie nooit gebruik wil maken van een bepaald aangeboden assortiment.
Uitleg tabblad Adressen
Bij adressen vult u altijd minimaal 3 adressen, namelijk:
- Postadres: het postadres is benodigd als verzendadres voor bijvoorbeeld de offerte. Indien u geen apart postadres heeft, dan kunt u het bezoekadres kopiëren.
- Bezoekadres: wanneer geen postadres bekend is wordt dit adres gebruikt onder relatie. Dit adres kan gebruikt worden als afleverlocatie voor sommige evenementen.
- Factuuradres: het factuuradres is verplicht voor het maken van facturen. Vanzelfsprekend komt dit adres ook op de factuur te staan. Indien u geen apart factuuradres heeft, dan kunt u het postadres kopiëren.
Bij het vullen van de adressen kunt u gebruik maken van de postcodezoeker. Kies voor 'Toevoegen' en dan vervolgens zoek postcode. De manier waarop u hier uw postcode vult wordt ook gehanteerd in de rest van EasyParty.
Uitleg belangrijkste velden tabblad Contactpersonen
Hier kunt u contactpersonen toevoegen aan de relatie. Dit kan een fysiek persoon zijn of een afdeling (bijvoorbeeld de administratie).
...
Bij particulieren relaties zullen in veel gevallen alle 3 de adressen hetzelfde zijn.
Uitleg tabblad Contactpersonen
...
| Waarschuwing | ||
|---|---|---|
| ||
| Het is belangrijk om bij iedere relatie minimaal 1 contactpersoon te koppelen. Zonder contactpersoon kun je namelijk geen evenement aanmaken voor deze relatie. |
| Informatie | ||
|---|---|---|
| ||
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Een contactpersoon moet ten minste een achternaam hebben. Let op hoofdlettergebruik zodat de naam ook netjes op de offerte en factuur komt. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als een relatie meerdere contactpersonen heeft dan kun je hier aangeven of dit de financiële contactpersoon is van deze relatie. |
...
Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan de |
...
financiële contactpersoon. |
...
Dit is op evenementniveau te overrulen. |
Uitgebreide uitleg
...
Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden? klik dan op deze link.
...
FAQ
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarschijnlijk heeft deze relatie nog geen contactpersoon. Deze is benodigd om een evenement aan te kunnen maken zodat je altijd contactinformatie voor handen hebt in het evenement. |
...