Relaties kunnen particulier, zakelijk en/of een leverancier zijn. In dit hoofdstuk lees je hoe deze verschillende soorten particuliere en zakelijke relaties aangemaakt kunnen worden en wat je allemaal kunt vullen bij deze relaties.
...
.
Hier lees je meer over het aanmaken van leveranciers.
Toevoegen van relaties
...
Open EasyParty en ga naar CRM
Klik op de
...
knop 
...
- Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende types relaties doen, twijfel je of je een relatie of een leverancier moet toevoegen? Lees dan eerst die toelichting.
In het tabblad 'Eigenschappen' worden alle details gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd.
De blauwe velden zijn verplicht om te vullen, de overige velden niet. Als je bijvoorbeeld niks met marketing gaat doen, dan is het ook niet nodig om de marketinggegevens
...
in te vullen.
Uitleg belangrijkste velden tabblad Eigenschappen
Contactgegevens
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Hier kun je kiezen tussen uit Particulier en of Zakelijk. Dit heeft invloed op de beschikbare velden hieronder. Voor een particuliere klant relatie is het bijvoorbeeld niet mogelijk om marketinggegevens, BTW nummer en KvK nummer toe te voegen.
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Zoeknaam: Indien het een particuliere klant betreft dan heet dit veld “Zoeknaam”. Particuliere klanten hebben namelijk geen standaard naam, buiten de contactpersoon zelf. Bijvoorbeeld Familie Jansen, Jan en Anita Jansen (bij een bruiloft) of Jan Jansen. In dit veld kun je de relatie omschrijven zodat het duidelijk is voor om welke relatie dit gaat. Soms dien je onderscheid te maken tussen twee relaties met dezelfde voor- en achternaam. Dan kunt u in dit veld extra informatie toevoegen zoals zijn volledige naam of woonplaats. Dit veld komt niet in de offerte of factuur. Dit is puur ter info bedoeld, voor interne doeleinden.
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
De vulling van deze velden spreekt redelijk voor zich. De enige tip die we je willen meegeven is dat het goed is om op het format te letten
|
- Type relatie: in dit drop-down menu kunt u aangeven of het een zakelijke- of particuliere klant betreft. Wanneer het een particuliere klant betreft veranderen een aantal onderliggende velden, maar dit verschilt niet veel. Wanneer u kiest voor het relatietype "Klant - Particulier" zal de naam van de contactpersoon getoond worden op de factuur.
- Bedrijfsnaam/zoeknaam: hier geeft u een naam aan de klant. Dit kan dus een bedrijfsnaam zijn of bijvoorbeeld een familienaam.
- TAV: in dit drop-down menu kunt u een keuze maken voor een contactpersoon. Wellicht dat de juiste contactpersoon er op dit moment nog niet tussen staat. Verder in het artikel staat beschreven hoe u nieuwe contactpersonen toevoegt en vult.
- TAV (handmatig): Hier kunt u eventueel handmatig een naam of afdeling toevoegen indien de opmaak van de bovenstaande TAV niet zoals gewenst is. Wanneer hier iets ingevuld is, is dit altijd leidend. het bovenstaande ‘TAV’ veld is dan overruled.
- Telefoonnummer: in dit veld voegt u het telefoonnummer van de relatie toe. Dit is altijd een algemeen telefoonnummer van een bedrijf of een thuisnummer van een familie. Indien u maar één telefoonnummer heeft kan dat uiteraard hier gevuld worden. Dit is een verplicht veld zodat er altijd contactgegevens bekend zijn bij het aanmaken van een evenement. Let er op dat hier geen standaard opmaak is ingesteld, deze bepaald u dus zelf. Denk hier van te voren over na zodat alles op dezelfde manier gevuld wordt.
- FAX, e-mailadres en website: Deze velden vult u met de algemene gegevens van het bedrijf/de familie.
- Key-accountmanager: via het drop-down menu kunt u een keuze maken voor een Key-accountmanager voor deze relatie. Accountmanagers zijn te beheren in de werknemersmodule. Bij instellingen > CRM > Algemeen kan worden ingesteld of een e-mail verstuurd dient te worden naar de accountmanager bij het wijzigen van de relatiegegevens.
Bedrijfsgegevens
- Moederbedrijf: Hier kunt u aangeven of het bedrijf een onderdeel is van een moederbedrijf. Dit veld is alleen ter info en komt verder dus nergens terug.
- Oprichtingsdatum: wanneer ingevuld is wat de oprichtingsdatum van het bedrijf is dan kunt u bij de module ‘Contactbeheer’ terugzien wanneer het bedrijf bijvoorbeeld 20 jaar bestaat. Verder wordt niks met deze informatie gedaan door EP.
- Eerste boeking: op het moment dat het eerste evenement gepland is wordt dit ingevuld als eerste boeking. u kunt deze datum ook handmatig aanpassen indien de eerste boeking in het verleden ligt. Dit veld is ook alleen ter info.
- Vestigingsland: dit veld vult u met het land waar het bedrijf gevestigd is.
- Rechtsvorm: in dit drop-down menu kunt u een keuze maken voor de rechtsvorm van het bedrijf. Indien de betreffende rechtsvorm hier niet tussen staat kunt u deze toevoegen middels het beheerscherm. u komt bij het beheerscherm door op de 3 puntus achter het veld te klikken.
Instellingen t.b.v. evenementen
- Standaard locatie: hier kunt u een keuze maken voor een standaard locatie voor deze relatie. Dit is handig wanneer alle evenementen van een bepaalde relatie bij dezelfde locatie plaatsvinden. Wanneer dit niet het geval is kunt u dit veld het beste leeg laten en per evenement aangeven bij welke locatie het evenement plaatsvindt.
- Standaard prijslijst: Wanneer altijd een specifieke prijslijst gebruikt wordt voor een bepaalde klant dan kunt u deze hier koppelen. Wanneer dit niet het geval is kunt u dit veld het beste leeg laten. Een artikel over prijslijsten volgt nog.
Marketing gegevens
- Potentiële omzet/Branche/Aantal medewerkers: deze keuzemenu’s zijn standaard gevuld in EP. Wanneer u naast het veld op de 3 puntus klikt kunt u zelf eventueel nog andere keuze’s toevoegen. Deze velden zijn alleen ter info en kunnen voor marketingdoeleinden gebruikt worden.
- Relatiestatus: in dit drop-down menu kunt u de keuze maken tussen een aantal statussen die u aan uw relatie kunt geven. Ook hier geldt dat u zelf statussen kunt wijzigen en/of toevoegen. Let wel op dat 2 statussen gekoppeld zijn bij instellingen > CRM > Relatiestatussen. Wanneer u zelf statussen gaat wijzigen of toevoegen i.p.v. de huidige ‘prospect’ en ‘opdrachtgever’ status, dan moet dat hier dus opnieuw gekoppeld worden. De status prospect betekend dat er wel een lead is maar (nog) geen evenement. De status opdrachtgever betekend dat er wel evenementen gepland staan of al geweest zijn. Deze status veranderd mee, dus wanneer een evenement ingepland wordt veranderd de relatiestatus in ‘opdrachtgever’.
- Bron: hier kunt u aangeven via welke weg de relatie een relatie is geworden (bijvoorbeeld via de website of via koude acquisitie). Ook hier kunt u zelf keuze’s toevoegen via de knop met 3 puntus achter het veld.
- Broncode vriu invoer: Soms voeren medewerkers met minder rechten deze gegevens in. Deze medewerker kan geen nieuwe keuze toevoegen aan het drop-down menu. Wanneer deze medewerker een andere bron wil doorgeven dan de gegeven keuze’s kunnen ze dat altijd in dit veld invoeren.
Overige gegevens
- Betalinstermijn (debiteur): EP stelt deze termijn automatisch in op 14 dagen. Via de module instellingen > CRM > Standaard vulling nieuwe relatie kunt u dit standaard instellen. Per klant kan dit dus wel verschillen indien u de betalingstermijn in CRM aanpast.
- BTW nummer: hier kunt u het BTW nummer van het bedrijf vullen.
- Debiteurnummer: dit veld is standaard leeg. Wanneer een evenementen definitief is wordt automatisch een debiteurnummer aangemaakt door EP. Indien er een boekhoudkoppeling bestaat geeft EP dit automatisch door aan het boekhoudsysteem.
- Crediteurnummer: het vullen van dit veld is alleen van toegevoegde waarde wanneer ook inkoopordercontrole gebruikt wordt.
- Digitaal factureren: wanneer u dit aanvinkt genereert EP en digitale factuur op het moment van factureren. Deze functie staat standaard aan. Wanneer deze functie uitgeschakeld is print EP de factuur op het moment van factureren en deze dient u dan zelf per post te versturen naar de klant.
- Kredietbeperking: met deze functie kunt u instellen dat de klant korting krijgt wanneer hij binnen de aangegeven betaaltermijn betaald.
- Locatienummer tonen: wanneer u deze optie aanvinkt komt op alle facturen van deze relatie een locatienummer. Dit kan handig zijn als u meerdere locaties van één klant met regelmaat . Zo kan de klant direct zien welke kosten samenhangen met welke locatie.
- Kredietwaardigheid: in dit veld kunt u voor uzelf informatie noteren over de kredietwaardigheid van de relatie. Dit is niet verplicht en alleen ter info voor uzelf.
- KvK nummer: wanneer het een bedrijf betreft kunt u hier het KvK nummer vullen. In België hanteren ze geen KvK nummer, indien het bedrijf in België gevestigd is kunt u dit veld negeren.
- Facturen verzamelen: indien u gebruik wil maken van verzamelfacturen dan kan dit hier worden ingesteld voor deze relatie. u kunt dan de keuze maken tussen dag-, week- en maandfacturen. Wanneer verzamelfacturen ongewenst zijn kunt u op het veld leeg laten.
- Verzamelen op evenementrelatie: (let op: alleen van toepassing i.c.m. module verzamelfacturen) indien u deze functie aan zet worden facturen verzameld op basis van de evenementrelatie in plaats van op de factuurrelatie.
- Bankrekeningnummer/IBAN nummer/BIC code: deze gegevens zijn nodig wanneer de relatie betaald via automatische incasso. In alle andere gevallen mogen deze velden leeg blijven.
- Opmerkingen: dit veld is ter info en heeft verder geen gevolgen in EP.
- Evenementopmerking: de opmerkingen in dit veld worden iedere keer dat een evenement van deze relatie geopend en bewerkt wordt getoond in de vorm van een pop-up. Dit wil u dus alleen gebruiken indien het echt noodzakelijk is bijvoorbeeld wanneer een relatie nooit gebruik wil maken van een bepaald aangeboden assortiment.
Uitleg tabblad Adressen
|
Uitleg tabblad Adressen
...
Bij adressen vul je Bij adressen vult u altijd minimaal 3 adressen, namelijk:
Bezoekadres: is het hoofd/bezoek adres van de relatie
Postadres:
het postadresis benodigd als
verzendadres‘verstuuradres’ voor bijvoorbeeld de offerte.
Indien
je geen apart postadres
hebt, dan
kun je het bezoekadres kopiëren.
- Bezoekadres: wanneer geen postadres bekend is wordt dit adres gebruikt onder relatie. Dit adres kan gebruikt worden als afleverlocatie voor sommige evenementen.
Factuuradres:
het factuuradresis
verplichtbenodigd voor het
maken van facturen. Vanzelfsprekend komt dit adres ook op de factuur te staan. Indien uaanmaken van de factuur voor de relatie.
Indien je geen apart factuuradres
hebt, dan
kun je het postadres kopiëren
Bij het vullen van de adressen kunt u kun je gebruik maken van de postcodezoeker. Kies voor 'Toevoegen' en dan vervolgens zoek postcode. De manier waarop u hier uw postcode vult wordt ook gehanteerd in de rest van EasyParty.
Uitleg belangrijkste velden tabblad Contactpersonen
Hier kunt u contactpersonen toevoegen aan de relatie. Dit kan een fysiek persoon zijn of een afdeling (bijvoorbeeld de administratie).
...
Bij particulieren relaties zullen in veel gevallen alle 3 de adressen hetzelfde zijn.
Uitleg tabblad Contactpersonen
...
| Waarschuwing | ||
|---|---|---|
| ||
| Het is belangrijk om bij iedere relatie minimaal 1 contactpersoon te koppelen. Zonder contactpersoon kun je namelijk geen evenement aanmaken voor deze relatie. |
| Informatie | ||
|---|---|---|
| ||
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Een contactpersoon moet ten minste een achternaam hebben. Let op hoofdlettergebruik zodat de naam ook netjes op de offerte en factuur komt. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als een relatie meerdere contactpersonen heeft dan kun je hier aangeven of dit de financiële contactpersoon is van deze relatie. |
...
Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan de |
...
financiële contactpersoon. |
...
Dit is op evenementniveau te overrulen. |
Uitgebreide uitleg
...
Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden? klik dan op deze link.
...
FAQ
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarschijnlijk heeft deze relatie nog geen contactpersoon. Deze is benodigd om een evenement aan te kunnen maken zodat je altijd contactinformatie voor handen hebt in het evenement. |
...