Versies vergeleken

Oude versie 5

changes.mady.by.user EasyParty

Opgeslagen op

in vergelijking met

Nieuwe versie Huidige

changes.mady.by.user EasyParty

Opgeslagen op

Uitleg

  • Deze regel is toegevoegd.
  • Deze regel is verwijderd.
  • Opmaak is veranderd.

Welkom bij de pagina over het gebruik van importsheets voor EasyParty. De importsheets zijn speciaal ontworpen Excelsheets om je te helpen bij het snel en efficiënt importeren van grote hoeveelheden data, zoals menu's, klantenbestanden, magazijnitems en dranken in EasyParty. 

Deze import vindt meestal eenmalig plaats Importsheets worden gebruikt om grote hoeveelheden data snel in het systeem te importeren. Deze import vindt eenmalig plaats, aan het begin van een implementatietraject. Importsheets zijn Excelsheets met kolommen die overeenkomen met velden binnen EasyParty

Voordelen van Importsheets

...

  • Efficiëntie: Door het gebruik van importsheets kun je tijd besparen. Het is sneller om

...

  • data in een Excelsheet te plakken dan deze een voor een toe te voegen in EasyParty.
  • Eenvoud: De importsheets hebben kolommen die overeenkomen met de velden binnen EasyParty

...

  • , wat het proces eenvoudig en overzichtelijk maakt.
  • Massa-invoer: Ideaal voor het importeren van grote hoeveelheden data, waardoor je snel kunt starten met een goed gevulde database.

Wanneer gebruik je Importsheets?

...

Gebruik importsheets vooral wanneer je een groot volume aan data moet invoeren, zoals:

  • Menu's
  • Klantenbestanden
  • Magazijnitems
  • Dranken

Kleinere hoeveelheden data, zoals het toevoegen van een nieuw menu of enkele nieuwe magazijnitems, kun je het beste direct in EasyParty invoeren.

Stappenplan voor het gebruik van Importsheets

...

  1. Voorbereiding van de data

    • Zorg ervoor dat alle benodigde data beschikbaar is en correct geformatteerd.
    • Download de standaard importsheet van EasyParty.

  2. Invullen van de importsheet

    • Open de importsheet in Excel.
    • Vul de kolommen met de benodigde data.
    • Controleer de ingevulde gegevens op juistheid en volledigheid.
    • Wanneer alle data in de importsheets staat en gecontroleerd is mogen ze naar je implementatie consulent gemaild worden. 

  3. Importeren van de data (actie voor KJ Software)

    • KJ gaat alle importsheets importeren in het systeem

  4. Controle na import

    • Controleer in EasyParty of de data correct is geïmporteerd (doe dit steekproefsgewijs). 
    • Maak eventuele noodzakelijke aanpassingen of toevoegingen direct in EasyParty.

Tips voor Succesvolle Data-import

...

Tip
  • Open EasyParty op een tweede scherm:
Waarschuwing
Let op! de volgorde en benamingen van velden in de Importsheet mogen niet aangepast worden, want dan kan de data verkeerd worden geïmporteerd.

Het gebruiken van importsheets voor het importeren van data is niet verplicht en soms niet de beste keuze. Samen met uw consultant wordt bepaald of u wel of niet gebruik zult maken van de Importsheets.

Tip

Tips

Maak eerst in EasyParty een aantal producten aan
  • Om de importsheets goed te kunnen vullen is het verstandig
om eerst een paar keer in EasyParty zelf de betreffende onderdelen toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat de logica achter de velden duidelijk is, want dit is minder makkelijk
  • om
te zien in de Importsheet.Open EasyParty op een tweede scherm
Zorg ervoor dat
  • de betreffende module binnen EasyParty
openstaat
  • te openen op een tweede scherm. Dit
kunt u
  • kun je als een referentiekader gebruiken tijdens het invullen van de sheets.

Geïmporteerde data checken
Zodra de sheets geïmporteerd zijn, is het belangrijk om de velden na te lopen in EasyParty om te controleren of de import wel goed is verlopen. Dit verloopt middels een steekproef.

Grijze kolommen verbergen
  • Begin klein: Begin eerst met de makkelijke data om te zorgen dat je het systeem begrijpt.
  • Wees consistent: Let bij het invoeren goed op hoofdletter gebruik, nummernotatie, etc.! Gebruik ÉÉN werkwijze
  • Dubbelcheck je data: Voordat je de importsheet uploadt, controleer je gegevens op fouten en inconsistenties.
  • Pas de Excel sheet niet aan:
    • Laat geen lege regels tussen de gegevens; dit zorgt ervoor dat de importtool stopt en regels na de lege regels niet meer geïmporteerd worden.
    • Verwijder en/of voeg geen kolommen toe.
    • Vul geen ‘niet-numerieke waarden’ in bij numerieke velden (bijvoorbeeld een streepje ‘-’ gebruiken wanneer de verkoopprijs niet bekend is).
    • Pas de volgorde en benamingen van velden in de importsheets niet aan, anders kan de data verkeerd worden geïmporteerd.
  • Grijze kolommen verbergen: In alle sheets zijn er kolommen die grijs gearceerd zijn. Deze velden zijn niet verplicht en zijn niet altijd van toepassing. Indien u deze informatie niet wilt
vullen
  • invullen (hoewel wij
raden uiteraard aan
  • aanbevelen om alles in te vullen),
dan
  • kunt u deze kolommen verbergen. Deze kolommen mogen niet verwijderd worden
i.v.m.
  • in verband met de opmaak van de sheet
t.b.v.
  • voor het importeren van de
sheet
  • data. Het verwijderen van kolommen in de
Importsheet
  • importsheets kan ervoor zorgen dat het
Importeren
  • importeren van de data in EasyParty niet goed verloopt.

Extra tabbladen

Per importsheet zijn er meerdere tabbladen. Het eerste tabblad, groen gearceerd, is waar alle data gevuld dient te worden. De overige tabbladen zijn voor het beheren van de dropdownkeuzes binnen de bijbehorende kolommen in het eerste tabblad.

Aan de slag!

Nu we toe hebben gelicht waarom je gebruik maakt van de importsheets en hoe deze in basis werken, kunnen jullie aan de slag!

Hieronder vindt je per importsheet de importsheet en een linkje naar het artikel wat uitleg geeft over die importsheet. Hou deze er bij met het vullen van de Excel sheet zodat je goed weet welke gegevens je vult.

Vul van iedere import eerste de eerste 10 regels en laat deze door ons controleren, daarna kun je verder. 

Sales

...

Keuken - Module keuken Basis

...

Keuken - Module keuken Uitgebreid

...

 Magazijn

...

Succes!

Succes met het vullen van importsheets! 

Als je helemaal klaar bent met het invoeren van alle importsheets mag je deze toesturen naar ons. 


Image AddedBijvoorbeeld bij kolom “Producteenheid” bij componenten is er een tabblad waar alle producteenheden aan toegevoegd kunnen worden. Bij de sheets CRM en Materialen zijn er extra groene tabbladen die gevuld dienen te worden.