Wanneer je hier aankomt, wil je natuurlijk graag een overzicht zien van hoe jullie het evenement hebben gevuld met verkoopitems. Zo kun je controleren of alles klopt en eventueel nog kortingen toevoegen.
In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze.
Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken, is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 Financiële administratie
De algemene werkwijze
Voor het opstellen van een financieel overzicht is bepaalde informatie nodig. Waar begint dit proces:
In EasyParty start dit bij de evenementendetails. welke velden zijn hier belangrijk voor:
- Label, de inrichting van de beschikbare labels vind je hier.
Hiermee kun je voor elk label binnen jullie organisatie eigen briefpapier en lettertypes instellen voor de factuur.
- Administratieve gegevens:
- Als jullie meerdere administraties hebben, kun je hier de keuze maken voor dit evenement, zodat het op de juiste grootboekrekeningen wordt geboekt. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier.
- BTW Mode, de standaard BTW-modus wordt ingesteld in de instellingen, maar kan hier per evenement worden aangepast. Zo kun je ervoor kiezen om in de offerte de prijzen inclusief of exclusief BTW te communiceren.
- Als jullie binnen de administratie gebruikmaken van meerdere kostplaatsen, kun je hier de gewenste kostplaats selecteren. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier.
- Ontvang je een inkoopordernummer van een klant, dan kun je dit hier invoeren, zodat het op de factuur wordt vermeld.
Wat doen de checkboxes:
- Niet factureren: Als je deze checkbox inschakelt, wordt het evenement niet gefactureerd en verschijnt het dus niet in de facturatiemodule.
- Geen omzet: Door deze checkbox aan te vinken, worden alle verkoopprijzen op €0,- gezet. Zo kun je de klant alsnog een factuur sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
- Facturatieopmerkingen: Wanneer je hier een opmerking noteert, verschijnt deze tijdens het factureren. De opmerking wordt echter niet op de factuur vermeld.
- Budget: Hier kan het budget worden genoteerd dat de klant voor het evenement heeft vastgesteld. Voor interne doeleinden is dit louter ter informatie. Het is ook mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te vermelden.
- Factuurrelatie: Deze wordt automatisch ingevuld vanuit het CRM, maar het is mogelijk om deze voor een evenement aan te passen. Lees hier de uitgebreide instructies.
Nadat de evenementdetails zijn ingevuld, ga je verder met het inrichten van het evenement. Alle gekoppelde verkoopitems worden in dit tabblad weergegeven.
Het controleren van het overzicht:
Klopt het overzicht en is de totale opsomming die onderaan wordt weergegeven, voorbeeld: 
correcte, ga dan verder naar de offerte om deze te genereren en naar de klant te versturen. Als het evenement al heeft plaatsgevonden, zorg er dan voor dat het evenement financieel wordt vrijgegeven, waar en hoe je dit doet lees je in de onderstaande hoofdstuk: Menubalk financieel.
Is het overzicht nog niet compleet? Wat mis je? een korting wil je de prijs per gast communiceren en factureren? Of wil je gewoon eens bekijken hoe een relatie de factuur ontvangt. Dit is mogelijk en wordt in de onderstaande hoofdstukken binnen deze paragraaf verder toegelicht.
Wat zie je als basis in dit overzicht:
Er is hier veel mogelijk, wat je kunt zien aan de drukte van het scherm. We begeleiden je door de werking en uitleg van elke knop/tabblad in de onderstaande hoofdstukken.
Het grootste deel van het scherm is gevuld met een tabel waarin de regels (verkoopitems) worden weergegeven. Hier zie je ook de onderliggende onderdelen van een verkooppakket niet.
Om direct een korting toe te passen op een specifiek verkoopitem, klik de regel aan en druk op de spatiebalk. Hierdoor opent een pop-up waarin je een bedrag of percentage kunt invoeren.
- De knoppen die in de groene omlijning worden weergegeven, worden onder de titel 'Menubalk financieel' uitgeschreven.
- De knoppen die in de oranje omlijning worden weergegeven, worden onder de titel 'Tabbladen financieel' uitgeschreven.
- De knoppen die in de blauwe omlijning worden weergegeven, worden hier onder direct uitgeschreven.
Tabbladen financieel
Menubalk financieel
Acties
We spreken 1 datum af waarop we compleet overgaan met facturatie op EP. De reden hiervoor is dat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hebben. Om ervoor te zorgen dat dit mogelijk is is het dus belangrijk dat er vanuit één plek gefactureerd wordt, EP. In EP kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EP omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. (laten zie dat dit kan bij instellingen > financieel > Adminstratieve instellingen) In EP is het alleen mogelijk om nummers te gebruiken, dus geen tekens. Sommige bedrijven maken gebruik van factuurnummers als 00002019-1, dit kan niet in EP. In dat geval moet je de factuurreeks wijzigen. Dit mag van de belastingdienst in 2 gevallen, namelijk:
- 1x per jaar op het einde/begin van het boekjaar
- Wanneer je kunt aantonen bij de belastingdienst dat het noodzakelijk is om te wisselen, bijvoorbeeld wanneer je gebruik gaat maken van een nieuw systeem.
Wanneer je factureert vanuit 2 verschillende plekken (waarvan 1 via EP is) dan kun je in EP aangeven vanaf waar je factuurnummers gaan oplopen.
Ik regel dat alle conceptfacturen die EP heeft gegenereerd van de evenementen die jullie reeds hebben aangemaakt worden verwijderd tot die datum zodat jullie dan kunnen beginnen met een lege facturatiemodule. Dit werkt fijner voor het overzicht.