De ingrediënten in EasyParty omvatten alle ingrediënten die de keuken gebruikt in hun recepturen. Deze producten kunnen door middel van een import in EasyParty geïmporteerd worden, waarna ze worden bijgehouden in EasyParty zelf.

Let op: deze sheet is alleen van toepassing indien u de uitgebreide keukenmodule heeft.

Inhoudsopgave

Eigenschappen

In EasyParty zijn een aantal tabbladen beschikbaar per ingrediënt. Voor een uitgebreide uitleg van alle tabbladen binnen ingrediënten, zie Keuken > Ingrediënten. Hier wordt alleen gefocust op de twee tabbladen die benodigd zijn voor het importeren van de ingrediënten: Eigenschappen en Leveranciers.

Kolom A > Ingrediëntnaam

Omschrijving van het ingrediënt zoals u deze intern gebruikt. Graag hier zoveel mogelijk informatie toevoegen zodat het duidelijk is welk ingrediënt er wordt bedoeld. Voorbeeld:

• Bloemkool vers heel en bloemkoolroosjes diepvries
• Rode ui heel en Rode ui gesnipperd 10mm
• Heinz ketchup 5L en Heinz ketchup 375 ml

Kolom B > Ingrediëntcategorie

De verschillende categorieën kunt u beheren in het eerste tabblad van de sheet “Ingrediëntcategorie”. Advies; bepaal deze op basis van wat uw leveranciers gebruiken. Op basis deze categorieën is het mogelijk om te filteren in de module besteladvies.

Kolom C > Producteenheid

Hoe wordt het product intern gezien?  Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Kilo / Liter. Dit heeft niets te maken met hoe het product wordt ingekocht. Voorbeeld; afbakbrood wordt per doos besteld. Maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is “Stuk”.

Kolom D > Rekeneenheid

Alle ingrediënten hebben een gewicht of inhoud. Om dit te bepalen geeft u aan hoe het product gemeten wordt in de keuken. De opties zijn alleen “Kilo” of “Liter”

Kolom E > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer die u zelf hanteert. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit veld is ter info en komt niet op de recepturen of andere exports. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan hoeft u deze ook niet te vullen.

Kolom F > Artikelnummer (extern)

Indien u een tweede artikelnummer hanteert dan kunt u dit hier toevoegen. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is het niet nodig om dit veld te vullen.

Kolom G > Vrij van allergenen

D.m.v. het vinkje kunt u aangeven of het ingrediënt wel of geen allergenen bevat.

• Indien het geen allergenen bevat, dan kiest u “Ja”.
• Indien het wel allergenen bevat, dan kiest u “Nee”.

Kolom H > Brutogewicht

Dit is het gewicht van het product. De formule hier is “hoeveel REKENEENHEID past er in 1 PRODUCTEENHEID”. Voorbeeld “hoeveel kilo’s weegt 1 stuk stokbrood” of “hoeveel kilo’s weegt 1 blok jong belegen kaas”

Kolom I > Nettogewicht

Sommige ingrediënten hebben verlies (afval) voordat het überhaupt in een recept gebruikt wordt. Als ik 1 kilo broccoli nodig heb in een recept, dan moet ik meer dan 1 kilo broccoli bestellen want ik kan maar 70% van een broccoli gebruiken in een recept.

Het nettogewicht is dus “Hoeveel bruikbare REKENEENHEID zit er in 1 PRODUCTEENHEID”.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Schil van de aardappel.
• Uitlekgewicht van olijven
• Stronk van een broccoli

Niet alle producten hebben afval. Dus dan is het nettogewicht hetzelfde als het brutogewicht. Let op: neem hier niet de wijzigingen in mee die plaatsvinden in het gewicht als het gekookt wordt (bijvoorbeeld bij pasta of vleesvocht). Hier wordt rekening mee gehouden op receptniveau.

Nettogewicht berekenen: https://www.ciachef.edu/uploadedFiles/Pages/Admissions_and_Financial_Aid/Educators/Educational_Materials/Technique_of_the_Quarter/techniques-calculations.pdf

• Op pagina 5 is er veel te vinden over groenten en fruit.
• De voorbeelden op de website zijn beperkt, maar uw chefs weten veel meer hierover.

Kolom J > Niet bestellen

Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “Besteladviezen” heeft. Sommige ingrediënten dienen nooit besteld te worden en dienen dus ook niet in de besteladviezen terug te komen.

• Indien het nooit besteld dient te worden, dan kiest u “Ja”.
• Indien het wel besteld dient te worden, dan kiest u “Nee”.

Voorbeeld van ingrediënten die nooit besteld dienen te worden:

• Water (maar dient wel aangemaakt te worden om aan een recept te koppelen).
• Ingrediënten die u zelf kweekt zoals kruiden.
• Ingrediënten die u zelf maakt uit afval van andere producten.
• Indien u de module voorraadbeheer niet heeft, maar ervoor wilt zorgen dat bepaalde ingrediënten die u niet vaak besteld, maar altijd eens in de zoveel tijd in bulk besteld niet in de dagelijkse besteladviezen komen.

Kolom K > Voorraadproduct

Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “Voorraadbeheer” heeft.

Sommige ingrediënten dienen niet dagelijks/wekelijks besteld te worden want ze hebben een lange houdbaarheidsdatum (droog of diepvries). Dit zijn ingrediënten die niet vaak besteld worden. En wanneer ze besteld worden, dan worden ze vaak in bulk besteld. Deze wilt u dus niet elke week in uw “besteladvies” scherm zien. Deze wilt u alleen zien wanneer u ze daadwerkelijk moet bestellen omdat de voorraad bijna op raakt.

Voorbeelden van voorraadproducten zijn zout, peper, olijfolie, azijn, bloem, etc.

• Indien het ingrediënt een voorraadhoudend product is, dan kiest u “Ja”
• Indien het ingrediënt geen voorraadhoudend product is, dan kiest u “Nee”.

Kolom L > Minimale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend ingrediënt betreft. Indien het ingrediënt niet voorraadhoudend is, is dit veld in EasyParty niet beschikbaar.

De minimale voorraad is het minimale aantal producteenheden dat op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen in het besteladvies en kan worden doorgezet naar een inkooporder.

Kolom M > Maximale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend ingrediënt betreft. Indien het ingrediënt niet voorraadhoudend is, is dit veld in EasyParty niet beschikbaar.

Dit is het maximale aantal producteenheden dat op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudend ingrediënt besteld wordt, dan zal in het besteladvies de maximale voorraad worden aangehouden.

Kolom N > Prognose artikel

Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module Besteladviezen heeft.

Het is mogelijk om een prognose export te genereren in het besteladvies. Hierop komen alleen de ingrediënten die ook als prognose artikel zijn opgeslagen. Sommige leveranciers ontvangen graag een overzicht van wat u verwacht te bestellen voor volgende week. Dit is enkel bedoeld voor bepaalde ingrediënten waarvan zij ook niet veel op voorraad hebben. Daarom kunt u dit aanzetten per ingrediënt i.p.v. per leverancier. Bij alle ingrediënten waarvan een leverancier een prognose ontvangt voor de volgende bestelling, kunt u “Ja” aangeven. Bij alle andere kunt u “Nee” invullen.

Kolom O > Per stuk weergeven

Dit doelt op hoe de keuken het product ziet. Denken zij in stuks of in kilo’s/liters?

• Indien JA – dan wordt er in Producteenheden (Kolom C) gecommuniceerd.
• Indien NEE – dan wordt er in Rekeneenheden (Kolom D) gecommuniceerd.

Voorbeelden hiervan:

• Halfvolle melk wilt u niet in pakken (producteenheid) maar in liters (rekeneenheid) communiceren.
• Hele eieren wilt u niet in kilo’s (rekeneenheid) maar in stuks (producteenheid) communiceren.
• Broccoli wilt u niet in stronken (producteenheid) maar in kilo’s (rekeneenheid) communiceren.

Dit geldt voor hoe de ingrediënten in een receptuur gezet worden. Dus indien het per stuk weergegeven wordt, dan is de producteenheid leidend. Indien het ingrediënt niet per stuk weergegeven moet worden, dan is de rekeneenheid leidend.

Kolom P > Dag van levering

Het is mogelijk om aan te geven dat een ingrediënt een x-aantal dagen van tevoren geleverd moet worden. EasyParty maakt een besteladvies gebaseerd op de dag dat de keuken het ingrediënt nodig heeft om een gerecht te produceren. Dit wordt dan standaard de dag van levering (indien de leverancier die dag levert – dit wordt beheerd in CRM).

Indien u een ingrediënt heeft dat eerder moet binnenkomen dan de dag dat het benodigd is, dan kunt u dat aangeven d.m.v. dit veld. Hoe te vullen:

• U vult “0” in als het ingrediënt op dezelfde dag geleverd dient te worden als de productiedag.
• U vult “1” in als het ingrediënt één dag van tevoren geleverd dient te worden.
• U vult “2” in als het ingrediënt twee dagen van tevoren geleverd dient te worden.

Voorbeelden van wanneer dit van toepassing kan zijn:

• Indien een leverancier de kogelbiefstuk bevroren levert, dan dient u deze een dag van tevoren te ontvangen zodat het ontdooid is wanneer het gebruikt dient te worden.
• Indien een leverancier een bepaald ingrediënt later op de dag levert, dan kan het zijn dat deze niet op tijd binnen is om die dag nog mee te gaan in de productie.

Kolom O > Per stuk weergeven 

Hier geeft u aan hoe u het ingrediënt wilt zien binnen de keuken: per producteenheid of per rekeneenheid.

• Indien u een ingrediënt wilt zien per producteenheid dan dient u hier JA te vullen.
• Indien u een ingrediënt wilt zien per rekeneenheid dan dient u hier NEE te vullen.

Voorbeeld van per producteenheid:

• Eieren wil je op het recept als “stuk” hebben en niet kilo’s. Kilo’s zegt in dat geval niets.

Voorbeeld van per rekeneenheid:

• Melk moet per “liter” getoond worden op het recept.

Kolom Q > Opslaglocatie

Vul hier de locatie in waar het product meestal bewaard wordt. Voorbeeld; droogmagazijn/ koeling / diepvries.

Kolom R > Opslagtype

Indien u meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het ingrediënt dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom S > Productgroep

Indien u meer informatie kwijt wilt over het type van het ingrediënt dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom T > Productopmerking

Indien u meer informatie kwijt wilt over het ingrediënt zelf dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom U > Land van herkomst

Het is mogelijk om hier het land van herkomst toe te voegen. Dit is puur ter informatie.

Kolom V > THT droogmagazijn

Hier kunt u invullen hoeveel dagen het product houdbaar is in een droogmagazijn. Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers. Kies alleen een van de 3 opties (V/W/X).

Kolom W > THT koeling

Hier kunt u invullen hoeveel dagen het product houdbaar is in de koeling. Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers. Kies alleen een van de 3 opties (V/W/X).

Kolom X > THT diepvries

Hier kunt u invullen hoeveel dagen het product houdbaar is in een diepvries. Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers. Kies alleen een van de 3 opties (V/W/X).

De kolommen tot dusver doelen op het product zelf. Dit zijn de velden in het tabblad “Eigenschappen”

Leveranciers

De kolommen ‘Y tot AL” doelen op de informatie vanuit de leverancier. Dit zijn de velden in het tabblad “Leveranciers”

Kolom Y > Leverancier ID

Deze kunt u beheren in het vierde tabblad van deze sheet. Noteer hier alle leveranciers van uw ingrediënten (wellicht is het er maar 1). Noteer de naam zo correct mogelijk zodat deze overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.

Kolom Z > Productnaam Leverancier

De leverancier heeft misschien een andere naam voor het product dan uzelf. Hun omschrijving kunt u hier toevoegen zonder uw interne naam aan te passen. Hierin is vaak veel informatie opgenomen, die handig is voor de andere velden (zoals gewicht of verpakkingsaantal).

Kolom AA > Artikelnummer Leverancier

Heeft uw leverancier een artikelnummer voor het product? Zo ja, dan noteert u deze hier.

Kolom AB > EAN Consumenteneenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.

Kolom AC > EAN Handelseenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren. 

Kolom AD > Inkoopeenheid

Deze eenheid is de eenheid waarop u inkoopprijs is gebaseerd (kolom AE). Dit kan hetzelfde zijn als Kolom C, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een doos afbakbroodjes:

• Producteenheid is stuk
• Inkoopeenheid is doos

Kolom AE > Inkoopprijs

Dit is de prijs van de inkoopeenheid van kolom AD.

Kolom AF > Omrekenfactor

Hier stelt u de vraag; Hoeveel “Producteenheid” (kolom C) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AD). Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van de doos afbakbroodjes:

• Er zitten 32 stuks afbakbroodjes in 1 doos. In dat geval is het getal dat u hier invult “32”.

Kolom AH > Besteleenheid

Dit doelt op de eenheid waarin u bestelt. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is vaak hetzelfde. Voorbeeld:

• Little gem sla: er zitten 6 kropjes sla in 1 plastic bakje. De prijs wordt bepaald per 6 stuks (1 bakje). Maar er moet altijd een krat van 4 bakjes besteld worden:
• Kolom C > Stuk
• Kolom AD > Bakje
• Kolom AF > 6 (stuks in een bakje)
• Kolom AH > Kist
• Kolom AI > 4 (bakjes in een kist)

Kolom AI > Omrekenfactor

Hier stelt u de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AD) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AH). Indien deze hetzelfde zijn, dan kunt u hier 1 invullen.

Kolom AK > Minimale bestelhoeveelheid

Indien u een bepaalde prijsafspraak heeft met u leverancier, maar de voorwaarde is dat u meerdere eenheden per keer besteld, dan kunt u dat hierin beheren. Bijvoorbeeld; uw leverancier wilt dat u minstens 4 kistjes Little Gem sla besteld per keer. Dan vult u hier 4 in.

LET OP; Wij merken op dat deze veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.

Kolom AL > Bestelvolume

Dit is anders dan uw minimale bestelhoeveelheid. Indien uw leverancier aangeeft dat een ingrediënt in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan dient u hier 2 te vullen. Voorbeeld:

• Little Gem sla: Indien u deze wilt bestellen, dient u minstens 4 kisten bestellen. Daarna dient u in meervoud van 2 te bestellen omdat de kisten aan elkaar gebonden zijn. In deze scenario gebeurt het volgende:
  • Indien u 1 kist nodig hebt, dan dient u er 4 te bestellen.
  • Indien u 3 kisten nodig hebt, dan dient u er 4 te bestellen.
  • Indien u 5 kisten nodig hebt, dan dient u er 6 te bestellen.

LET OP; Wij merken op dat deze veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.

Kolommen AM tot AZ > Allergenen

Deze 14 kolommen bevatten de 14 verplichte allergenen die u als cateraar dient bij te houden. Per ingrediënt is het mogelijk om aan te geven welke allergenen deze bevatten.

• Kies JA indien het allergeen aanwezig is.
• Kies NEE indien het allergeen niet aanwezig is.