Dranken zijn een belangrijk onderdeel voor je evenementen. Dit zijn alle items die je op voorraad hebt en verkoopt.
Het is belangrijk om de dranken op de juiste manier in de importsheet in te voeren, zodat we later makkelijk drankpakketten en arrangementen kunnen gaan samenstellen. Zorg ervoor dat alles in de juiste verhoudingen en verpakkingen staat, zodat je magazijnmedewerkers duidelijke picklijsten krijgen.
Voor meer info over het beheren van dranken in EasyParty, check het hoofdstuk Magazijn.
Inhoudsopgave
Importsheet
De importsheet van dranken bestaat uit 1 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.
Tabblad Dranken
Hier voeg je alle dranken toe die je op voorraad hebt.
Denk hierbij zo uitgebreid mogelijk: dus niet alleen “Port” maar specificeer welke porten je hebt zoals “Port Tawny” / “Port Wit” / “Port Ruby” / enzovoort.
Het is belangrijk om bij de omschrijving, zowel voor interne communicatie als naar de klant, duidelijk te maken hoe de drank verpakt is. Coca-Cola kan bijvoorbeeld in verschillende verpakkingen komen:
- Flesje van 20cl (Deze verkoop je waarschijnlijk per flesje)
- Glazen fles van 1 L (Deze verkoop je waarschijnlijk per glas of consumptie)
- Pet-fles van 1.5 L
Dit zijn allemaal verschillende producten, want ze hebben allemaal een verschillende kostprijs en bestelgegevens.
Het moet duidelijk zijn voor het magazijn welke Coca-Cola gepakt moet worden, dus zorg ervoor dat je bij de interne naam aangeeft hoe het verpakt is.
Tabblad Drankcategorie
Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom E.
Tabblad Productie-eenheid
Hier beheer je alle product-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom F.
Leveranciers
Hier voeg je alle leveranciers toe voor de betreffende producten die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom AD. Let op dat je deze hetzelfde schrijft zoals die in de CRM sheet staan.
Tabblad dranken
Algemene gegevens (kolom A t/m AC)
De kolommen ‘A t/m AC” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Dranken > Eigenschappen
Kolom A > Interne naam (verplicht)
Omschrijving van de drank zoals deze intern gebruikt wordt. Graag hier zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.
Bavaria - Fust 50 liter
Coca-cola Zero - pet-fles 1,5 L
Principato Chardonnay - 6x0,75L
Heineken Pils - flesje 300 ml
Kolom B > Commerciële naam (verplicht)
Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte en de factuur. Dit kan een kopie-paste van de interne naam zijn.
Kolom C > Artikelnummer
Dit is een intern artikelnummer voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports (dit is niet het artikelnummer van de leverancier).
Kolom D > Artikelnummer (extern)
Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers.
Kolom E > Categorie
Dit zijn de categorieën waaronder de dranken vallen. Bijvoorbeeld; bier, fris, wijn, etc. Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat u makkelijk kunt selecteren op bepaalde categorieën.
De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Drankcategorie.
Kolom F > Producteenheid (verplicht)
Hoe wordt het product gezien? Voorbeelden: Fles / Fust / Pet-Fles / Etc. Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt.
De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.
Kolom G > Inhoud (in liters) (verplicht)
Hier geef je aan hoeveel liter in 1 producteenheid zit. Bijvoorbeeld: in een standaard fles wijn zit 750 ml wijn. Je vult hier dus 0,75 in i.v.m. dat alles vertaald moet worden naar liters.
Kolom H > Verpakkingseenheid
Dit is hoe het product verpakt is. Bijvoorbeeld een fles wijn zit in een doos van 6 flessen. De verpakkingseenheid is dus “Doos” in dit voorbeeld. Dit is ook hoe het product op de picklijst komt te staan.
Als de verpakkingseenheid niet van belang is, maar je altijd de producteenheid communiceert kun je dit veld leeglaten. Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig.
Kolom I > Aantal in verpakking
Als de verpakkingseenheid gevuld is, dan moet de “Aantal in verpakking” ook gevuld worden. Als je een verpakkingseenheid hebt gevuld, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel er in 1 verpakking gaat. In het voorbeeld van de wijn is dit: 6.
Hier beantwoordt je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”?
Kolom K > Aantal consumpties
Drankpakketten worden gemaakt op basis van consumpties per persoon per drank. Daarom moet EasyParty weten hoeveel consumpties er in 1 producteenheid zitten. In het voorbeeld van de wijn is dit 5 of 6 consumpties. Bij sterke drank die per fles verkocht wordt, is het nog steeds belangrijk om aan te geven hoeveel consumpties er in 1 fles zitten.
Voor kolom M t/m P geldt het volgende:
Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.
Kolom M > Verkoopprijs per consumptie (excl. BTW)
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie exclusief BTW. Als je geen verkoopprijs hebt omdat je het product niet per consumptie verkoopt, dan kun je deze bepalen d.m.v. "Verkoopprijs per producteenheid excl. BTW" (kolom O) te delen door aantal consumpties (kolom K).
Kolom N > Verkoopprijs per consumptie (incl. BTW)
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie inclusief BTW. Als je geen verkoopprijs hebt omdat je het product niet per consumptie verkoopt, dan kun je deze bepalen d.m.v. "Verkoopprijs per producteenheid incl. BTW" (kolom P) te delen door aantal consumpties (kolom K).
Kolom O > Verkoopprijs per producteenheid (excl. BTW)
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid exclusief BTW.
Kolom P > Verkoopprijs per producteenheid (incl. BTW)
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid inclusief BTW.
Kolom Q > Basisvoorraad
Dit is het aantal dat je altijd als basisvoorraad in je magazijn wilt hebben staan. VRAAG JOYCE
Per type artikel:
Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:
Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dient dit éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
Zonder de module voorraadbeheer: dit is niet bij te houden maar dient ook niet als “0” gevuld te worden. Anders denkt EasyParty dat u geen producten op voorraad heeft. Dan zullen deze producten standaard op de inhuurlijst komen te staan. Voeg hier dus “999999” in zodat het product altijd op voorraad is.
Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:
Met de module voorraadbeheer geeft u in voorraadbeheer aan als er ooit iets kapot gaat.
Zonder de module voorraadbeheer is het belangrijk om dit aantal (basisvoorraad) handmatig aan te passen als iets aangeschaft wordt of kapot gaat.
Kolom R > Vast inhuuritem
Als dit product niet op voorraad staat en altijd ingehuurd moet worden dan voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Bij dranken is dit niet vaak het geval.
Kolom S > Verbruiksartikel
Als dit product een verbruiksartikel is voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Dranken zijn in (bijna) alle gevallen verbruiksartikelen.
Kolom T > Voorraadproduct
Sommige dranken heb je standaard op voorraad. Bij deze producten voer je hier “Ja” in. Als je deze niet standaard op voorraad hebt voer je hier “Nee” in.
Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module kun je in het voorraadbeheer zien hoeveel je verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kun je bepalen of je moet bijbestellen of niet.
Kolom U > Minimale voorraad
Deze kolom is alleen van toepassing als je in kolom T 'Ja' heb ingevuld. Dit veld is in EasyParty anders ook niet in te vullen.
Dit is het minimaal aantal producteenheden die je op voorraad wil hebben voordat het weer besteld moet worden.
Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen als de voorraad onder dit minimale aantal komt. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan vervolgens worden omgezet naar een inkooporder.
Kolom V > Maximale voorraad
Deze kolom is alleen van toepassing als je in kolom T 'Ja' heb ingevuld. Dit veld is in EasyParty anders ook niet in te vullen.
Dit is het maximaal aantal producteenheden die je op voorraad wil hebben.
Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de bestelling verhoogd tot de voorraad weer op dit maximale aantal zit.
Kolom W > Opslaglocatie
Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.
Hier vul je de locatie in waar het product opgeslagen staat. Voorbeeld; Drankmagazijn, Drankkoelkast.
De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. De volgorde van producten op de picklijst wordt gebaseerd op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom X), dan schap (kolom Y) en als laatste op alfabet van de productnaam.
Kolom X > Stelling
Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.
Als je binnen je opslaglocatie stellingen hebt, dan kun je deze hier invullen.
Kolom Y > Schap
Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.
Als je binnen je stellingen ook schappen hebt, dan kun je deze hier invullen.
Kolom Z > Opslagtype
Als je meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom AA > Productgroep
Als je meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom AB > Offertetekst
Als je een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kun je dat hier toevoegen. Bijvoorbeeld speciale wijnen die een extra omschrijving voor op de offerte nodig hebben. Vaak worden offerteteksten op pakketniveau beheerd (i.p.v. op productniveau).
Kolom AC > Productopmerking
Als je meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Leverancierdetails (kolom AD t/m AQ)
De kolommen ‘AD t/m AQ” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Dranken > Leverancier
Kolom AD > Leverancier ID
De leveranciers beheer je in het tabblad Leveranciers. Noteer daar de leveranciers van je dranken. Zorg dat de naam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet. Als de leverancier gevuld is kan deze met de dropdown gekozen worden in deze kolom.
Kolom AE > Productnaam Leverancier
Hier vul je de naam van het product zoals deze bij de leverancier bekend is.
Kolom AF > Artikelnummer Leverancier
Hier vul je het artikelnummer van het product zoals deze bij de leverancier bekend is.
Kolom AG > EAN Consumenteneenheid
Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.
Kolom AH > EAN Handelseenheid
Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.
Kolom AI > Inkoopeenheid
Dit is de eenheid waarop je de drank inkoopt en waar de prijs van Kolom AJ naar verwijst. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom F, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een doos wijn:
Producteenheid is Fles
Inkoopeenheid is Doos
Kolom AJ > Inkoopprijs
Dit is de prijs (exclusief BTW) die je betaald per inkoopeenheid (Kolom AI).
Kolom AK > Omrekenfactor
Hier stel je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom F) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AI)? Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een doos wijn:
Er zitten 6 flessen in 1 doos. Dan vul je hier 6 in.
Kolom AM > Besteleenheid
Dit is de eenheid waarin je bestelt. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is bijna altijd hetzelfde. Voorbeeld:
Dozen huiswijn worden per pallet besteld om schaalvoordelen te behalen.
Kolom F > Fles
Kolom AI > Doos
Kolom AK > 6 (flessen in een doos)
Kolom AM > Pallet
Kolom AN > 50 (dozen op een pallet)
Kolom AN > Omrekenfactor
Hier stel je de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AI) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AM). Als dit hetzelfde is, vul je hier 1.
Kolom AP > Minimale bestelhoeveelheid
Als je een speciale prijsafspraak hebt met je leverancier, maar de voorwaarde is dat je een groter volume per keer besteld, vul je die hier. Bijvoorbeeld; de leverancier wil dat je minstens 4 pallets besteld. Dan vul je hier 4 in.
Als dit niet het geval is vul je hier 1.
Kolom AQ > Bestelvolume
Dit is niet hetzelfde als de minimale bestelhoeveelheid. Indien de leverancier aangeeft dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan vul je hier 2. Bijvoorbeeld:
De huiswijn is minstens vanaf 4 pallets te bestellen. Daarna kun je het in meervoud van 2 te bestellen omdat de pallets aan elkaar gebonden zijn. Dan vul je het als volgt:
1 pallet nodig, dan bestel je er 4.
3 pallets nodig, dan bestel je er 4.
5 pallets nodig, dan bestel je er 6.
Als dit niet het geval is vul je hier 1.