Importsheet: Materialen / Decoratie / Entertainment / Techniek

In EasyParty zijn materialen, decoratie, entertainment en techniek allemaal producten en diensten die je aan je klanten verkoopt of aanbiedt. Deze vier verkoopcategorieën zijn op dezelfde manier opgebouwd en daarom samengevoegd in één Excel-sheet. Elke categorie heeft een eigen tabblad.

Wanneer de importsheets volledig gevuld zijn en geïmporteerd zijn gaan we pakketten aanmaken in EasyParty zodat deze eenvoudig toegevoegd kunnen worden aan een evenement. Sales hoeft dan alleen op hoofdniveau pakketten toe te voegen. Er is al een goede schatting van de benodigde materialen beschikbaar.

Voorbeeld: Mobiele bar met tapinstallatie

Zonder EasyParty:

• Sales verkoopt een mobiele bar met tapinstallatie.
• Een week voor het evenement moet logistiek de verkochte pakketten bekijken en een materiaallijst maken.
• Deze lijst moet telkens opnieuw worden gemaakt, ondanks dat vaak dezelfde producten nodig zijn, zoals koelkast, spoelbak, spoelborstels, vaatdoeken, afvoerslang, emmer, tapinstallatie, barombouw, vuilniszakken, etc.
• Dit is een tijdrovend proces met veel herhaling.

Met EasyParty

• In EasyParty wordt een pakket gemaakt "Mobiele bar met tapinstallatie" waarin alle benodigde materialen met juiste aantallen zijn gekoppeld.
• Wanneer het pakket aan een evenement wordt gekoppeld, worden de producten automatisch gekoppeld zonder extra nadenken.
• Er kan een schatting gemaakt worden van hoeveel producten benodigd zijn voor de komende week. 
• Daarnaast er al vooruit gekeken worden wat er voor week X aan materialen verhuurd is.

Belangrijke tips

• Bepaal samen welke producten en diensten onder welke verkoopcategorie vallen.
• Materialen specifiek vermelden: Materialen zoals een chafing dish en deksel moeten als twee aparte items op de lijst staan, omdat het twee losse onderdelen zijn op de picklijst.
• Categorieën scheiden: Materialen en decoratieproducten kunnen niet in één pakket gekoppeld worden.
• Complete productlijst: Voeg zowel eigen producten toe als de producten die je vaak inhuurt. In combinatie met besteladviezen kun je deze eenvoudig inhuren. Als je deze module niet hebt, exporteer dan een lijst van alle materialen die ingehuurd moeten worden voor handmatige verwerking.

Voor meer info over het beheren van dranken in EasyParty, check het hoofdstuk Magazijn.

Inhoudsopgave

Importsheet

De importsheet bestaat uit 4 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.

Tabblad Materialen - Tabblad Decoratie - Tabblad Entertainment - Tabblad Techniek

Hier voeg je alle items toe die je verkoopt/inhuurt/aanbiedt/meeneemt voor een evenement.

Voorbeelden:

Tabblad Categorie

Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in Kolom E.

Tabblad Productie-eenheid

Hier beheer je alle product-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die je kunt kiezen in Kolom F.

Leveranciers

Hier voeg je alle leveranciers toe voor de betreffende producten die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom Y. Let op dat je deze hetzelfde schrijft zoals die in de CRM sheet staan. 

Tabblad Materialen - Tabblad Decoratie - Tabblad Entertainment - Tabblad Techniek

Algemene gegevens (kolom A t/m X)

De kolommen ‘A t/m X” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Eigenschappen

Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere tabbladen zijn precies hetzelfde.

Kolom A > Materiaalnaam (verplicht)

Omschrijving van het materiaal zoals deze intern gebruikt wordt. Graag hier zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

• Bierglas Heineken (25cl)

• Servet luxe wit (56x 56cm)
• Vork klein zilver (Hotel)

• Waterglas Bouquet (45cl) (kist, 24st)

Tip: Houd voor alle producten dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals bord, lepel. stoel, tafel, etc.

Kolom B > Commerciële naam (verplicht)

Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte en de factuur. Dit kan hetzelfde als de interne naam zijn. 

Kolom C > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports (dit is niet het artikelnummer van de leverancier).

Kolom D > Artikelnummer (extern)

Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers. 

Kolom E > Categorie

Dit zijn de categorieën waaronder de materialen vallen. Bijvoorbeeld; meubilair, servies, glaswerk, etc. Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat u makkelijk kunt selecteren op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Categorie.

Kolom F > Producteenheid (verplicht)

Hoe wordt het product gezien? Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter. Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: servetten komen in een doos met hierin 10 pakken van 300 stuks. Deze worden per doos besteld, maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is: “Stuk” of “Pak” afhankelijk van of de standaard een pak is, of dat ze per stuk gezien worden.

De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.

Kolom G > Verpakkingseenheid

Hoe is het product verpakt?

Bijvoorbeeld een wijnglas zit in een krat van 25 stuks. De verpakkingseenheid is dus “Krat”. Dit is ook hoe het materiaal op de picklijst komt te staan. Als er 40 wijnglazen gekoppeld worden in een evenement, dan komt er 2 kratten op de picklijst te staan. Als de verpakkingseenheid niet van belang is, maar je altijd de producteenheid communiceert kun je dit veld leeglaten. Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig.

Kolom H > Aantal in verpakking

Als de verpakkingseensheid gevuld is, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel stuks in 1 verpakking zitten. In het voorbeeld van de wijnglazen is dit 25.

• Hier beantwoordt je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”?

Kolom I > Kostprijs (verplicht)

Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen. Bij alle materialen zijn er altijd kostprijzen, ook al heb je ze zelf ooit aangeschaft en zijn ze al vaak verhuurd. Er moet altijd rekening gehouden worden met afschrijving. Lees ons artikel voor meer informatie en tips over evenementkostprijzen. https://www.easyparty.nl/artikelen/kostprijs-van-evenementen/

Bij verbruiksartikelen en inhuurartikelen komt dit overeen met de inkoopprijs (kolom AE). Maar bij producten die op voorraad zijn is de inkoopprijs niet correct.

Bijvoorbeeld: Je koopt 1 keer per jaar glaswerk in. 1 krat van 25 wijnglazen kost € 34,- (excl. BTW). De inkoopprijs van € 1,36 per stuk is niet de kostprijs. Dit glas gaat vaker dan 1 evenement mee, dus de kostprijs wordt over de verschillende evenementen verdeeld. Om dit goed te berekenen hebben wij tips in het artikel hierboven gegeven.

Voor kolom J en K geldt het volgende: Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.

Kolom J > Verkoopprijs excl. BTW (verplicht)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid excl. BTW.

Kolom K > Verkoopprijs incl. BTW

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid incl. BTW.

Kolom L > Vaste inhuuritem (verplicht)

Als dit product niet op voorraad staat en altijd ingehuurd wordt dan voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode. 

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.

Kolom M > Verbruiksartikel (verplicht)

Als dit product een verbruiksartikel is voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden. 

Kolom N > Voorraadproduct (verplicht)

Staat dit product op voorraad in je eigen magazijn? Dan vul je hier "Ja" in. Of huur of koop je het altijd per evenement in? Dan vult u hier “Nee” in. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.

Deze kolom is vooral belangrijk om te vullen als je beschikt over de uitgebreide magazijn module. Daarmee kun je in het voorraadbeheer zien hoeveel je verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.

• Alleen voorraadartikel: Dit betekent dat u dit product zelf heeft aangeschaft. Indien u te kort komt, dan wordt er vaak bijgehuurd. Maar omdat de producten vaak niet hetzelfde zullen zijn, wordt een ander product gekoppeld aan het evenement. Dit is een ander product uit de sheet met zijn eigen leverancierdetails (inhuur item). Dus bij “alleen voorraadartikelen” is het alleen benodigd om de LeverancierID (kolom X) te vullen met uw bedrijfsnaam. De overige velden zijn dan niet benodigd want u zal dit nergens inkopen.

Combinaties van Kolom L-M-N :

Vast inhuuritem en Verbruiksartikel

Dit is een product 

VOORBEELD? IS DIT OOIT?

Vast inhuuritem en Voorraadproduct

Dit is een product dat je zelf op voorraad hebt staan, maar als je er meer nodig hebt deze inhuurt. Bijvoorbeeld statafels, deze heb je 10 op voorraad, maar je kunt er makkelijk mee verhuren in dezelfde periode want bij je leverancier kun je dezelfde bijhuren. Dan vul je bij allebei "Nee" in. Het is hierbij wel van belang dat je de basisvoorraad goed invult. Wanneer je over de basisvoorraad heen gaat komen de producten op de inhuurlijst te staan. 

Verbruiksartikel en Voorraadproduct

Dit is een verbruiksartikel dat altijd op voorraad moet staan. Bijvoorbeeld servetten en houtskool. Wanneer deze onder de minimale voorraad komen (Kolom P) komen ze in het besteladvies te staan. 

• Een product kan een voorraadproduct en verbruiksartikel zijn, dit invloed op de werkwijze binnen EasyParty:

  • Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald.

  • Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen P en Q).

Vast inhuurtitem, Verbruiksartikel en Voorraadproduct

VOORBEELD? IS DIT OOIT?

Kolom O > Basisvoorraad

Dit is het aantal producten dat u op voorraad heeft. Per type artikel:

Bij vaste inhuuritem is dit 0, want die heb je niet op voorraad.

Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:

• Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan moet er voor alle producten de basisvoorraad éénmalig gevuld worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

• Zonder de module voorraadbeheer: 

  • Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
  • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is

Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:

Vul hier in hoe veel je op voorraad hebt. Hou dit ook bij als er iets kapot gaat of bijgekocht wordt. 

Kolom P > Minimale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend product is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.

Dit is het minimale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan worden doorgezet naar Inkooporders.

Kolom Q > Maximale voorraad

Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend materiaal is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.

Dit is het maximale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudend materiaal besteld wordt, dan zal de bestelling verhoogd worden zodat de voorraad weer op de maximale voorraad zit.

Kolom R > Opslaglocatie

Vul hier de locatie in waar het product meestal bewaard wordt. Bijvoorbeeld; loods, servieskamer, keuken, etc. De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. Daarnaast wordt de volgorde van de producten gebaseert op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom R) dan schap (kolom S) en als laatste op alfabet van de productnaam.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom S > Stelling

Indien u binnen uw opslaglocaties stellingen heeft, dan kunt u deze bijhouden om het picken van producten eenvoudiger te maken.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom T > Schap

Indien u binnen uw stellingen ook schappen heeft, dan kunt u dat hier bijhouden.

Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.

Kolom U > Opslagtype

Indien u meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd

Kolom V > Productgroep

Indien u meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd

Kolom W > Offertetekst

Indien u een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kunt u dat hier toevoegen. Dit is bijna nooit nodig.

Kolom X > Productopmerking

Indien u meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd

Leverancierdetails

De kolommen ‘Y t/m AL” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Leveranciers

De kolommen ‘X tot AL” doelen op de informatie vanuit de leverancier. Dit zijn de velden in het tabblad “Leveranciers” in EasyParty.

Kolom Y > Leverancier ID

Deze kunt u beheren in het vierde tabblad van deze sheet. Noteer hier alle leveranciers van uw producten (wellicht is het er maar 1). Noteer de naam zo correct mogelijk zodat deze overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.

Kolom Z > Productnaam Leverancier

De leverancier heeft misschien een andere naam voor het product dan uzelf. Hun omschrijving kunt u hier toevoegen zonder uw interne naam aan te passen. Hierin zit vaak veel informatie die handig is voor het vullen van de andere velden (zoals gewicht of verpakkingsaantal)

Kolom AA > Artikelnummer Leverancier

Heeft jullie leverancier een nummer voor het product? Zo ja, dan noteert u deze hier.

Kolom AB > EAN Consumenteneenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.

Kolom AC > EAN Handelseenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren. 

Kolom AD > Inkoopeenheid

Dit doelt op de eenheid waarin u inkoopt en waar de prijs in kolom AE op gebaseerd is. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom C, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een pak disposable borden:

• Producteenheid is stuk

• Inkoopeenheid is pak

Kolom AE > Inkoopprijs

Dit doelt op de prijs van de eenheid getoond in kolom AD.

Kolom AF > Omrekenfactor

Hier stelt u de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom C) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AD). Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een pak disposable borden:

• Er zitten 20 disposable borden in 1 pak. Dan is het getal die u hier invult “20”.

Kolom AH > Besteleenheid

Dit verwijst naar de eenheid waarin u besteld. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is vaak hetzelfde. Bijvoorbeeld:

• Disposable borden kopen jullie in per pak maar worden geleverd per doos met 6 pakken erin:

• Kolom C > Stuk

• Kolom AC > Pak

• Kolom AE > 20 (stuks in een pak)

• Kolom AG > Doos

• Kolom AH > 6 (pakken in een doos)

Kolom AI > Omrekenfactor

Hier stelt u zichzelf de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AC) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AH). Indien deze hetzelfde zijn, dan kunt u hier 1 invullen.

Kolom AK > Minimale bestelhoeveelheid

Indien u een bepaalde prijsafspraak heeft met uw leverancier, maar de voorwaarde is dat u meer per keer besteld, dan kunt u dat hier beheren. Bijvoorbeeld: uw leverancier wilt dat u minstens 4 dozen Disposable borden besteld per keer. Dan vult u hier 4 in.

LET OP: Wij merken op dat dit veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.

Kolom AL > Bestelvolume

Dit is anders dan uw minimale bestelhoeveelheid. Indien uw leverancier aangeeft dat deze in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan dient u hier 2 te vullen. Voorbeeld:

• Disposable dozen: Indien u deze wilt bestellen, dient u minstens 4 dozen te bestellen. Daarna dient u in meervoud van 2 te bestellen omdat de dozen aan elkaar gebonden zijn. In dit scenario gebeurt het volgende:

  • Indien u 1 doos nodig hebt, dan dient u 4 dozen te bestellen.

  • Indien u 3 dozen nodig hebt, dan dient u 4 dozen te bestellen.

  • Indien u 5 dozen nodig hebt, dan dient u 6 dozen te bestellen.

LET OP: Wij merken op dat deze veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.