Importsheet: Materialen / Decoratie / Entertainment / Techniek

In EasyParty zijn materialen, decoratie, entertainment en techniek allemaal producten en diensten die je aan je klanten verkoopt of aanbiedt. Deze vier verkoopcategorieën zijn op dezelfde manier opgebouwd en daarom samengevoegd in één Excel-sheet. Elke categorie heeft een eigen tabblad.

Wanneer de importsheets volledig gevuld zijn en geïmporteerd zijn gaan we pakketten aanmaken in EasyParty zodat deze eenvoudig toegevoegd kunnen worden aan een evenement. Sales hoeft dan alleen op hoofdniveau pakketten toe te voegen. Er is al een goede schatting van de benodigde materialen beschikbaar.

Voorbeeld: Mobiele bar met tapinstallatie

Zonder EasyParty:

• Sales verkoopt een mobiele bar met tapinstallatie.
• Een week voor het evenement moet logistiek de verkochte pakketten bekijken en een materiaallijst maken.
• Deze lijst moet telkens opnieuw worden gemaakt, ondanks dat vaak dezelfde producten nodig zijn, zoals koelkast, spoelbak, spoelborstels, vaatdoeken, afvoerslang, emmer, tapinstallatie, barombouw, vuilniszakken, etc.
• Dit is een tijdrovend proces met veel herhaling.

Met EasyParty

• In EasyParty wordt een pakket gemaakt "Mobiele bar met tapinstallatie" waarin alle benodigde materialen met juiste aantallen zijn gekoppeld.
• Wanneer het pakket aan een evenement wordt gekoppeld, worden de producten automatisch gekoppeld zonder extra nadenken.
• Er kan een schatting gemaakt worden van hoeveel producten benodigd zijn voor de komende week. 
• Daarnaast er al vooruit gekeken worden wat er voor week X aan materialen verhuurd is.

Belangrijke tips

• Bepaal samen welke producten en diensten onder welke verkoopcategorie vallen.
• Materialen specifiek vermelden: Materialen zoals een chafing dish en deksel moeten als twee aparte items op de lijst staan, omdat het twee losse onderdelen zijn op de picklijst.
• Categorieën scheiden: Materialen en decoratieproducten kunnen niet in één pakket gekoppeld worden.
• Complete productlijst: Voeg zowel eigen producten toe als de producten die je vaak inhuurt. In combinatie met besteladviezen kun je deze eenvoudig inhuren. Als je deze module niet hebt, exporteer dan een lijst van alle materialen die ingehuurd moeten worden voor handmatige verwerking.

Voor meer info over het beheren van dranken in EasyParty, check het hoofdstuk Magazijn.

Inhoudsopgave

Importsheet

De importsheet bestaat uit 4 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.

Tabblad Materialen - Tabblad Decoratie - Tabblad Entertainment - Tabblad Techniek

Hier voeg je alle items toe die je verkoopt/inhuurt/aanbiedt/meeneemt voor een evenement.

Voorbeelden:

Tabblad Categorie

Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in Kolom E.

Tabblad Productie-eenheid

Hier beheer je alle product-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die je kunt kiezen in Kolom F.

Leveranciers

Hier voeg je alle leveranciers toe voor de betreffende producten die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom Y. Let op dat je deze hetzelfde schrijft zoals die in de CRM sheet staan. 

Tabblad Materialen - Tabblad Decoratie - Tabblad Entertainment - Tabblad Techniek

Algemene gegevens (Kolom A t/m X)

De kolommen ‘A t/m X” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Eigenschappen

Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere tabbladen zijn precies hetzelfde.

Kolom A > Materiaalnaam (verplicht)

Omschrijving van het materiaal zoals deze intern gebruikt wordt. Graag hier zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

• Bierglas Heineken (25cl)

• Servet luxe wit (56x 56cm)
• Vork klein zilver (Hotel)

• Waterglas Bouquet (45cl) (kist, 24st)

Tip: Houd voor alle producten dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals bord, lepel. stoel, tafel, etc.

Kolom B > Commerciële naam (verplicht)

Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte en de factuur. Dit kan hetzelfde als de interne naam zijn. 

Kolom C > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports (dit is niet het artikelnummer van de leverancier).

Kolom D > Artikelnummer (extern)

Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers. 

Kolom E > Categorie

Dit zijn de categorieën waaronder de materialen vallen. Bijvoorbeeld; meubilair, servies, glaswerk, etc. Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat u makkelijk kunt selecteren op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Categorie.

Kolom F > Producteenheid (verplicht)

Hoe wordt het product gezien? Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter. Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: servetten komen in een doos met hierin 10 pakken van 300 stuks. Deze worden per doos besteld, maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is: “Stuk” of “Pak” afhankelijk van of de standaard een pak is, of dat ze per stuk gezien worden.

De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.

Kolom G > Verpakkingseenheid

Hoe is het product verpakt?

Bijvoorbeeld een wijnglas zit in een krat van 25 stuks. De verpakkingseenheid is dus “Krat”. Dit is ook hoe het materiaal op de picklijst komt te staan. Als er 40 wijnglazen gekoppeld worden in een evenement, dan komt er 2 kratten op de picklijst te staan. Als de verpakkingseenheid niet van belang is, maar je altijd de producteenheid communiceert kun je dit veld leeglaten. Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig.

Kolom H > Aantal in verpakking

Als de verpakkingseensheid gevuld is, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel stuks in 1 verpakking zitten. In het voorbeeld van de wijnglazen is dit 25.

• Hier beantwoordt je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”?

Kolom I > Kostprijs (verplicht)

Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen. Bij alle materialen zijn er altijd kostprijzen, ook al heb je ze zelf ooit aangeschaft en zijn ze al vaak verhuurd. Er moet altijd rekening gehouden worden met afschrijving. Lees ons artikel voor meer informatie en tips over evenementkostprijzen. https://www.easyparty.nl/artikelen/kostprijs-van-evenementen/

Bij verbruiksartikelen en inhuurartikelen komt dit overeen met de inkoopprijs (kolom AE). Maar bij producten die op voorraad zijn is de inkoopprijs niet correct.

Bijvoorbeeld: Je koopt 1 keer per jaar glaswerk in. 1 krat van 25 wijnglazen kost € 34,- (excl. BTW). De inkoopprijs van € 1,36 per stuk is niet de kostprijs. Dit glas gaat vaker dan 1 evenement mee, dus de kostprijs wordt over de verschillende evenementen verdeeld. Om dit goed te berekenen hebben wij tips in het artikel hierboven gegeven.

Voor kolom J en K geldt het volgende:

• Als je geen prijs hebt voor het materiaal omdat het niet los verkocht wordt, dan adviseren wij om dit veld toch te vullen. Nu kun je bepalen hoeveel je ervoor zou moeten vragen.
• Als je inclusief prijzen communiceert naar bijvoorbeeld particulieren klanten adviseren we deze kolom ook te vullen.
• Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.

Kolom J > Verkoopprijs excl. BTW (verplicht)

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid excl. BTW.

Kolom K > Verkoopprijs incl. BTW

Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid incl. BTW.

Kolom L > Vaste inhuuritem (verplicht)

Als dit product niet op voorraad staat en altijd ingehuurd wordt dan voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode. 

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.

Kolom M > Verbruiksartikel (verplicht)

Als dit product een verbruiksartikel is voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de verbruiksartikelen direct in de besteladviezen komen te staan als ze onder de minimale voorraad komen.

Kolom N > Voorraadproduct

Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een eventuele uitbreiding deze wel al goed staat.

Staat dit product op voorraad in je eigen magazijn? Dan vul je hier "Ja" in. Of huur of koop je het altijd per evenement in? Dan vult u hier “Nee” in. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.

Door dit goed in te vullen krijg je zicht of je bepaalde items kunt verhuren in een periode, of dat je al door je voorraad heen bent en het item niet meer verhuur kan worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer geeft een uitgebreid overzicht over je voorraadproducten wat er beschikbaar is in welke periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.

Combinaties van Kolom L-M-N :

Vast inhuuritem en Voorraadproduct

Dit is een product dat je zelf op voorraad hebt staan, maar als je er meer nodig hebt deze inhuurt. Bijvoorbeeld statafels, deze heb je 10 op voorraad, maar je kunt er makkelijk meer verhuren in dezelfde periode want bij je leverancier kun je dezelfde inhuren. Dan vul je bij allebei "Nee" in. Het is hierbij wel van belang dat je de basisvoorraad (Kolom 0) goed invult. Wanneer je over de basisvoorraad heen gaat komen de producten op de inhuurlijst te staan. 

Verbruiksartikel en Voorraadproduct

Dit is een verbruiksartikel dat altijd op voorraad moet staan. Bijvoorbeeld servetten en houtskool. Wanneer deze onder de minimale voorraad komen (Kolom P) komen ze in het besteladvies te staan. 

Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald. Daarom is het van belang om bij dit soort artikelen een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen P en Q).

Kolom O > Basisvoorraad

Dit is het aantal dat je altijd als basisvoorraad in je magazijn wilt hebben staan. Je kunt dit als volgt gebruiken:

Bij vaste inhuuritem is dit 0, want die heb je niet op voorraad.

Verbruiksartikelen hebben altijd een fluctuerende voorraad:

• Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan moet er voor alle producten de basisvoorraad éénmalig gevuld worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

• Zonder de module voorraadbeheer: 

  • Als je deze leeg laat komt het benodigde item altijd op de inhuurlijst te staan
  • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is

Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is. Vul hier in hoe veel je op voorraad hebt. Hou dit ook bij als er iets kapot gaat of bijgekocht wordt. 

Voor kolom P en Q geldt het volgende: Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je in kolom N (Voorraadproduct) 'Ja' heb ingevuld. Dit veld is in EasyParty anders ook niet in te vullen.

Kolom P > Minimale voorraad

Dit is het minimaal aantal producteenheden die je op voorraad wil hebben voordat het weer besteld moet worden.

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen als de voorraad onder dit minimale aantal komt. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan vervolgens worden omgezet naar een inkooporder.

Kolom Q > Maximale voorraad

Dit is het maximaal aantal producteenheden die je op voorraad wil hebben.

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de bestelling verhoogd tot de voorraad weer op dit maximale aantal zit.

Voor kolom R t/m T geldt het volgende:  Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je bij Kolom N (Voorraadproduct) 'Ja' hebt ingevuld.

Kolom R > Opslaglocatie

Hier vul je de locatie in waar het product opgeslagen staat. Voorbeeld; loods, kelder, servieskamer, etc. 

De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. De volgorde van producten op de picklijst wordt gebaseerd op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom S), dan schap (kolom T) en als laatste op alfabet van de productnaam.

Kolom S > Stelling

Als je binnen je opslaglocatie stellingen hebt, dan kun je deze hier invullen.

Kolom T > Schap

Als je binnen je stellingen ook schappen hebt, dan kun je deze hier invullen.

Kolom U > Opslagtype

Als je meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom V > Productgroep

Als je meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom W > Offertetekst

Als je een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kun je dat hier toevoegen. Bijvoorbeeld de afmeting van een item die je graag naar de klant wil communiceren zodat er voldoende ruimte is. Vaak worden offerteteksten op pakketniveau toegevoegd (i.p.v. op productniveau).

Kolom X > Productopmerking

Als je meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Leverancierdetails (Kolom Y t/m AL)

De kolommen ‘Y t/m AL” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Leveranciers

Kolom Y > Leverancier ID

De leveranciers beheer je in het tabblad Leveranciers. Noteer daar de leveranciers van je dranken. Zorg dat de naam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet. Als de leverancier gevuld is kan deze met de dropdown gekozen worden in deze kolom. 

Kolom Z > Productnaam Leverancier

Hier vul je de naam van het product zoals deze bij de leverancier bekend is. 

Kolom AA > Artikelnummer Leverancier

Hier vul je het artikelnummer van het product zoals deze bij de leverancier bekend is. 

Kolom AB > EAN Consumenteneenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren.

Kolom AC > EAN Handelseenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren. 

Kolom AD > Inkoopeenheid

Dit is de eenheid waarop je het item inkoopt en waar de prijs van Kolom AE naar verwijst. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom I, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een pak disposable borden:

• Producteenheid is stuk

• Inkoopeenheid is pak

Kolom AE > Inkoopprijs

Dit is de prijs excl. BTW die je betaald per inkoopeenheid (Kolom AD). 

Kolom AF > Omrekenfactor

Hier stel je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom F) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AD)? Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een pak disposable borden:

• Er zitten 20 disposable borden in 1 pak. Dan vul je hier 20 in.

Kolom AH > Besteleenheid

Dit is de eenheid waarin je bestelt. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is bijna altijd hetzelfde. Voorbeeld: Disposable borden kopen je per pak min aar worden geleverd per doos met 6 pakken erin:

• Kolom F > Stuk

• Kolom AD > Pak

• Kolom AF > 20 (stuks in een pak)

• Kolom AH > Doos

• Kolom AI > 6 (pakken in een doos)

Kolom AI > Omrekenfactor

Hier stel je de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AD) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AH). Als dit hetzelfde is, vul je hier 1.

Kolom AK > Minimale bestelhoeveelheid

Als je een speciale prijsafspraak hebt met je leverancier, maar de voorwaarde is dat je een groter volume per keer besteld, vul je die hier. Bijvoorbeeld; de leverancier wil dat je minstens 4 dozen besteld. Dan vul je hier 4 in.

Als dit niet het geval is vul je hier 1. 

Kolom AL > Bestelvolume

Dit is niet hetzelfde als de minimale bestelhoeveelheid. Als de leverancier aangeeft dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan vul je hier 2. Bijvoorbeeld:

• De huiswijn is minstens vanaf 4 pallets te bestellen. Daarna kun je het in meervoud van 2 te bestellen omdat de pallets aan elkaar gebonden zijn. Dan vul je het als volgt:

  • 1 doos nodig, dan bestel je er 4.

  • 3 dozen nodig, dan bestel je er 4.

  • 5 dozen nodig, dan bestel je er 6.

Als dit niet het geval is vul je hier 1.