In het locatiebeheer kun je standaard locaties aanmaken waarin je standaard gegevens over de locatie zoals bijvoorbeeld zalen, prijzen en afdrachten kunt vastleggen.
Locaties heb je nog niet gevuld in importsheets en zijn dus nog zo goed als leeg. Om je alvast op weg te helpen hebben wij wel alvast een locatie aangemaakt in jullie versie. Het is nu zaak dat jullie het locatiebeheer uit gaan breiden met de locaties waar jullie vaker komen.
Wanneer maak je een locatie aan?
Als je vaker evenementen organiseert op dezelfde locaties (jullie eigen locaties of een externe locatie) dan is het nuttig om een locatie aan te maken in het locatiebeheer. Deze locatie kun je dan namelijk één keer goed vullen met de juiste data, en daarna vaker hergebruiken zodat je snel alle kloppende informatie voor handen hebt zoals het adres, beschikbare zalen en verkoopprijzen voor zalen.
Voor locaties waar je maar één keer komt is het niet nodig om een locatie aan te maken. Je kunt altijd één 'Partycatering' locatie in het locatiebeheer aanmaken. Deze locatie heeft dan een leeg adres. Wanneer je deze locatie in het evenement kiest, is het adres leeg en dien je deze handmatig te vullen in het evenement.
Tip
Zorg dat minimaal je eigen evenementenlocaties en de externe locaties waar jullie heel regelmatig evenementen hebben in EasyParty staan. Overige locaties kun je tijdens de ingebruikname verder aanvullen.
Is dit niet van toeapssing voor jullie? Ga dan door naar de volgende stap van de e-learning.
Het aanmaken van Locaties
Open EasyParty en ga naar Locaties
Klik op de knop
In het tabblad 'Locatiedetails' worden de details van de locatie gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd.
Uitleg belangrijkste velden Locaties
Het is belangrijk dat de locatienaam intern helder is voor iedereen. Wanneer je meerdere locaties van één bedrijf als locatie hebt is het handig om een specifiek locatiekenmerk te gebruiken in de naam, zoals bijvoorbeeld de stad waarin de locatie zich bevindt.
Deze gegevens krijgt de klant te zien op bijvoorbeeld de offerte. Daarnaast worden deze gegevens intern ook getoond in bijvoorbeeld het draaiboek, de picklijst (afleverlocatie), de dashboards, etc.
Het is verplicht om een administratie te kiezen bij je locaties. Als je maar één financiële administratie hebt dan spreekt het voor zich.
Menubalk locaties
In het locatiebeheer vind je één menubalk die hieronder verder toegelicht is
Aan een locatie kun je een plattegrond toevoegen. Dit is 1 afbeelding per locatie.
Deze kun je vanuit hier ook openen via de knop 'Open plattegrond' of exporteren naar Word via de knop 'Plattegrond(en) exporteren'. De plattegrond van de huidige geselecteerde locatie wordt dan geopend of geëxporteerd.
Verder komt deze plattegrond nergens terug in EasyParty of in exports.
Ook kun je 1 sfeerafbeelding per locatie koppelen.
Deze kun je vanuit hier ook vervangen of wissen.
Deze sfeerafbeelding kun je daarnaast laten terugkomen in de offerte. Meer hierover lees je in de module offertebeheer.
Tabblad locaties
Daarnaast zijn er in het locatiebeheer verschillende tabbladen te vinden
Je kunt per locatie verschillende zalen aanmaken en beheren. Deze zalen kun je vervolgens selecteren in evenementen.
Omdat dit een redelijk uitgebreide functionaliteit is, staat dit beschreven in dit losse artikel.
In deze tabel kunnen per periode budgetten ingezet worden. In de omzetten exports (in het evenementenoverzicht) komen deze budgetten terug. Je kunt daarin controleren of je je budget gehaald hebt of niet.
Meer informatie over hoe het instellen van deze budgetten werkt vind je hier.
Hier kun je per gekozen periode zien welke zalen van de huidige locatie beschikbaar of bezet zijn.
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een zaal waarin op zaterdag 31-08 een evenement plaatsvindt. Als je hier met je muis overheen gaat dan zie je de details van het evenement.
Dit overzicht is ook vanuit evenementen te zien, hier komen we later nog op terug.
Soms moet je bij een locatie altijd hetzelfde meenemen, bijvoorbeeld een oven bij een locatie waar geen oven aanwezig is. Of misschien bij iedere locatie wel een standaard schoonmaakpakket.
Je kunt dit standaard pakket dan op deze plek aan de locatie koppelen. Dit pakket wordt dan altijd automatisch in het evenement gekoppeld waar deze locatie gekozen wordt. Zo vergeet je dit soort standaard zaken nooit meer mee te nemen.
Wanneer je op externe locaties voorraad hebt welke in het systeem verwerkt moeten worden dan kan het nuttig zijn deze functie te gebruiken.
Dit is voor nu nog niet nodig om in te richten en mag je dus overslaan. Hier komen we dan later in de e-learning op terug.
Mocht je met de locatie hebben afgesproken dat zij van jou afdracht ontvangen over de evenementen over die locatie, dan kan dat hier ingesteld worden.
In dit artikel lees je precies hoe deze afdracht werkt en hoe je dit kunt instellen.
Wanneer producten op verschillende locaties of bij verschillende relaties, voor verschillende prijzen worden verkocht dan ben je met deze functionaliteit aan het juiste adres.
In prijslijsten kunnen deze gegevens namelijk beheerd worden. In dit artikel lees je hoe dit werkt en hoe je dit kunt instellen.
Deze functionaliteit is alleen handig als je evenementen, prijslijsten of producties van bepaalde locaties wilt afschermen voor bepaalde werknemers.
Door hier werknemers te koppelen geef je ze expliciet toegang tot de producties, evenementen en prijslijsten van deze locatie.
Als alle werknemers gewoon toegang mogen hebben tot de locatie dan hoef je geen werknemers te koppelen. Zolang er geen werknemers zijn gekoppeld, heeft iedereen toegang. Als er wel werknemers zijn gekoppeld, dan hebben alleen de werknemers die gekoppeld zijn toegang.
Deze standaard offerteteksten hebben invloed op de offerte. Omdat je hier nu nog niet mee bezig bent geweest slaan we deze voor nu even over. Later in de e-learning, bij het maken van het offertesjabloon, komen we hier op terug.
Let op! Deze functionaliteit is alleen beschikbaar i.c.m. het online bestelportaal.
Hier komen we later op terug in de e-learning.
Het invullen van de openingstijden van een locatie heeft 2 functies:
Informatief voor werknemers, ze kunnen hier controleren tot hoe laat een locatie open is.
In de budgettenexport is een beschikbaarheid aan uren zichtbaar. Deze wordt gebaseerd op de openingstijden indien gevuld.
Als je deze informatie niet op deze manier gaat gebruiken en de export budgetten niet gaat gebruiken, dan adviseren wij om deze dan ook niet te vullen. Dit is dan zonde van je tijd om dit te vullen en bij te houden.
Later in de e-learning gaan we het hebben over financiële boekingen en kostenplaatsen.
Voor nu mag je deze leeg laten, indien de financiële administratie kostenplaatsen nodig acht dan vullen zij deze gegevens.
Per locatie kunnen meerdere documenten centraal worden opgeslagen. Hier gebeurt verder niks mee in EasyParty en fungeert dus enkel als centrale informatiebron voor jou en je collega's.
Uitgebreide uitleg
Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden? klik dan op deze link.
