Let op! pas nadat de debiteuren (en crediteuren) doorgestuurd zijn naar het boekhoudpakket kun je de facturen doorsturen. 

Inhoudsopgave

EasyParty leidend

Zoals uitgelegd bij Algemene werkwijze boekhoudkoppeling worden de facturen in EasyParty gemaakt en doorgestuurd naar het boekhoudsysteem. Zo hoef je maar in één systeem de factuur op te maken. Deze wordt door EasyParty automatisch samengesteld o.b.v. de regels die gekoppeld zijn aan een evenement. Voor meer informatie over facturen maken klik hier.

Het factuurnummer wordt in EasyParty bepaald. Het is belangrijk dat deze oplopend is in het boekhoudsysteem. Het is mogelijk om een factuurnummerreeks in te stellen binnen het boekhoudsysteem indien nodig. Maar wij adviseren dat je alle facturen gewoon in EasyParty maakt en deze via de koppeling synchroniseert in het boekhoudsysteem.

Mutaties ophalen

Door op “Mutaties ophalen” te drukken, worden alle facturen opgehaald uit EasyParty die gefactureerd zijn en doorgezet dienen te worden naar het boekhoudpakket.

Facturenoverzicht

In het ‘Facturenoverzicht’ zie je alle gegevens die verstuurd worden naar het boekhoudsysteem. Het is niet mogelijk om de gegevens hier te veranderen omdat de factuur al verstuurd is.

Bij deze een uitleg van alle kolommen:

  • Melding: Dit wordt gevuld indien er een terugkoppeling is dat die regel niet geëxporteerd kon worden naar het boekhoudpakket (zie hieronder voor meer informatie).
  • Dagboek: Dagboek wordt ingeschoten met het getal dat ingesteld is bij Instellingen > Financieel > Boekhoudkoppeling. Zo kun je zien of het een verkoop of inkoopfactuur is. Inkoopfacturen kunnen ook beheerd worden door EasyParty via de module Inkoopfactuurcontrole.
  • Jaar: Dit is het boekjaar waarop de factuur geboekt wordt in het boekhoudsysteem.
  • Periode: Dit is de periode waarop de factuur geboekt wordt. Dit is of maanden of periodes zoals gevuld bij locaties.
  • Debiteur nummer: Dit is de relatie waarop de factuur geboekt wordt.
  • Boekstuk  datum: Dit is de factuurdatum.
  • Factuurnummer: Dit is het factuurnummer dat EasyParty bepaalt voor het boekhoudsysteem.
  • Factuurbedrag INCL: Dit is het totale bedrag inclusief btw.
  • Factuurbedrag EXCL: Dit is het totale bedrag exclusief btw.
  • BTW bedrag: Dit is het totale btw-bedrag van het factuur (voor alle verschillende tarieven).
  • Bedrijfsnaam: Dit is de Bedrijfsnaam (zakelijk) en Zoeknaam (particulier) die gevuld is in het CRM.
  • Project boeking: Dit is het evenementennummer van het evenement in EasyParty.
  • Kostenplaats: Dit is de kostenplaats die meegestuurd wordt o.b.v. de kostenplaats die gekoppeld is aan de hoofdlocatie van het evenement.
  • Labelcode: Dit is de code die meegestuurd wordt voor de AFAS-koppeling.

Mutaties van geselecteerde factuur

In de tweede tabel worden de factuurregels van de geselecteerde factuur (bovenste tabel) getoond. Dit zijn alle credit en debetregels die benodigd zijn om de factuur goed in het boekhoudsysteem te zetten. Afhankelijk van de instellingen zijn deze regels uitgesplitst per grootboekrekening of uitgesplitst per factuurregel met de omschrijving hiervan.

Bij deze een uitleg van alle kolommen:

  • Kenmerk rekening: Dit nummer refereert naar of het type van de regel debet of credit is.
  • Rekeningnummer: Dit is de grootboekrekening waar die regel op geboekt wordt.
  • Datum boeking:Afhankelijk van het soort factuur houdt dit het volgende in:
    • Factuur van 1 evenement: Evenementdatum
    • Verzamelfactuur: uiterste evenementdatum van de verzamelde facturen
    • Alle andere gevallen: Factuurdatum
  • Boekstuk datum: Dit is de factuurdatum.
  • Factuurnummer: Dit is het factuurnummer dat EasyParty bepaalt voor het boekhoudsysteem.
  • Omschrijving boeking: Dit is de omschrijving van de regel die je heeft bepaald bij Instellingen > Financieel > Koppeling boekhouding > Omschrijving boeking kopregel & Omschrijving boeking detail.
  • Bedrag debet: Dit is het bedrag dat als debet wordt ingeschoten. Dit bedrag is exclusief btw.
  • Bedrag credit: Dit is het bedrag dat als credit wordt ingeschoten. Dit bedrag is exclusief btw.
  • BTWCode: Dit is het btw-type van die regel. De code hiervan is zelf in te stellen.
  • Vervaldatum: Dit is de vervaldatum van de factuur.
  • Project boeking: Dit is het evenementennummer binnen EasyParty.
  • Labelcode: Dit is de code die meegestuurd wordt voor de AFAS-koppeling.
  • Kostenplaats: Dit is de kostenplaats die meegestuurd wordt o.b.v. de kostenplaats die gekoppeld is aan de hoofdlocatie van het evenement.

Eerste keer synchroniseren

De eerste keer dat je de boekhoudkoppeling gebruikt dienen hier alleen de facturen getoond te worden die daadwerkelijk door EasyParty gemaakt zijn en nog niet verstuurd zijn naar het boekhoudsysteem. Let op: indien je facturen in dit overzicht tegenkomt die al in het boekhoudsysteem aanwezig zijn, neem dan contact op met support@easyparty.nl.

Exporteer mutaties

Door op “Exporteer mutaties” te klikken kies je ervoor om de facturen te synchroniseren naar het boekhoudsysteem.

  • Alleen de geselecteerde regels worden gesynchroniseerd.
  • Indien er geen regel geselecteerd is dan worden alle regels gesynchroniseerd.

Boekhoudkoppeling die direct synchroniseert

Bij een boekhoudkoppeling die direct de gegevens synchroniseert worden alle facturen met alle regels in het systeem direct toegevoegd. De facturen die goed gesynchroniseerd zijn verdwijnen uit het overzicht.

Indien er een factuur niet gesynchroniseerd kon worden, dan blijft deze in EasyParty staan. Dit komt omdat EasyParty weet dat deze niet gesynchroniseerd is en dus op een later tijdstip nogmaals gesynchroniseerd moet worden.

Meldingen resultaat boekhouding synchronisatie

  • Wanneer een factuur niet doorgeschoten kan worden dan wordt er een melding getoond in EasyParty. De melding kan vanuit EasyParty of vanuit het boekhoudsysteem komen.
  • De melding geeft meer toelichting over waarom de factuur niet gesynchroniseerd kan worden. Zodoende weet je wat er aangepast moet worden zodat het wel gesynchroniseerd kan worden.
  • De kolom “Melding” wordt dan ook gevuld. Zo kun je snel zien welke facturen een melding hebben en welke nieuw zijn en niet eerder gesynchroniseerd zijn.

Boekhoudkoppeling die via Import/Export werkt

Met een koppeling via Import/Export wordt een XML-bestand aangemaakt bij “Exporteer mutaties” en in het ingestelde mapje opgeslagen.

  • Indien er geen map ingesteld is, dan zal een Windows verkenner scherm geopend worden zodat je zelf kunt kiezen waar het bestand opgeslagen wordt. De omschrijving van het bestand bevat alle informatie over wanneer de export gemaakt is.
  • Let op; indien er een regel binnen de geselecteerde data niet geëxporteerd kan worden, dan is de hele export mislukt. De export wordt wel opgeslagen maar hier komt dan geen data in te staan.
    • Het is mogelijk om de export nogmaals te maken met alle regels die wel juist zijn en de regels die onjuist zijn uit te sluiten van de export. Dit doe je door ze niet aan te vinken.
    • Maar wij adviseren om te kijken naar de meldingen en deze dan aan te passen zodat de volledige export gemaakt kan worden. Dit is in het praktijk niet altijd mogelijk.

Meldingen resultaat boekhouding synchronisatie

  • Wanneer een debiteur niet geëxporteerd kan worden naar het XML-bestand dan wordt een melding getoond in EasyParty.
  • De melding geeft meer toelichting over waarom de debiteur niet geëxporteerd kan worden. Je dient de relatie dan aan te passen zodat deze wel geëxporteerd kan worden.
  • De kolom “Melding” wordt dan ook gevuld. Zo kun je snel zien welke debiteuren een melding hebben en welke nieuw zijn.

Daarna moet je het XML-bestand importeren binnen het boekhoudsysteem.

  • Bij Exact Online doe je dit bij Administratie > Import/Export / Methode / XML / Financieel / Transacties / Import / Bestand kiezen dat je net heeft geëxporteerd uit EasyParty.
  • Indien het importeren in het boekhoudsysteem niet goed verloopt, dan dien je dit aan te geven in EasyParty. Dit doe je bij “Export geschiedenis”. Meer informatie volgt over deze functie.

Proefexport

De proefexport is alleen nodig voor ondersteuning vanuit EasyParty. Als het exporteren niet lukt dan zal het supportteam vragen om een proefexport vanuit het systeem zodat support kan zien wat er misgaat met de synchronisatie.