2. Evenementen

Stap 1:

Selecteer drie evenementen die binnenkort zullen plaatsvinden of recent hebben plaatsgevonden.

Zorg ervoor dat deze evenementen van verschillende soorten of typen zijn, zodat je leert hoe je deze verschillen in het systeem kunt verwerken.

Voorbeeld:

• • Lunch
  • Diner
  • Bruiloft
  • Avondfeest
  • Meerdaags evenement

Stap 2: 

Start met het aanmaken van een evenement via Evenementen > Evenement toevoegen

Voor een uitgebreide uitleg van dit scherm, klik op: Startscherm

Lees ook vooraf de Algemene informatie door om te weten wat je kunt verwachten.

Als het goed is, is het CRM-systeem inmiddels gevuld. Hiervoor hebben jullie gebruik kunnen maken van de importservice. 

Mocht je tijdens het aanmaken van een evenement merken dat er toch een relatie ontbreekt, kun je deze altijd nog handmatig aanmaken in het systeem. De instructies hiervoor vind je in de sectie 1. CRM

Stap 3:

Nadat je de gewenste relatie en contactpersoon hebt geselecteerd, begin je met het invullen van de evenementdetails.

De blauwe velden zijn verplicht. Houd er rekening mee dat je via 'instellingen > Evenementen >Evenementen - Standaard vulling nieuw evenement'

bepaalde velden ook verplicht kunt maken.

Voor een uitgebreide uitleg over dit scherm, klik op: Evenementdetails

Stap 4:

 Vervolgens doorloop je de menubalk (de tweede blauwe balk aan de linkerkant) van het evenement om het te vullen met verkoopitems.

De obouw is zo omdat, dit is geen vaste volgorde voor de offert maar wel voor het aanmaken met vulling van het evenement 

Voor een uitgebreide uitleg vind je hieronder een link naar de desbetreffende pagina. Onder elke link staan een aantal handige tips.

• Arrangementen
  • Mochten het arrangement dat je zou willen toevoegen nog niet in EasyParty staan ga dan naar: Arrangementen
• Programma
  • mochten een offert toevoeging zijn  vul dit hier en weet dat dit terug komt in de offerte onder dit tijdstip
• Culinair
• Dranken, Materialen, Decoratie, Entertainment, Techniek en Dienstverlening
• Personeel
• Zaalhuur
  • Mocht een zal nog niet aangemaakt zijn ga dan voor de uitleg naar 3. Locaties toevoegen en beheren
• Ritten

Tot zover heb je het evenement ingevuld. De overige tabbladen bieden inzicht in de organisatie en communicatie rondom het evenement.

• Financieel
• Realisatie
• Offerte
  • Volgt in de volgende stap
• Documenten
• Contactbeheer.

Stap 5:

Als je de stappen van boven naar beneden hebt doorlopen, is het evenement nu gevuld, maar er is nog geen op maat gemaakt offertesjabloon in EasyParty aangemaakt. Deze stap komt nog. 

Er is echter een voorbeeldsjabloon beschikbaar in EasyParty met de naam: 'EasyParty standaard voorstel'.

Binnen het evenement dat je nu hebt nagebouwd (gebaseerd op een huidig evenement), ga je een offerte genereren. Hiermee kun je de verschillen duidelijk in beeld krijgen en zien waar er informatie ontbreekt of waar je deze op een andere manier zou willen tonen.

Voor een uitgebreide uitleg over dit scherm en de functionaliteiten, klik op: Offerte

Stap 6:

Gan verder met de volgende paragraven in de e-leraning denk aan offertebheer arrangementen enz

Stap 7:

Maak de ontbrekende pakketten of productitems die je bent tegengekomen aan, of geef de punten door aan de desbetreffende afdeling.