Wanneer je hier aankomt, wil je natuurlijk graag een volledig overzicht van hoe het evenement gevuld is met verkoopitems. Zo kun je controleren of alles klopt en eventueel nog kortingen toevoegen.
Voorafgaand aan het evenement zie je in één oogopslag of je het evenement met een goede marge verkoopt. Erg belangrijk om te weten voordat je de offerte naar de klant verstuurd! Is de offerte bevestigd kan er een voorschotnota verstuurd worden. Na afloop van het evenement kan hier alles gecontroleerd worden, realisaties kunnen worden ingevoerd en het evenement kan 'Financieel vrijgegeven' worden, met andere worden: Alles klopt helemaal, dus de factuur mag verstuurd worden! In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze hoe een evenement uiteindelijk financieel is ingericht en dat je dit hier kunt controleren en wat de mogelijkheden zijn om het hier aan te passen voor het het evenement gefactureerd wordt.en alle mogelijkheden in Financieel.
| Tip |
|---|
Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken, |
...
is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 |
...
Algemene
...
werkwijze
Wanneer jullie het gehele evenement met de gewenst invulling hebben opgevoerd, wordt hier een begroting of wel een financieel overzicht over gevormd. Wat is er voor benodigd om het evenement met de juiste huisstijl en in de juiste boeken terug te laten komen.
Hiervoor start je bij de evenementdetails hierin worden een aantal belangrijke invullingen gegevens die invloed hebben:
...
Voor het opstellen van een financieel overzicht is bepaalde informatie nodig. Waar begint dit proces:
Evenementendetails
...
In EasyParty start dit bij de Evenementendetails. Waarschijnlijk zijn de meeste velden al juist ingevuld bij het aanmaken van het evenement, maar het is wel belangrijk om vooral de velden die van belang zijn voor de facturatie nog een keer goed te controleren.
Dit zijn de volgende velden:
- Label: De Label, de inrichting van de beschikbare labels vind je hierje hier. Hiermee kun je voor elk label binnen jullie organisatie eigen briefpapier en lettertypes instellen voor de factuur.
- Administratieve gegevens:
- Wanneer Als jullie meerdere administraties hebben geef , kun je dat hier aanhier de keuze maken voor dit evenement, zodat het op de juiste grootboekrekeningen wordt geboekt. Hoe dit wordt dit ingericht dat lees je hier.
- BTW Mode, de standaard geven jullie aan in instellingen echter is dit hier per evenement aan te passen.
- Wanneer jullie gebruikmaken binnen de administratie van meerdere kostplaatsen zou je de gewenste hier kunnen aangeven. Hoe wordt dit ingericht dat lees je hier
- Krijg je van een relatie een inkoopordernummer, dan kun je deze hier opvoeren zodat deze terugkomt op de factuur.
- ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).
- BTW mode: de standaard BTW mode wordt ingesteld in de instellingen, maar kan hier per evenement worden aangepast. Zo kun je ervoor kiezen om in de offerte de prijzen inclusief of exclusief BTW te communiceren.
- Als jullie binnen de administratie gebruikmaken van meerdere kostplaatsen, kun je hier de gewenste kostplaats selecteren. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).
- Ontvang je een inkoopordernummer van een klant, dan kun je dit hier invoeren, zodat het op de factuur wordt vermeld.
Wat doen de checkboxes:
- Niet factureren: Als je deze checkbox inschakelt, wordt het evenement niet gefactureerd en verschijnt het dus niet in de facturatiemodule.
- Geen omzet: Door deze checkbox aan te vinken, worden alle verkoopprijzen op €0,- gezet. Zo kun je de klant alsnog een factuur
- Niet factureren: door deze check-box aan te zetten zal het evenement niet gefactureerd worden en komt het dus ook niet terug in de facturatie module.
- Geen omzet: door deze check-box aan te zetten worden alle verkoopprijzen naar €0,- gezet hierdoor zou je de klant wel een factuur kunnen sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
- Facturatieopmerkingenwanneer : Wanneer je hier een opmerking wordt genoteerd komt deze terug bij het moment van factureren. Deze komt noteert, verschijnt deze tijdens het factureren. De opmerking wordt niet op de factuur vermeld.
- Budgethier : Hier kan het budget worden genoteerd dat de klant afgeeft voor het evenement heeft vastgesteld. Voor intern is het puur interne doeleinden is dit alleen ter informatie, het . Het is ook mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te laten komenvermelden.
- Factuurrelatie: deze Deze wordt automatische gevuld automatisch ingevuld vanuit het CRM echter , maar het is het mogelijk om dat deze voor een evenement aan te passen. Lees Lees hier de uitgebreide werkwijze hierinstructies.
Nadat de evenementdetails zijn gevuld en gecontroleerd, ga je verder met de invulling het inrichten van het evenement, alle verkoop items die gekoppeld zijn worden getoond in dit tabblad.
Wanneer alles is opgevoerd en het evenement een begroting/financieel overzicht heeft zijn er meerdere mogelijkheden te denken aan kortingen geven of inzien, afdrachten inzien of een voorschot factureren en het evenement uiteindelijk financieel vrijgeven. Deze mogelijkheden zitten onder de knoppen die in de menubalk worden weergegeven en zullen we hieronder per onderdeel uitschrijven.
Onderin het overzicht wordt het financieel totaal getoond dit zal wanneer je naar een ander sub tabblad gaat blijven staan boven de opsomming staan ook de knoppen Evenementkorting, Relatiekorting opnieuw inzetten en Conceptfacturen verversen.
Wat doen deze drie knoppen die niet onder een ander sub tabblad vallen leggen we hieronder uit:
. Alle verkoopitems die zijn gekoppeld in het evenement, komen uiteindelijk terug in het financiële overzicht in het evenement.
Financieel
...
Het controleren van het overzicht:
- Klopt het overzicht? Is de totale opsomming die onderaan wordt weergegeven (voorbeeld) correct? Zijn de marges goed? Ga dan verder naar de offerte om deze te genereren en naar de klant te versturen.
- Als het evenement al heeft plaatsgevonden, kan het evenement hier financieel vrijgegeven worden, waar en hoe je dit doet lees je verder in dit hoofdstuk: Menubalk financieel
- Is het overzicht nog niet compleet? Wat mis je? Een korting? Wil je de prijs per gast communiceren en factureren? Of wil je gewoon eens bekijken hoe een relatie de factuur ontvangt? Dit is mogelijk en wordt in de onderstaande hoofdstukken binnen deze paragraaf verder toegelicht.
Wat zie je in dit overzicht?
...
Er is hier veel mogelijk! We begeleiden je door de werking en uitleg van elke knop/tabblad in de onderstaande hoofdstukken.
Het grootste deel van het scherm is gevuld met een tabel waarin de regels (verkoopitems) worden weergegeven. De onderliggende onderdelen van een verkooppakket zie je hier niet.
Blauwe omlijning: Kortingen
...
Om direct een korting toe te passen op een specifiek verkoopitem, klik de regel aan en druk op je Spatiebalk. Hierdoor opent een pop-up waarin je een bedrag of percentage kunt invoeren. Als je de korting wilt wijzigen of verwijderen druk je weer op je Spatiebalk.
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarvoor wordt deze knop gebruikt: De korting staat standaard op de totale begroting, maar kan worden ingesteld zodat deze ook in de uitgebreide begroting wordt weergegeven. Dit kunt u in- of uitschakelen via Instellingen > Offerte en Draaiboek > Offerte > Kortingen tonen in begroting. De korting wordt op de factuur uitgesplitst per btw-percentage, maar in de begroting verschijnt er slechts één totaalregel met de korting. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarvoor wordt deze knop gebruikt: Deze knop zorgt ervoor dat alle handmatige aanpassingen op evenementniveau worden overschreven en de kortingen vanuit CRM opnieuw worden berekend. Als er geen standaard kortingsregels zijn toegevoegd op relatieniveau, worden alle reeds toegevoegde kortingen verwijderd. Het is mogelijk om per relatie op CRM-niveau aan te geven of een standaardkorting per categorie moet worden berekend. Dit kan worden ingesteld via CRM > Relatie selecteren > Kortingen. Als er standaard kortingsregels op relatieniveau zijn ingesteld, worden deze automatisch toegevoegd aan het financieel overzicht. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Waarvoor wordt deze knop gebruikt: Hiermee ververs je van bestaande conceptfacturen, wanneer je wijzigingen aanbrengt in de omzet van het evenement. Met die knop zorg je er direct voor dat de openstaande conceptfacturen van het evenement opnieuw berekend worden. |
Oranje omlijning: Tabbladen Financieel
...
| title | Evenementkorting toevoegen |
|---|
...
| title | Relatiekorting opnieuw inzetten |
|---|
...
| title | Conceptfacturen verversen |
|---|
...
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Hier wordt het bovenstaande overzicht standaard weergegeven. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Zijn er afdrachten gekoppeld aan de locatie dan kun je deze hier in zien en wat de totale kosten zijn. Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Locatie afdracht Locatie afdracht: je kunt een standaard afdracht instellen per locatie. Wellicht is alleen voor dit evenement een afdracht afgesproken van zoveel procent over culinair, dit kun je dan hier invoeren. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Zijn er commissies gekoppeld aan een dan kun je deze hierin zien en wat de totale kosten zijn. Voor een uitgebreide uitleg: CRM algemeen |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Samengepakt weergeven: manier van tonen van Onder dit tabblad wordt aangegeven hoe de onderdelen weergeven worden op de factuur. Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Samengepakt weergeven |
Groene omlijning: Menubalk financieel
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Door op deze knop te klikken ververs je het gehele financiële overzicht. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Prijs Wanneer je het evenement wilt aanbieden per gast instellenkun je deze knop gebruiken. Er verschijnt een pop-up om de prijs per gast in te stellen. Hier voer je de gewenste naam, het aantal gasten, de totale prijs in en geef je de onderliggende onderdelen aan die onder de prijs per gast vallen. Van deze aangevinkte onderdelen maakt EasyParty een arrangement. Hier lees je verderop in de e-learning meer over. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Voorcalculatie maken: dit kan alleen wanneer Dit is alleen mogelijk als de evenementdatum nog niet geweest is (logisch want deze maak je vooraf). Op basis vanheeft plaatsgevonden. Met de voorcalculatie kan beslotenworden bepaald of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens kunnenzijn ook uit het financieel overzicht gehaald worden maar wanneer iemand (intern) hier bijvoorbeeldfinanciële overzicht te halen, maar als iemand hier niet bij kan danzijn, kun je eenvoudig via deze export laten zien watde verwachtingen zijntonen. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Willen jullie een voorschotfactuur naar de klant sturen? Dat kan via deze knop. Als je op de knop klikt, verschijnt er een pop-up met verschillende opties. Hier kun je aangeven of er een bedrag of percentage als voorschot gefactureerd moet worden. Zodra je dit invoert, wordt de voorschotfactuur doorgegeven aan de facturatiemodule, zodat de administratie deze kan versturen Voorschot factureren. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Conceptfactuur: Dit is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen of om de uiteindelijke factuur te controleren. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig. Deze conceptfacturen worden verder rook niet opgenomen in de administratie, omdat ze niet rechtsgeldig zijn. Er dient dus altijd nog een definitieve factuur te volgenDeze factuur heeft dus ook geen factuurnummer. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Financieel vrijgeven: als je zelf Als het evenement heeft plaatsgevonden, je hebt het gecontroleerd en alle wijzigingen naar aanleiding van het evenement (realisaties e.d.) hebben plaatsgevonden dan kun je vanuit het evenement het evenement financieel vrijgeven. In de module facturatieen realisaties zijn doorgevoerd, klik je op deze knop om het evenement financieel vrij te geven. Door op deze knop te klikken, wordt het evenement op slot gezet en doorgezet naar de facturatiemodule. In de facturatiemodule wordt deze regel dan wit zodat ze daar weten, oké ditweergegeven, zodat iedereen weet dat het evenement is gecontroleerd en klaar is om gefactureerd te worden. Belangrijk is dus om vast te stellen wie dit bij jullie organisatie gaat doen.
|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
| Nacalculatie: nadat Als het evenement heeft plaatsgevonden, en alle realisaties achterafzijn ingevoerd in EP is het mogelijk om, kun je een nacalculatie tegenereren. Hiermee heb je inzichtelijk hoekrijg je inzicht in de prestaties van je evenement gedraaid heeft, hoe rendabel t is geweest, welk marge je hebt behaald, de rendabiliteit en de behaalde marge. Dit is interne infoinformatie en deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als er een contante betaling voor het evenement is, kun je deze verwerken in de pop-up die verschijnt wanneer je op deze knop klikt. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Deze knop is niet voor iedereen zichtbaar aangezien deze in een uitbreidingsmodule van EasyParty zit. Wil je een periodefactuur aanmaken? Klik dan op deze knop. Je kunt nu de regels (verkoopitems) selecteren die je in een afwijkende periode wilt factureren. Klik vervolgens opnieuw op dezelfde knop, en de factuur wordt aangemaakt en naar de facturatiemodule gestuurd. |
Acties
Wanneer gebruik je deze functie? Bijvoorbeeld als een klant wekelijks een lunch afneemt, hier 1 evenement voor aanmaakt en maandelijks een factuur wil ontvangen. |
Acties
...
Zijn jullie zover in de implementatie dat jullie evenementen financieel vrijgeven en de facturatiemodule gaan gebruiken? Dan willen we graag weten vanaf welke datum jullie overstappen op facturatie via EasyParty.
Dit is belangrijk omdat We spreken 1 datum af waarop we compleet overgaan met facturatie op EP. De reden hiervoor is dat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hebben. Om ervoor te zorgen dat dit mogelijk is is het dus belangrijk dat er vanuit één plek gefactureerd wordt, EP. In EP hanteren. In EasyParty kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EP EasyParty, omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. (laten zie dat dit kan bij instellingen > financieel > Adminstratieve instellingen) Je vindt deze instelling onder: Instellingen > Financieel > Administratieve instellingen.
Wij zorgen ervoor dat alle conceptfacturen die EasyParty heeft gegenereerd voor de evenementen die jullie al hebben aangemaakt, tot die datum worden verwijderd, zodat jullie kunnen beginnen met een schone facturatiemodule. Dit zorgt voor een beter overzicht.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
|
...
|