Je bekijkt een oude versie van deze pagina. Bekijk de huidige versie.

Vergelijk met huidige Toon pagina historie

« Vorige Versie 7 Volgende »

Wanneer je hier aankomt, wil je natuurlijk graag een overzicht zien van hoe jullie het evenement hebben gevuld met verkoopitems. Zo kun je controleren of alles klopt en eventueel nog kortingen toevoegen.

In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze. 

Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken,  is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 Financiële administratie

De algemene werkwijze

Voor het opstellen van een financieel overzicht is bepaalde informatie nodig. Waar begint dit proces:

In EasyParty start dit bij de evenementendetails. welke velden zijn hier belangrijk voor: 

  • Label, de inrichting van de beschikbare labels vind je hier.

          Hiermee kun je voor elk label binnen jullie organisatie eigen briefpapier en lettertypes instellen voor de factuur. 

  • Administratieve gegevens:
    • Als jullie meerdere administraties hebben, kun je hier de keuze maken voor dit evenement, zodat het op de juiste grootboekrekeningen wordt geboekt. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier.
    • BTW Mode, de standaard BTW-modus wordt ingesteld in de instellingen, maar kan hier per evenement worden aangepast. Zo kun je ervoor kiezen om in de offerte de prijzen inclusief of exclusief BTW te communiceren.
    • Als jullie binnen de administratie gebruikmaken van meerdere kostplaatsen, kun je hier de gewenste kostplaats selecteren. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier.
    • Ontvang je een inkoopordernummer van een klant, dan kun je dit hier invoeren, zodat het op de factuur wordt vermeld.

    • Wat doen de checkboxes:

      • Niet factureren: Als je deze checkbox inschakelt, wordt het evenement niet gefactureerd en verschijnt het dus niet in de facturatiemodule.
      • Geen omzet: Door deze checkbox aan te vinken, worden alle verkoopprijzen op €0,- gezet. Zo kun je de klant alsnog een factuur sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
    • Facturatieopmerkingen: Wanneer je hier een opmerking noteert, verschijnt deze tijdens het factureren. De opmerking wordt echter niet op de factuur vermeld.
    • Budget: Hier kan het budget worden genoteerd dat de klant voor het evenement heeft vastgesteld. Voor interne doeleinden is dit louter ter informatie. Het is ook mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te vermelden.
  • Factuurrelatie: Deze wordt automatisch ingevuld vanuit het CRM, maar het is mogelijk om deze voor een evenement aan te passen. Lees hier de uitgebreide instructies.

Nadat de evenementdetails zijn ingevuld, ga je verder met het inrichten van het evenement. Alle gekoppelde verkoopitems worden in dit tabblad weergegeven.


Het controleren van het overzicht:


Klopt het overzicht en is de totale opsomming die onderaan wordt weergegeven, voorbeeld: correcte, ga dan verder naar de offerte om deze te genereren en naar de klant te versturen. Als het evenement al heeft plaatsgevonden, zorg er dan voor dat het evenement financieel wordt vrijgegeven, waar en hoe je dit doet lees je in de onderstaande hoofdstuk: Menubalk financieel.


Is het overzicht nog niet compleet? Wat mis je? een korting wil je de prijs per gast communiceren en factureren? Of wil je gewoon eens bekijken hoe een relatie de factuur ontvangt. Dit is mogelijk en wordt in de onderstaande hoofdstukken binnen deze paragraaf verder toegelicht.


Wat zie je als basis in dit overzicht:

Er is hier veel mogelijk, wat je kunt zien aan de drukte van het scherm. We begeleiden je door de werking en uitleg van elke knop/tabblad in de onderstaande hoofdstukken.

Het grootste deel van het scherm is gevuld met een tabel waarin de regels (verkoopitems) worden weergegeven. Hier zie je ook de onderliggende onderdelen van een verkooppakket niet.

Om direct een korting toe te passen op een specifiek verkoopitem, klik de regel aan en druk op de spatiebalk. Hierdoor opent een pop-up waarin je een bedrag of percentage kunt invoeren.

  • De knoppen die in de groene omlijning worden weergegeven, worden onder de titel 'Menubalk financieel' uitgeschreven.
  • De knoppen die in de oranje omlijning worden weergegeven, worden onder de titel 'Tabbladen financieel' uitgeschreven.
  • De knoppen die in de blauwe omlijning worden weergegeven, worden hier onder direct uitgeschreven.

Waarvoor wordt deze knop gebruikt:

De korting staat standaard op de totale begroting, maar kan worden ingesteld zodat deze ook in de uitgebreide begroting wordt weergegeven. Dit kunt u in- of uitschakelen via Instellingen > Offerte en Draaiboek > Offerte > Kortingen tonen in begroting. De korting wordt op de factuur uitgesplitst per btw-percentage, maar in de begroting verschijnt er slechts één totaalregel met de korting.

Waarvoor wordt deze knop gebruikt:

Deze knop zorgt ervoor dat alle handmatige aanpassingen op evenementniveau worden overschreven en de kortingen vanuit CRM opnieuw worden berekend. Als er geen standaard kortingsregels zijn toegevoegd op relatieniveau, worden alle reeds toegevoegde kortingen verwijderd. Het is mogelijk om per relatie op CRM-niveau aan te geven of een standaardkorting per categorie moet worden berekend. Dit kan worden ingesteld via CRM > Relatie selecteren > Kortingen. Als er standaard kortingsregels op relatieniveau zijn ingesteld, worden deze automatisch toegevoegd aan het financieel overzicht.

Waarvoor wordt deze knop gebruikt:

Hiermee ververs je van bestaande conceptfacturen, wanneer je wijzigingen aanbrengt in de omzet van het evenement, met die knop zorg je er direct voor dat de openstaande conceptfacturen van het evenement herberekent worden.

Tabbladen financieel

Hier wordt het bovenstaande overzicht standaard weergegeven.

Zijn er afdrachten gekoppeld aan de locatie dan kun je deze hier in zien en wat de totale kosten zijn.

Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Locatie afdracht

Zijn er commissies gekoppeld aan een dan kun je deze hierin zien en wat de totale kosten zijn.

Voor een uitgebreide uitleg: CRM algemeen

Onder dit tabblad wordt aangegeven hoe de onderdelen weergeven worden op de factuur.

Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Samengepakt weergeven

Menubalk financieel

Door op deze knop te klikken ververs je het gehele financiële overzicht.

Wanneer je het evenement wilt offreren en factureren per gast kun je deze knop gebruiken.

Er verschijnt een pop-up om de prijs per gast voor het arrangement in te stellen. Hier voer je de gewenste naam, het aantal gasten, de totale prijs in en geef je de onderliggende onderdelen aan die aan het pakket gekoppeld moeten worden.

Dit is alleen mogelijk als de evenementdatum nog niet heeft plaatsgevonden.

Met de voorcalculatie kan worden bepaald of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen, maar als iemand hier niet bij kan zijn, kun je eenvoudig via deze export de verwachtingen tonen.

Willen jullie een voorschotfactuur naar de klant sturen? Dat kan via deze knop.

Als je op de knop klikt, verschijnt er een pop-up met verschillende opties. Hier kun je aangeven of er een bedrag of percentage als voorschot gefactureerd moet worden. Zodra je dit invoert, wordt de voorschotfactuur doorgegeven aan de facturatiemodule, zodat de administratie deze kan versturen.

Dit is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig. Tevens is dit om zelf te bekijken 

Als je het evenement zelf hebt gecontroleerd en alle wijzigingen, zoals realisaties, hebt doorgevoerd, klik je op deze knop om het evenement financieel vrij te geven. In de facturatiemodule wordt deze regel dan wit weergegeven, zodat iedereen weet dat het evenement is gecontroleerd en klaar is om gefactureerd te worden. Het is belangrijk om vast te stellen wie deze taak binnen jullie organisatie op zich neemt.

Door op deze knop te klikken, wordt het evenement op slot gezet.

Zodra alle realisaties achteraf in EP zijn ingevoerd, kun je een nacalculatie genereren. Hiermee krijg je inzicht in de prestaties van je evenement, de rendabiliteit en de behaalde marge. Dit is interne informatie en deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen

Als er een contante betaling voor het evenement is, kun je deze verwerken in de pop-up die verschijnt wanneer je op deze knop klikt.

Deze knop is niet voor iedereen zichtbaar aangezien deze in een uitbreidingsmodule van EasyParty zit.


Wil je een periodefactuur aanmaken? Klik dan op deze knop. Je kunt nu de regels (verkoopitems) selecteren die je in een afwijkende periode wilt factureren. Klik vervolgens opnieuw op dezelfde knop, en de factuur wordt aangemaakt en naar de facturatiemodule gestuurd.

Wanneer gebruik je deze functie? Bijvoorbeeld als een klant wekelijks een lunch afneemt en maandelijks een factuur wil ontvangen.

Acties

Zijn jullie zover in de implementatie dat jullie evenementen financieel vrijgeven en de facturatiemodule gaan gebruiken? Dan willen we graag weten vanaf welke datum jullie overstappen op facturatie via EasyParty.

Dit is belangrijk omdat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hanteren. Om dit mogelijk te maken, moet er vanuit één plek gefactureerd worden, namelijk EasyParty. In EasyParty kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EasyParty, omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. Je vindt deze instelling onder: Instellingen > Financieel > Administratieve instellingen.

Wij zorgen ervoor dat alle conceptfacturen die EasyParty heeft gegenereerd voor de evenementen die jullie al hebben aangemaakt, tot die datum worden verwijderd, zodat jullie kunnen beginnen met een schone facturatiemodule. Dit zorgt voor een beter overzicht.

  • In EP is het alleen mogelijk om nummers te gebruiken, dus geen tekens. Sommige bedrijven maken gebruik van factuurnummers als 00002019-1, dit kan niet in EP. In dat geval moet je de factuurreeks wijzigen. Dit mag van de belastingdienst in 2 gevallen, namelijk:
    • 1x per jaar op het einde/begin van het boekjaar
    • Wanneer je kunt aantonen bij de belastingdienst dat het noodzakelijk is om te wisselen, bijvoorbeeld wanneer je gebruik gaat maken van een nieuw systeem.


  • Wanneer je factureert vanuit 2 verschillende plekken (waarvan 1 via EP is) dan kun je in EP aangeven vanaf waar je factuurnummers gaan oplopen.

Wil je nog meer uitleg, lees dan Financieel


  • Geen labels