Welkom bij de module over het gebruik van importsheets voor EasyParty. De importsheets zijn speciaal ontworpen Excelsheets om je te helpen bij het snel en efficiënt importeren van grote hoeveelheden data, zoals menu's, klantenbestanden, magazijnitems en dranken in EasyParty.
Deze import vindt meestal eenmalig plaats aan het begin van een implementatietraject.
Inleiding
Voordelen van Importsheets
- Efficiëntie: Door het gebruik van importsheets kun je tijd besparen. Het is sneller om data in een Excelsheet te plakken dan deze een voor een toe te voegen in EasyParty.
- Eenvoud: De importsheets hebben kolommen die overeenkomen met de velden binnen EasyParty, wat het proces eenvoudig en overzichtelijk maakt.
- Massa-invoer: Ideaal voor het importeren van grote hoeveelheden data, waardoor je snel kunt starten met een goed gevulde database.
Wanneer Gebruik je Importsheets?
Gebruik importsheets vooral wanneer je een groot volume aan data moet invoeren, zoals:
- Menu's
- Klantenbestanden
- Magazijnitems
- Dranken
Voor kleinere hoeveelheden data, zoals het toevoegen van een nieuw menu of enkele nieuwe magazijnitems, kun je deze direct in EasyParty invoeren.
Stappenplan voor het Gebruik van Importsheets
Voorbereiding van de Data
- Zorg ervoor dat alle benodigde data beschikbaar is en correct geformatteerd.
- Download de standaard importsheet van EasyParty.
Invullen van de Importsheet
- Open de importsheet in Excel.
- Vul de kolommen met de benodigde data.
- Zorg ervoor dat je EasyParty open hebt staan op een tweede scherm zodat je dit kunt gebruiken als referentiekader tijdens het invullen van de sheets.
- Controleer de ingevulde gegevens op juistheid en volledigheid.
- Wanneer alle data in de importsheets staat en gecontroleerd zijn mogen ze naar je implementatie consulent gemaild worden.
Importeren van de Data (Actie voor KJ Software)
- KJ gaat alle importsheets importeren in het systeem
Controle na Import
- Controleer in EasyParty of de data correct is geïmporteerd (doe dit steekproefsgewijs).
- Maak eventuele noodzakelijke aanpassingen of toevoegingen direct in EasyParty.
Tips voor Succesvolle Data-import
- Open EasyParty op een tweede scherm: Om de importsheets goed te kunnen vullen is het verstandig om de betreffende module binnen EasyParty te openen op een tweede scherm. Dit kun je als een referentiekader gebruiken tijdens het invullen van de sheets.
- Begin klein: Begin eerst met de makkelijke data om te zorgen dat je het systeem begrijpt.
- Wees consistent: Let bij het invoeren goed op hoofdletter gebruik, nummernotatie, etc.! Gebruik ÉÉN werkwijze
- Dubbelcheck je data: Voordat je de importsheet uploadt, controleer je gegevens op fouten en inconsistenties.
- Pas de Excel sheet niet aan:
- Laat geen lege regels tussen de gegevens; dit zorgt ervoor dat de importtool stopt en regels na de lege regels niet meer geïmporteerd worden.
- Verwijder en/of voeg geen kolommen toe.
- Vul geen ‘niet-numerieke waarden’ in bij numerieke velden (bijvoorbeeld een streepje ‘-’ gebruiken wanneer de verkoopprijs niet bekend is).
- Pas de volgorde en benamingen van velden in de importsheets niet aan, anders kan de data verkeerd worden geïmporteerd.
- Grijze kolommen verbergen: In alle sheets zijn er kolommen die grijs gearceerd zijn. Deze velden zijn niet verplicht en zijn niet altijd van toepassing. Indien u deze informatie niet wilt invullen (hoewel wij aanbevelen om alles in te vullen), kunt u deze kolommen verbergen. Deze kolommen mogen niet verwijderd worden in verband met de opmaak van de sheet voor het importeren van de data. Het verwijderen van kolommen in de importsheets kan ervoor zorgen dat het importeren van de data in EasyParty niet goed verloopt.
|
Samenvatting
Het gebruik van importsheets maakt het proces van data-import in EasyParty snel en efficiënt. Door je data zorgvuldig voor te bereiden en te controleren, kun je een soepele en probleemloze importervaring garanderen. Voor kleinere aanpassingen en toevoegingen kun je direct in EasyParty werken.
We hopen dat deze module je helpt om het meeste uit de importsheets in EasyParty te halen. Succes met dit hoofdstuk van het implementatietraject!
Aan de slag!
Nu we een korte uitleg hebben gegeven over waarom we de importsheets gebruiken kunnen jullie aan de slag! Per afdeling/onderdeel zijn er verschillende Excel sheets ontwikkeld, omdat de data per onderdeel wisselend is. Dit zie je ook terug in het systeem.
Met onderstaande links kun je de Excelsheet per onderdeel openen. Sla deze op op je computer zodat je er mee aan de slag kan na het lezen van deze pagina.
De algemene werkwijze van de importsheets werkt hetzelfde, maar per importsheet hebben we een uitgebreide uitleg geschreven die per kolom uitleg geeft wat er gevuld moet worden. Hou deze er bij met het vullen van de excelsheets!
Sales
Keuken - Module keuken Basis
Keuken - Module keuken Uitgebreid
Magazijn
Succes!
Succes gewenst met het vullen van importsheets! Het EasyParty avontuur begint met het importeren van menu's, klantenbestanden en meer. Vertrouw op je precisie en check je werk - je bent goed op weg naar een perfecte integratie in EasyParty! Wees niet bang om te vragen en te ontdekken. Go for it!
